Blog

Samochód służbowy dla pracownika: czy i kiedy pracodawca może go odebrać?

4 czerwca 2018 | Flotman | Kategorie: Pytania do eksperta Samochód służbowy dla pracownika - kiedy możne zostać odebrany?

Samochód służbowy dla pracownika to obecnie jeden z najbardziej pożądanych przywilejów towarzyszących zatrudnieniu. Zdarzają się jednak sytuację, gdy utrata auta firmowego może wiązać się z wieloma trudnościami, w tym głównie z oporem użytkującego go pracownika. Czy pracodawca ma prawo zażądać zwrotu samochodu służbowego? Jeśli zaś tak – kiedy i na jakich zasadach może to zrobić?

Limit kilometrówki w miejsce samochodu służbowego?

W obecnych realiach trudno wyobrazić sobie prowadzenie jakiejkolwiek działalności gospodarczej bez posiadania samochodu służbowego. Ze względu na fundamentalną potrzebę mobilności, stanowi on wygodne, a coraz częściej wręcz nieodzowne narzędzie pracy. Nierzadko pojazd firmowy wnosi także do przedsiębiorstwa niemałe oszczędności w postaci korzyści podatkowych. Nie zawsze jednak pracodawca jest w stanie zapewnić wszystkim pracownikom samochód służbowy. W tej sytuacji rozwiązaniem może być limit kilometrówki. Na czym on polega?

Najogólniej mówiąc, pracownik wykorzystuje swój prywatny pojazd do celów służbowych, zaś pracodawca rozlicza się z nim na zasadzie liczby przejechanych kilometrów. Warunkiem zwrócenia kosztów z tego tytułu jest jednak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Konieczne jest także wykazanie w niej wydatków ponoszonych na jego eksploatację do celów firmowych. Rozwiązanie to jest alternatywą dla stosunkowo częściej praktykowanych samochodów służbowych. Kiedy i na jakich zasadach pracodawca może zażądać od pracownika zwrotu pojazdu firmowego oraz przejścia na limit kilometrówki?

Masz pewność, że Twoja dokumentacja odnośnie samochodów służbowych jest aktualna?
Wiesz jakie dokumenty musi podpisać pracownik, jeżeli korzystasz z monitoringu GPS
POBIERZ aktualne dokumenty do wykorzystania w Twojej firmie:
Ewidencja VAT
Umowa powierzenia samochodu
Oświadczenie o stosowaniu GPS
Polityka flotowa

 

Zwrot samochodu służbowego w przypadku nieobecności pracownika

Czasami może okazać się, że mimo zezwolenia pracownikowi na korzystanie z samochodu służbowego pojawią się nowe okoliczności, w świetle których pojazd ten może być lepiej wykorzystany na potrzeby firmy. Nierzadko dochodzi do takiej sytuacji w przypadku dłuższej nieobecności pracownika, spowodowanej urlopem macierzyńskim i wychowawczym, zwolnieniem zdrowotnym czy zaległym urlopem. Także pomimo braku jego absencji, względy finansowe mogą stworzyć potrzebę zagospodarowania samochodu służbowego dla pracownika zajmującego inne stanowisko bądź wykonującego zadanie wymagające szczególnej mobilności. Czy w takiej sytuacji pracodawca może zażądać zwrotu pojazdu firmowego? Odpowiedź na to pytanie powinna znaleźć się w wewnętrznych uregulowaniach przedsiębiorstwa.

Polityka flotowa - plik do pobrania

Wezwanie do zwrotu mienia w świetle polityki flotowej firmy

Kluczowe regulacje dotyczące warunków korzystania z pojazdów służbowych, jak i ich zwrotu, powinny zostać określone w polityce flotowej firmy. Często jednak treść tego dokumentu konstruowana jest na poziomie dużej ogólności, a jego zapisy umożliwiają korzystanie z samochodu służbowego „na okres zatrudniania” lub „obowiązywania umowy o pracę” konkretnego pracownika. Takie sformułowane okresu użytkowania pojazdu firmowego nie tyle nie rozwiązuje problemu konieczności nagłego odebrania go pracownikowi, co może wręcz przysporzyć dodatkowych trudności.

W świetle obowiązującego prawa osoba przebywająca na urlopie czy zwolnieniu lekarskim nadal bowiem pozostaje w stosunku pracy, a jej zatrudnienie wciąż trwa. Z tego też tytułu prawo do korzystania z samochodu służbowego przysługuje jej nawet pomimo fizycznej nieobecności w firmie. Co w takiej sytuacji może uczynić pracodawca, aby odebrać potrzebny sobie samochód, a jednocześnie nie narazić się na straty spowodowane roszczeniami pracownika o rekompensatę utraconego świadczenia, a nawet zarzuty dyskryminacji? Kluczowe znaczenie w przypadku ewentualnego konfliktu stron ma odpowiednie sformułowanie warunków użytkowania samochodu.

