Kilometrówka 2023 – nowe stawki za 1 km przebiegu pojazdu

Udostępnij artykuł:

Rosnące ceny wymusiły zmianę stawek za tzw. kilometrówkę. Wyznaczają one wysokość zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów (w tym. m.in. samochodów osobowych), które nie są własnością pracodawcy. Ile wynosi kilometrówka i jak w świetle przepisów wygląda jej rozliczenie?

Czym jest kilometrówka i jak ją rozliczyć?

Zgodnie z przepisami zawartymi w art. 34.a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym, jeśli pracownik używa swojego samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru do realizacji zadań związanych z pracą (zarówno lokalnie, jak i podczas delegacji) przysługuje mu zwrot wszelkich związanych z tym kosztów operacyjnych.

Co więcej, ewidencja przebiegu pojazdów dotyczy również przedsiębiorców poruszających się osobowymi autami niebędącymi własnością firmy (prywatnymi lub użytkowanymi na podstawie leasingu, najmu lub dzierżawy). Aby możliwy był zwrot 100% podatku VAT oraz 100% poniesionych kosztów, konieczne jest rozliczenie kilometrówki. Powinna ona zawierać:

• przebytą odległość,
• miejsce docelowe,
• daty wszystkich tras pokonanych przez członka personelu,
• tożsamość kierowcy (ustalana jest na podstawie jego pełnego imienia i nazwiska oraz miejsca zamieszkania),
• pojemność silnika pojazdu.

Jak obliczyć należną kwotę? W tym celu należy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr, określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. (Dz.U. poz. 271 ze zm.).

Stawki kilometrówki od 17 stycznia 2023 roku

Warto wiedzieć, że z dniem 17 stycznia 2023 roku zaczęły obowiązywać nowe regulacje.  W związku z tym zmieniły się zasady określające to, jak powinna być rozliczana kilometrówka. Stawka jest teraz zależna od rodzaju pojazdu i wynosi:

• dla samochodu osobowego:
  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3. – 0,89 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
• dla motocykla – 0,69 zł,
• dla motoroweru – 0,42 zł.

Określona stawka z km obejmuje również wyjazdy za granicę. Delegacja, którą pracownik odbywa prywatnym środkiem lokomocji, nakłada dodatkowo na firmę przewozową obowiązek wypłacenia ryczałtu za nocleg oraz dietę na wyżywienie. Wysokość tej ostatniej jest uzależniona od kraju docelowego podróży służbowej.

Rozliczanie kilometrówki – wyjątki

Z ewidencji przebiegu zwolnione są samochody ciężarowe o masie powyżej 3,5 tony DCM. Dzięki temu właściciele firm transportowych, zarządzający flotą pojazdów ciężkich, nie muszą martwić się rozliczaniem kilometrówki i mogą skorzystać z pełnego odliczenia podatku dochodowego. Ponadto wszelkie wydatki poniesione na działalność transportową, takie jak koszty paliwa lub naprawy, podlegają pełnemu odliczeniu.

Co więcej, jeśli pracownik używa swojego prywatnego samochodu do pracy i otrzymuje zryczałtowany zwrot kosztów, nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu z każdego km. Również przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT nie są      zobowiązani do prowadzenia ewidencji przebiegu.

Przeczytaj też „Transport do 3,5 tony a tachograf – wymagania 2023 roku”.

Ewidencja przebiegu pojazdów to znaczne ułatwienie

Wiesz już, ile wynosi stawka z km w przypadku delegacji i przejazdów krajowych, a także, jak rozliczyć kilometrówkę. Choć za brak ewidencji przebiegu pojazdów nie grożą kary pieniężne ani konsekwencje prawne, warto ją prowadzić w celach podatkowych. Kilometrówka jest bowiem warunkiem koniecznym do otrzymania zwrotu wydatków związanych z eksploatacją prywatnych samochodów (lub motocykli czy motorowerów) do celów firmowych.

Korzystając z oprogramowania telematycznego Flotman, możesz zautomatyzować większość procesów związanych z ewidencją przebiegu pojazdów – bez konieczności manualnego przeszukiwania rejestru i ręcznego wprowadzania danych. Już teraz zainwestuj w funkcjonalne narzędzie, dzięki któremu zoptymalizujesz operacje logistyczne i realnie obniżysz koszty użytkowania floty samochodowej!

Poznaj również „4 sposoby na optymalizację transportu”.