Monitoring GPS pojazdów - Flotman
 
Uprzejmie informujemy, że pracujemy od 8:00 do 16:00.
Flotman Classic Flotman New
Blog

RODO dla floty samochodowej w pigułce – najczęstsze pytania i wątpliwości

3 października 2019 | Flotman | Kategorie: Pytania do eksperta

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) weszło w życie 25 maja 2018 r. Mimo ponad rocznego okresu obowiązywania i licznych kampanii edukacyjnych, wciąż budzi wiele niejasności i kontrowersji. W jaki sposób prawidłowo wdrożyć przepisy tego aktu w firmie? Poniżej odpowiedzi na najczęstsze pytania i wątpliwości.

Czy pracownicy muszą wiedzieć o monitoringu GPS w samochodzie?

Poszanowanie prywatności pracowników i większa świadomość w zakresie przysługujących im praw. To główne cele, jakie postawili przed sobą autorzy unijnego rozporządzenia. Naturalną konsekwencją tego jest jasno i precyzyjnie zakreślony obowiązek informacyjny. Na czym on polega? Zgodnie z jego retoryką, pracodawcy zobligowani się do poinformowania kierowców o zainstalowaniu w pojazdach służbowych monitoringu GPS. Komunikat o wprowadzeniu tego typu kontroli, powinien trafić do pracowników co najmniej dwa tygodnie przed tym faktem. Minimum dzień przed uruchomieniem monitoringu muszą natomiast zostać oznakowane pojazdy, w których będzie on działał.

To jednak nie wszystko. O zainstalowaniu lokalizatorów pracodawca jest zobowiązany poinformować indywidualnie (tradycyjnie lub drogą elektroniczną) – zarówno zatrudnionych już pracowników, jak i rozpoczynających pracę. Oprócz wiedzy o obecności monitoringu, pracownicy powinni również zyskać informację o tym, przez kogo będą przetwarzane ich dane i jak długo będą przechowywane. Co istotne – muszą również wiedzieć, jakie przysługują im w związku z tym prawa.

W jakim celu można zainstalować monitoring GPS we flocie?

Poza wyczerpującym spełnieniem obowiązku informacyjnego, ustawodawca pozostaje nieugięty również w kolejnym wymogu, określającym legalność monitoringu GPS. Jest nim konieczność precyzyjnego określenia celów tego systemu. W jakich okolicznościach RODO dopuszcza stosowanie monitoringu we flocie? Autorzy rozporządzenia wyróżniają dwa cele, dopuszczające możliwość zainstalowania monitoringu flotowego:

jeśli jest to niezbędne do zapewniania organizacji pracy zapewniającej pełne wykorzystanie czasu pracy,

jeśli to niezbędne do prawidłowego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi.

Jak określić cele monitoringu GPS zgodnie z RODO?

Spełnienie celów zainstalowania we flocie urządzeń lokalizujących to nie wszystko. Nowe przepisy wymagają dodatkowo, aby cele te były jasno i precyzyjnie określone w regulaminie pracy lub polityce flotowej. Dla przykładu – manager nie będzie mógł wykorzystać danych pozyskanych z monitoringu dla optymalizacji tras, gdy w regulaminie jako cel zadeklarował ochronę mienia. Jak więc najlepiej określić cele monitoringu GPS? Do najczęściej wskazywanych, zaliczyć można:

  • monitorowanie pojazdów,
  • styl jazdy i sposób eksploatacji samochodów służbowych,
  • oszczędność paliwa,
  • komunikacja z kierowcą,
  • dane z tachografu i inne informacje, określające czas pracy,
  • lepsza organizacja pracy i optymalizacja tras.

To jedynie wybrane przykłady. Określając resztę należy pamiętać, aby cele zawarte w stosownym dokumencie ściśle odpowiadały rzeczywistemu wykorzystywaniu informacji. Co istotne, pracodawca nie ma prawa wykorzystywania danych pozyskiwanych w monitoringu GPS. Wyjątkiem są sytuacje wymagające ustalenia odpowiedzialności za uszkodzenie bądź utratę pojazdu. Podsumowując, rejestrowane dane muszą bezwzględnie mieścić się w celu, w jakim jest to niezbędne dla zapewnienia sprawnej organizacji pracy.

Monitoring GPS a samochód prywatny udostępniony do celów służbowych – jak to działa?

Monitoring nie może w żadnych okolicznościach prowadzić do naruszenia dóbr osobistych pracowników. Warunek ten nabiera szczególnego znaczenia w przypadku monitoringu GPS samochodów prywatnych, udostępnionych do celów służbowych. W praktyce nakłada on na pracodawców obowiązek wyboru tych systemów, które posiadają opcję przełączenia w tryb prywatny. W innym wypadku, pracownik ma prawo wyłączyć monitoring GPS poza godzinami pracy.