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Zwrot samochodu służbowego: jasne ustalenie zasad

Aby uniknąć ewentualnych sporów oraz ułatwić sobie egzekwowanie zwrotu samochodu służbowego, pracodawca powinien jasno i precyzyjnie określić zasady oraz czas jego użytkowania oraz zaznajomić z nimi pracownika. Rolę nie do przecenienia w tym względzie odgrywa odpowiednio skonstruowana polityka flotowa firmy Plik do pobrania. A co w przypadku, gdy w przedsiębiorstwie nie ma takiego dokumentu? Optymalnym rozwiązaniem jest wówczas zawarcie z pracownikami umowy powierzenia Plik do pobrania odnośnie przekazywanych im pojazdów, z wyraźnie uregulowanym sposobem jej rozwiązania. Odbierze im to podstawę do ewentualnego oporu, a przede wszystkim stworzy jasne i przejrzyste zasady korzystania z samochodu służbowego.

W tym konkretnym przypadku odradza się raczej umieszczania tej kwestii w samej umowie o pracę. Jeśli bowiem zawarte zostaną w niej zapisy dotyczące pojazdu służbowego, wówczas do jego odebrania niezbędne będzie sporządzenie tzw. wypowiedzenia zmieniającego. W skrajnych przypadkach może ono skutkować aż czteromiesięcznym oczekiwaniem na pojazd oraz utratą pracownika, który owo wypowiedzenie odrzuci.

Poznaj skuteczne rozwiązania Flotman

Bezwarunkowe wezwanie do zwrotu mienia

Niezależnie od opisanych powyżej okoliczności istnieją sytuacje, w których pracodawca może natychmiastowo zażądać od pracownika zwrotu samochodu służbowego. Może do tego dojść wówczas, gdy używa on powierzonego mu pojazdu w sposób sprzeczny z umową lub jego przeznaczeniem. Do tego zalicza się także powierzenie prowadzenia go osobie trzeciej bez wyraźnego upoważnienia pracodawcy. Warto bowiem przypomnieć, iż przywilej korzystania z samochodu służbowego obejmuje jedynie obdarowanego nim pracownika i jako taki nie może on samodzielnie decydować o użyczeniu go komuś innemu. Dodatkowo zwrotu przekazanego pojazdu firmowego pracodawca może żądać wówczas, gdy stanie się mu on potrzebny z powodów nieprzewidzianych w chwili zawarcia umowy.

Samochód służbowy dla pracownika jest dużym udogodnieniem oraz elementem prestiżu zajmowanego stanowiska, dlatego konieczność jego zwrotu jest zawsze nieprzyjemnym, a nierzadko także i problematycznym zadaniem. Aby zapobiec wszelkim konfliktom na tym tle, a jednocześnie uniknąć strat materialnych i wizerunkowych firmy, należy jasno określić zasady korzystania z pojazdów służbowych oraz czas ustania tej możliwości.

Sprawdź rozwiązanie dla Twojej floty: Pełna obsługa paliwa - kontrola spalania i tankowań

Z aplikacją Flotman szybko określisz wydajność floty, podsumowując tankowania pojazdów i średnie spalanie. Serwis zawiera wiele raportów paliwowych umożliwiających analizę:
  • spalania,
  • tankowań,
  • ewentualnych ubytków paliwa dla jednego pojazdu, grup pojazdów oraz całej floty.
Pomocny w ocenie wyników i trendów Twojej floty jest "Pulpit paliwowy", który przedstawia m.in. średnie spalanie, spalanie ponad normę, czy spalone paliwo. Korzystając dodatkowo z modułu "Koszty" możesz zaimportować dane z kart paliwowych i automatycznie wykryć nieprawidłowości w tankowaniach. Pełna kontrola paliwa rozbudowana jest o alarmy związane z użytkowaniem paliwa np. informacja o ubytku paliwa lub o tankowaniu wysłana SMS’em, mailem lub w aplikacji.

Jesteś zainteresowany? Skontaktuj się z nami i poznaj ofertę! Wypełnij formularz

 

Jak oceniasz artykuł?

Kliknij gwiazdkę aby ocenić

Średnia ocena 5 / 5. Liczba głosów: 3

Nikt jeszcze nie ocenił tego artykułu. Bądź pierwszy!