Samochód służbowy dla pracownika: czy i kiedy pracodawca może go odebrać?

Samochód służbowy dla pracownika to obecnie jeden z najbardziej pożądanych przywilejów towarzyszących zatrudnieniu. Zdarzają się jednak sytuację, gdy utrata auta firmowego może wiązać się z wieloma trudnościami, w tym głównie z oporem użytkującego go pracownika. Czy pracodawca ma prawo zażądać zwrotu samochodu służbowego? Jeśli zaś tak – kiedy i na jakich zasadach może to zrobić?

Limit kilometrówki w miejsce samochodu służbowego?

W obecnych realiach trudno wyobrazić sobie prowadzenie jakiejkolwiek działalności gospodarczej bez posiadania samochodu służbowego. Ze względu na fundamentalną potrzebę mobilności, stanowi on wygodne, a coraz częściej wręcz nieodzowne narzędzie pracy. Nierzadko pojazd firmowy wnosi także do przedsiębiorstwa niemałe oszczędności w postaci korzyści podatkowych. Nie zawsze jednak pracodawca jest w stanie zapewnić wszystkim pracownikom samochód służbowy. W tej sytuacji rozwiązaniem może być limit kilometrówki. Na czym on polega?

Najogólniej mówiąc, pracownik wykorzystuje swój prywatny pojazd do celów służbowych, zaś pracodawca rozlicza się z nim na zasadzie liczby przejechanych kilometrów. Warunkiem zwrócenia kosztów z tego tytułu jest jednak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Konieczne jest także wykazanie w niej wydatków ponoszonych na jego eksploatację do celów firmowych. Rozwiązanie to jest alternatywą dla stosunkowo częściej praktykowanych samochodów służbowych. Kiedy i na jakich zasadach pracodawca może zażądać od pracownika zwrotu pojazdu firmowego oraz przejścia na limit kilometrówki?

Zwrot samochodu służbowego w przypadku nieobecności pracownika

Czasami może okazać się, że mimo zezwolenia pracownikowi na korzystanie z samochodu służbowego pojawią się nowe okoliczności, w świetle których pojazd ten może być lepiej wykorzystany na potrzeby firmy. Nierzadko dochodzi do takiej sytuacji w przypadku dłuższej nieobecności pracownika, spowodowanej urlopem macierzyńskim i wychowawczym, zwolnieniem zdrowotnym czy zaległym urlopem. Także pomimo braku jego absencji, względy finansowe mogą stworzyć potrzebę zagospodarowania samochodu służbowego dla pracownika zajmującego inne stanowisko bądź wykonującego zadanie wymagające szczególnej mobilności. Czy w takiej sytuacji pracodawca może zażądać zwrotu pojazdu firmowego? Odpowiedź na to pytanie powinna znaleźć się w wewnętrznych uregulowaniach przedsiębiorstwa.

Wezwanie do zwrotu mienia w świetle polityki flotowej firmy

Kluczowe regulacje dotyczące warunków korzystania z pojazdów służbowych, jak i ich zwrotu, powinny zostać określone w polityce flotowej firmy. Często jednak treść tego dokumentu konstruowana jest na poziomie dużej ogólności, a jego zapisy umożliwiają korzystanie z samochodu służbowego „na okres zatrudniania” lub „obowiązywania umowy o pracę” konkretnego pracownika. Takie sformułowane okresu użytkowania pojazdu firmowego nie tyle nie rozwiązuje problemu konieczności nagłego odebrania go pracownikowi, co może wręcz przysporzyć dodatkowych trudności.

W świetle obowiązującego prawa osoba przebywająca na urlopie czy zwolnieniu lekarskim nadal bowiem pozostaje w stosunku pracy, a jej zatrudnienie wciąż trwa. Z tego też tytułu prawo do korzystania z samochodu służbowego przysługuje jej nawet pomimo fizycznej nieobecności w firmie. Co w takiej sytuacji może uczynić pracodawca, aby odebrać potrzebny sobie samochód, a jednocześnie nie narazić się na straty spowodowane roszczeniami pracownika o rekompensatę utraconego świadczenia, a nawet zarzuty dyskryminacji? Kluczowe znaczenie w przypadku ewentualnego konfliktu stron ma odpowiednie sformułowanie warunków użytkowania samochodu.

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Zwrot samochodu służbowego: jasne ustalenie zasad

Aby uniknąć ewentualnych sporów oraz ułatwić sobie egzekwowanie zwrotu samochodu służbowego, pracodawca powinien jasno i precyzyjnie określić zasady oraz czas jego użytkowania oraz zaznajomić z nimi pracownika. Rolę nie do przecenienia w tym względzie odgrywa odpowiednio skonstruowana polityka flotowa firmy. A co w przypadku, gdy w przedsiębiorstwie nie ma takiego dokumentu? Optymalnym rozwiązaniem jest wówczas zawarcie z pracownikami umowy powierzenia odnośnie przekazywanych im pojazdów, z wyraźnie uregulowanym sposobem jej rozwiązania. Odbierze im to podstawę do ewentualnego oporu, a przede wszystkim stworzy jasne i przejrzyste zasady korzystania z samochodu służbowego.

W tym konkretnym przypadku odradza się raczej umieszczania tej kwestii w samej umowie o pracę. Jeśli bowiem zawarte zostaną w niej zapisy dotyczące pojazdu służbowego, wówczas do jego odebrania niezbędne będzie sporządzenie tzw. wypowiedzenia zmieniającego. W skrajnych przypadkach może ono skutkować aż czteromiesięcznym oczekiwaniem na pojazd oraz utratą pracownika, który owo wypowiedzenie odrzuci.

Bezwarunkowe wezwanie do zwrotu mienia

Niezależnie od opisanych powyżej okoliczności istnieją sytuacje, w których pracodawca może natychmiastowo zażądać od pracownika zwrotu samochodu służbowego. Może do tego dojść wówczas, gdy używa on powierzonego mu pojazdu w sposób sprzeczny z umową lub jego przeznaczeniem. Do tego zalicza się także powierzenie prowadzenia go osobie trzeciej bez wyraźnego upoważnienia pracodawcy. Warto bowiem przypomnieć, iż przywilej korzystania z samochodu służbowego obejmuje jedynie obdarowanego nim pracownika i jako taki nie może on samodzielnie decydować o użyczeniu go komuś innemu. Dodatkowo zwrotu przekazanego pojazdu firmowego pracodawca może żądać wówczas, gdy stanie się mu on potrzebny z powodów nieprzewidzianych w chwili zawarcia umowy.

Samochód służbowy dla pracownika jest dużym udogodnieniem oraz elementem prestiżu zajmowanego stanowiska, dlatego konieczność jego zwrotu jest zawsze nieprzyjemnym, a nierzadko także i problematycznym zadaniem. Aby zapobiec wszelkim konfliktom na tym tle, a jednocześnie uniknąć strat materialnych i wizerunkowych firmy, należy jasno określić zasady korzystania z pojazdów służbowych oraz czas ustania tej możliwości.