RODO w zarządzaniu flotą

Monitoring GPS przejazdów prywatnych – czy wymaga zgody pracownika?

Ochrona danych osobowych zwykle postrzegana jest przez pryzmat obowiązków pracodawcy. Tymczasem głównym motywem ustawodawcy było stworzenie RODO dla kierowców oraz innych pracowników, w celu ochrony ich interesów. Taka potrzeba pojawia się w przypadku monitoringu GPS pojazdów służbowych. Czy zainstalowanie w nich lokalizatorów wymaga zgody pracowników, czy wystarczy ich poinformować o tym fakcie?

Otóż wszystko zależy od okoliczności. Kluczowe znaczenie ma tutaj przeznaczenie samochodów. Jeśli wykorzystywane są one wyłącznie do celów służbowych, o obecności lokalizatorów w samochodach wystarczy pracowników poinformować. Jeśli jednak działają one nieustannie i rejestrują także ich prywatną aktywność, wówczas spełnienie obowiązku informacyjnego to za mało. Pracodawca zobowiązany jest otrzymać zgodę pracowników.

Czy więc monitoring GPS przejazdów prywatnych jest legalny?

Tak, pod warunkiem podpisania przez pracowników stosownego dokumentu, zawierającego zgodę na zbieranie i przetwarzanie danych lokalizacyjnych przez pracodawcę – administratora danych.

Czy dane osobowe obejmują tablice rejestracyjne? RODO i jego interpretacja

Nie ulega wątpliwości, że informacje zbierane przez urządzenia lokalizacyjne można zaliczyć do danych osobowych. Bieżąca lokalizacja, pokonywane trasy, styl jazdy czy najczęstsze nawyki. Informacje te pozwalają w łatwy sposób zidentyfikować pracowników oraz przypisać im konkretne właściwości. Co jednak w przypadku tablic rejestracyjnych?

Czy zamieszczone na nich numery powinny być traktowane jako dane osobowe? Otóż kwestia ta spotyka się z niejednoznacznym podejściem organów decyzyjnych. Podczas kiedy jedne sądy odmawiają takiej interpretacji, inne – wskazując na możliwość przypisania numerów rejestracyjnych do konkretnej osoby – jak najbardziej podzielają tę argumentację. Jak więc rozstrzygnąć ten spór?

Czy do danych osobowych należy wliczać także tablice rejestracyjne? RODO nie odnosi się do tej kwestii wprost. Z jego kontekstu wynika jednak, iż jeśli system zarządzania pracownikami mobilnymi stwarza możliwość przypisania ich do konkretnych tablic – wówczas tablice te należy uznać za dane osobowe.

Jakie kary grożą za nieprzestrzeganie przepisów RODO?

Podobnie jak w przypadku wielu aktów prawnych, tak i rozporządzenie RODO obarczone jest licznymi sankcjami. Oznacza to, że przedsiębiorców, którzy nie spełnią obowiązków wynikających z przepisów, mogą czekać poważne konsekwencje. Jakie? W pierwszej kolejności są to kary pieniężne.

Wysokość maksymalnych sankcji finansowych została określona w zapisach rozporządzenia i wynosi do 10 tys. euro (20 tys. w przypadku poważnych naruszeń). W przypadku przedsiębiorstwa, kwoty grzywien mogą sięgać odpowiednio 2% lub 4% globalnego dochodu z poprzedniego roku.

To jednak nie wszystko. Wiele osób zapomina bowiem o tym, że prezes UODO może zastosować także sankcje administracyjne. Dla przykładu mogą one przybrać formę częściowego lub całkowitego zakazu przetwarzania danych osobowych. W przypadku firm z branży TSL, opierających swoją działalność w dużej mierze na tym procesie, powyższe kary mogą uniemożliwić ich prawidłowe funkcjonowanie.

RODO jest niełatwym, lecz jednocześnie niezwykle istotnym rozporządzeniem dla każdej firmy, dysponującej flotą pojazdów. Zapoznanie się z jego treścią oraz prawidłowe wdrożenie pozwoli uniknąć wielu trudności oraz kosztownych konsekwencji.

RODO dla floty samochodowej w pigułce – najczęstsze pytania i wątpliwości
Oceń ten post!

Dowiedz się więcej
wybierz kontakt z naszym agentem

Kontakt

System Flotman
dedykowane rozwiązanie GPS
dla właścicieli flot samochodowych

Zobacz ofertę