RODO dla floty samochodowej w pigułce – najczęstsze pytania i wątpliwości

Udostępnij artykuł:

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) weszło w życie 25 maja 2018 r. Mimo ponad rocznego okresu obowiązywania i licznych kampanii edukacyjnych, wciąż budzi wiele niejasności i kontrowersji. W jaki sposób prawidłowo wdrożyć przepisy tego aktu w firmie? Poniżej odpowiedzi na najczęstsze pytania i wątpliwości.

Czy pracownicy muszą wiedzieć o monitoringu GPS w samochodzie?

Poszanowanie prywatności pracowników i większa świadomość w zakresie przysługujących im praw. To główne cele, jakie postawili przed sobą autorzy unijnego rozporządzenia. Naturalną konsekwencją tego jest jasno i precyzyjnie zakreślony obowiązek informacyjny. Na czym on polega? Zgodnie z jego retoryką, pracodawcy zobligowani się do poinformowania kierowców o zainstalowaniu w pojazdach służbowych monitoringu GPS. Komunikat o wprowadzeniu tego typu kontroli, powinien trafić do pracowników co najmniej dwa tygodnie przed tym faktem. Minimum dzień przed uruchomieniem monitoringu muszą natomiast zostać oznakowane pojazdy, w których będzie on działał. Informacja o stosowaniu w samochodzie służbowym systemu GPS – PLIK DO POBRANIA

To jednak nie wszystko. O zainstalowaniu lokalizatorów pracodawca jest zobowiązany poinformować indywidualnie (tradycyjnie lub drogą elektroniczną) – zarówno zatrudnionych już pracowników, jak i rozpoczynających pracę.

Oprócz wiedzy o obecności monitoringu, pracownicy powinni również zyskać informację o tym, przez kogo będą przetwarzane ich dane i jak długo będą przechowywane. Co istotne – muszą również wiedzieć, jakie przysługują im w związku z tym prawa.

W jakim celu można zainstalować monitoring GPS we flocie?

Poza wyczerpującym spełnieniem obowiązku informacyjnego ustawodawca pozostaje nieugięty również w kolejnym wymogu, określającym legalność monitoringu GPS. Jest nim konieczność precyzyjnego określenia celów tego systemu. W jakich okolicznościach RODO dopuszcza stosowanie monitoringu we flocie? Autorzy rozporządzenia wyróżniają dwa cele, dopuszczające możliwość zainstalowania monitoringu flotowego:

jeśli jest to niezbędne do zapewniania organizacji pracy zapewniającej pełne wykorzystanie czasu pracy,

jeśli to niezbędne do prawidłowego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi.

Jak określić cele monitoringu GPS zgodnie z RODO?

Spełnienie celów zainstalowania we flocie urządzeń lokalizujących to nie wszystko. Nowe przepisy wymagają dodatkowo, aby cele te były jasno i precyzyjnie określone w regulaminie pracy lub polityce flotowej.

Dla przykładu – manager nie będzie mógł wykorzystać danych pozyskanych z monitoringu dla optymalizacji tras, gdy w regulaminie jako cel zadeklarował ochronę mienia. Jak więc najlepiej określić cele monitoringu GPS? Do najczęściej wskazywanych, zaliczyć można:

• monitorowanie pojazdów,
• styl jazdy i sposób eksploatacji samochodów służbowych,
• oszczędność paliwa,
• komunikacja z kierowcą,
• dane z tachografu i inne informacje, określające czas pracy,
• lepsza organizacja pracy i optymalizacja tras.

Sięgnij po darmową wiedzę! >> Zapisz się na newsletter Flotman, zyskaj dostęp do porad i artykułów z naszej bazy >>

To jedynie wybrane przykłady. Określając resztę należy pamiętać, aby cele zawarte w stosownym dokumencie ściśle odpowiadały rzeczywistemu wykorzystywaniu informacji. Co istotne, pracodawca nie ma prawa wykorzystywania danych pozyskiwanych w monitoringu GPS. Wyjątkiem są sytuacje wymagające ustalenia odpowiedzialności za uszkodzenie bądź utratę pojazdu. Podsumowując, rejestrowane dane muszą bezwzględnie mieścić się w celu, w jakim jest to niezbędne dla zapewnienia sprawnej organizacji pracy.

Monitoring GPS a samochód prywatny udostępniony do celów służbowych – jak to działa?

