Zarządzanie firmą w kryzysie – jak ograniczyć koszty floty, nie zwalniając pracowników?

Udostępnij artykuł:

Trudności gospodarcze wywołane pandemią, zmuszają wielu przedsiębiorców do szukania oszczędności. Jak je znaleźć bez zwalniania pracowników? Rozwiązaniem może być optymalizacja kosztów floty. Oto kilka kroków, które pomogą zarządzać firmą w dobie kryzysu, ograniczyć wydatki firmy i utrzymać jej konkurencyjność po zakończeniu pandemii.

Zmniejszenie spalania

Jedną z największych pozycji na liście wydatków flotowych w firmie są koszty paliwa. Stąd też proces szukania oszczędności należy zacząć w tym właśnie obszarze. Jak zoptymalizować koszty floty, pokonującej miesięcznie tysiące kilometrów? Odpowiedzią jest umiejętne zarządzaniem spalaniem pojazdów. Można tego dokonać na kilka sposobów. Jednym z nich jest monitorowanie zużycia paliwa poprzez karty paliwowe zintegrowane z systemem zarządzania flotą. Przypisane do konkretnego pojazdu, pozwalają odtworzyć historię tankowań z dokładną  ilością paliwa w baku oraz szczegółowymi informacjami o ilości zatankowanego paliwa i przejechanych kilometrach między tankowaniami oraz wyeliminować nieautoryzowane tankowania bądź ubytki paliwa.

Rys. Raport „Zestawienie tankowań z kartami paliwowymi” w aplikacji Flotman

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Takie możliwości stwarza aplikacja Flotman. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich danych, można generować raporty i analizy przedstawiające spalanie, zarówno w odniesieniu do konkretnego pojazdu, jak i całej floty. Jednocześnie aplikacja zawiera moduł eco driving, który na zasadach grywalizacjicji tworzy system oceny stylu jazdy kierowców, motywujący ich do jazdy zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i ekonomii. Praktyka wykazała, iż wdrożenie aplikacji we flocie generuje oszczędności na paliwie sięgające aż 14%.

Rys. Pulpit paliwowy w aplikacji Flotman

Film „Zestawienie tankowań i spalania – jak wygenerować raport w aplikacji Flotman”

Ograniczenie nieautoryzowanych przejazdów

Zmniejszenie poziomu spalania to skuteczny sposób na to, jak ograniczyć koszty floty w firmie. Aby przyniósł on jednak wymierne efekty, warto także ograniczyć ilość nieautoryzowanych przejazdów.

W pierwszej kolejności z pomocą przychodzi tu możliwość wyznaczania stref i punktów zdefiniowanych. Jasne oznaczenie ich na mapach, pomaga fleet managerowi optymalnie zaplanować trasy np. tak ustawiając dzień pracy kierowcy, aby nie miał „pustych przejazdów”, a co za tym idzie lepiej i efektywniej wykorzystał czas do realizacji zadań… Co również istotne, dzięki historii przejazdów, fleet manager może łatwo zidentyfikować ich przeznaczenie, a za tym – ograniczyć używanie samochodów służbowych do celów prywatnych w godzinach pracy.

Fleet manager, oznaczając w harmonogramach godziny pracy kierowców, czy pracowników mobilnych przypisuje również rodzaj przejazdu (służbowy w ramach godzin pracy, prywatny poza godzinami pracy wyznaczonymi w harmonogramie). Umiejętne wykorzystanie tych funkcjonalności pozwala zmniejszyć liczbę nieautoryzowanych przejazdów nawet o 17%. Co ważne aplikacja mobilna Flotman Driver daje możliwość wyboru rodzaju przejazdu przez kierowcę. Jeżeli wolno mu wykorzystywać samochód służbowy w celach prywatnych to w aplikacji mobilnej może wybrać rodzaj jazdy w zależności w jakim celu jest wykorzystywany samochód w danej chwili.

Niższe koszty serwisowe

Poza kosztami paliwa czy ubezpieczenia, lwią część wydatków flotowych stanowi również serwisowanie aut. O ile na polisie oszczędzać nie sposób, o tyle jej wysokość można obniżyć poprzez właściwą eksploatację pojazdów. Jak ograniczyć koszty floty za sprawą sposobu użytkowania samochodów? Z jednej strony rozwiązania dostarcza tu dostępny w aplikacji Flotman tryb eco, motywujący kierowców do ekonomicznej jazdy. Z drugiej – generowane przez nią raporty, umożliwiające automatyzację obsługi serwisowej.

Dzięki systemowi ich subskrypcji oraz modułowi powiadomień, narzędzie przypomina o terminach przeglądów, serwisowaniu i naprawach, co pozwala utrzymać pojazd w odpowiednim stanie technicznym. Szacunki wykazały, że połączenie niższych kosztów paliwa oraz serwisu dzięki aplikacji Flotman, generuje nawet do 660 zł oszczędności na jednym pojeździe w skali miesiąca. W przypadku firmy liczącej 10 samochodów wartość ta urasta aż do 6600 zł oszczędności miesięcznie.

Zmniejszenie floty – samochody pulowe

Przy obecnym spowolnieniu gospodarczym rozwiązaniem są również samochody pulowe zamiast regularnej floty. Mniejsza ilość samochodów w firmie zmniejsza znacznie koszty. Zaletą jest system rotacyjny, który pozwala na współdzielenie samochodów między kilku pracowników. Kierowca otrzymuje samochód wtedy kiedy ma do wykonania pracę. Dzięki aplikacji Flotman i modułowi harmonogramów fleet manager może zaplanować czas pracy kierowcy, przypisując go do konkretnego auta.

Następnie w harmonogramie widzą informację o tym, który kierowca korzysta w danym momencie z auta i w jaki sposób. Aplikacja umożliwia również monitorowanie rezerwacji samochodów i na tej podstawie planowanie ich obłożenia i tras. Analogicznie jak w przypadku floty własnej kierowca samochodu pulowego nie jest anonimowy – fleet manager może analizować jego styl jazdy, czy historię tras oraz wszystkie istotne dla niego parametry w kontekście konkretnego kierowcy.

Jak zoptymalizować koszty floty firmowej? To pytanie, przed którym staje wielu przedsiębiorców, chcących utrzymać konkurencyjność swoich podmiotów w obliczu kryzysu. Wymienione powyżej kroki pomogą zwiększyć rentowność floty oraz skutecznie zminimalizować uciążliwe skutki pandemii bez konieczności zmniejszania składu osobowego firmy.