Monitoring nie może w żadnych okolicznościach prowadzić do naruszenia dóbr osobistych pracowników. Warunek ten nabiera szczególnego znaczenia w przypadku monitoringu GPS samochodów prywatnych, udostępnionych do celów służbowych. W praktyce nakłada on na pracodawców obowiązek wyboru tych systemów, które posiadają opcję przełączenia w tryb prywatny. W innym wypadku pracownik ma prawo wyłączyć monitoring GPS poza godzinami pracy.

Monitoring GPS przejazdów prywatnych – czy wymaga zgody pracownika?

Ochrona danych osobowych zwykle postrzegana jest przez pryzmat obowiązków pracodawcy. Tymczasem głównym motywem ustawodawcy było stworzenie RODO dla kierowców oraz innych pracowników, w celu ochrony ich interesów. Taka potrzeba pojawia się w przypadku monitoringu GPS pojazdów służbowych. Czy zainstalowanie w nich lokalizatorów wymaga zgody pracowników, czy wystarczy ich poinformować o tym fakcie?

Otóż wszystko zależy od okoliczności. Kluczowe znaczenie ma tutaj przeznaczenie samochodów. Jeśli wykorzystywane są one wyłącznie do celów służbowych, o obecności lokalizatorów w samochodach wystarczy pracowników poinformować. Jeśli jednak działają one nieustannie i rejestrują także ich prywatną aktywność, wówczas spełnienie obowiązku informacyjnego to za mało. Pracodawca zobowiązany jest otrzymać zgodę pracowników.

Tak, pod warunkiem podpisania przez pracowników stosownego dokumentu, zawierającego zgodę na zbieranie i przetwarzanie danych lokalizacyjnych przez pracodawcę – administratora danych.

Czy dane osobowe obejmują tablice rejestracyjne? RODO i jego interpretacja

Nie ulega wątpliwości, że informacje zbierane przez urządzenia lokalizacyjne można zaliczyć do danych osobowych. Bieżąca lokalizacja, pokonywane trasy, styl jazdy czy najczęstsze nawyki. Informacje te pozwalają w łatwy sposób zidentyfikować pracowników oraz przypisać im konkretne właściwości. Co jednak w przypadku tablic rejestracyjnych?

Czy zamieszczone na nich numery powinny być traktowane jako dane osobowe? Otóż kwestia ta spotyka się z niejednoznacznym podejściem organów decyzyjnych. Podczas kiedy jedne sądy odmawiają takiej interpretacji, inne – wskazując na możliwość przypisania numerów rejestracyjnych do konkretnej osoby – jak najbardziej podzielają tę argumentację. Jak więc rozstrzygnąć ten spór?

Czy do danych osobowych należy wliczać także tablice rejestracyjne? RODO nie odnosi się do tej kwestii wprost. Z jego kontekstu wynika jednak, iż jeśli system zarządzania pracownikami mobilnymi stwarza możliwość przypisania ich do konkretnych tablic – wówczas tablice te należy uznać za dane osobowe.

Jakie kary grożą za nieprzestrzeganie przepisów RODO?

Podobnie jak w przypadku wielu aktów prawnych, tak i rozporządzenie RODO obarczone jest licznymi sankcjami. Oznacza to, że przedsiębiorców, którzy nie spełnią obowiązków wynikających z przepisów, mogą czekać poważne konsekwencje. Jakie? W pierwszej kolejności są to kary pieniężne.

Wysokość maksymalnych sankcji finansowych została określona w zapisach rozporządzenia i wynosi do 10 tys. euro (20 tys. w przypadku poważnych naruszeń). W przypadku przedsiębiorstwa, kwoty grzywien mogą sięgać odpowiednio 2% lub 4% globalnego dochodu z poprzedniego roku.

To jednak nie wszystko. Wiele osób zapomina bowiem o tym, że prezes UODO może zastosować także sankcje administracyjne. Dla przykładu mogą one przybrać formę częściowego lub całkowitego zakazu przetwarzania danych osobowych. W przypadku firm z branży TSL, opierających swoją działalność w dużej mierze na tym procesie, powyższe kary mogą uniemożliwić ich prawidłowe funkcjonowanie.

RODO jest niełatwym, lecz jednocześnie niezwykle istotnym rozporządzeniem dla każdej firmy, dysponującej flotą pojazdów. Zapoznanie się z jego treścią oraz prawidłowe wdrożenie pozwoli uniknąć wielu trudności oraz kosztownych konsekwencji.

Czytaj więcej na naszym blogu >> RODO we flocie >>