Odpowiedzialność prawna fleet managera – jaki jest jej zakres?

Udostępnij artykuł:

Zakup samochodów służbowych, ubezpieczenie, obsługa serwisowa, planowanie pracy kierowców. To tylko niektóre z zajęć, jakie w ramach swoich obowiązków wykonują managerowie flot. To także czynności, które – nieprawidłowo wykonane – pociągają za sobą ryzyko dużych strat i kosztów. Na czym polega odpowiedzialność prawna fleet managera w związku z jego pracą?

Specjalista ds. floty – modny trend czy nieunikniona konieczność?

Nawet niewielka liczebnie flota (złożona z kilku bądź kilkunastu pojazdów) generuje wiele obowiązków dla przedsiębiorstwa. Konieczność terminowego opłacania składek ubezpieczeniowych, dokonywania przeglądów technicznych czy obsługi systemu kart paliwowych – to tylko niektóre z nich. Szereg obowiązków związanych z codziennym użytkowaniem samochodów sprawia, że coraz więcej firm transportowych decyduje się na zatrudnienie specjalisty ds. floty. Jaką rolę odgrywa on w przedsiębiorstwie?

W wielu przypadkach kluczową. Często do jego kompetencji zaliczyć można od tak prozaiczne czynności, jak wymiana ogumienia czy kontrola tankowań,  aż po realizowanie polityki flotowej, kontakt z klientami biznesowymi czy koordynowanie pracą zewnętrzną firmy. Mało tego. Kompetentny koordynator floty samochodowej jest w stanie znacznie zredukować koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Stąd na znaczeniu rośnie nie tylko ów zawód, ale i zakres stawianych przed nim wymagań i odpowiedzialności. Na czym polega odpowiedzialność prawna fleet managera i w jaki sposób odpowiada za nieprawidłowe wykonywanie swojej pracy?

Odpowiedzialność cywilna administratora floty samochodowej

Szereg obowiązków, jakimi obarczony jest specjalista ds. floty sprawia, że nierzadko może popełnić on błąd lub niewłaściwie wywiązać się ze zleconych mu zadań. Czasami tak niewielkie uchybienia, jak zbyt późne zarządzenie akcji wymiany opon czy zwlekanie z wymianą oleju lub rozrządu, może mieć poważne skutki, kończące się uszkodzeniem pojazdu lub nawet wypadkiem. Z jakimi konsekwencjami powinien wówczas liczyć się koordynator floty samochodowej?

>> Chcesz przeczytać więcej o zadaniach i obowiązkach fleet managera? Czytaj na blogu >>

Otóż kwestia odpowiedzialności za błędne decyzje uzależniona jest od kilku czynników. Najważniejszym z nich jest forma współpracy. Jeśli fleet manager zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, jego odpowiedzialność majątkowa względem pracodawcy będzie ograniczona do trzykrotności wynagrodzenia. Tak będzie, o ile administrator floty nie popełnił błędu celowo. Jeśli jednak pracodawca udowodni mu zamierzone uchybienie – wówczas może ubiegać się on o naprawę całości wyrządzonej szkody.

Inaczej przedstawia się sytuacja koordynatora floty samochodowej zatrudnionego w oparciu o umowę cywilnoprawną. Jeśli popełni on błąd, w grę wchodzą już ogólne zasady naprawiania szkód, przewidziane w kodeksie cywilnym. Stąd odpowiedzialnością majątkową objęte będzie już samo nawet niedbalstwo fleet managera – o ile tylko naraziło firmę na straty. Pomimo iż roszczenia odszkodowawcze ze strony poszkodowanego skierowane zostaną bezpośrednio do firmy – będzie ona mogła dochodzić od fleet managera pokrycia kosztów, tym razem nielimitowanych wysokością wynagrodzenia.

Odpowiedzialność karna za błąd administratora floty

Rekompensata majątkowa za popełnione przewinienie to jedno. Może się jednak zdarzyć również i tak, że administrator floty samochodowej pociągnięty zostanie do odpowiedzialności na zasadach przewidzianych w kodeksie karnym. Sytuacja taka będzie miała miejsce wówczas, gdy jego działanie lub zaniechanie będzie nosiło znamiona wykroczenia bądź przestępstwa. Szczególne znaczenie mają tu przy tym dwa przepisy – art. 96 kodeksu wykroczeń i art. 179 kodeksu karnego. Pierwszy z wymienionych fleet manager naruszy, gdy nieświadomie, na skutek niedopełnienia formalności, dopuści do prowadzenia pojazdu osobę bez odpowiednich uprawnień. To samo dotyczy wyposażenia samochodu służbowego (np. gaśnica lub trójkąt) – auto bez wymaganego sprzętu nie może zostać dopuszczone do ruchu.

Podobną kwestię reguluje drugi z wymienionych artykułów. Jego naruszenie stanowi jednak dużo poważniejszy czyn karalny. Oznacza bowiem świadome i celowe zezwolenie na prowadzenie pojazdu przez osobę nietrzeźwą, będącą pod wpływem środków odurzających lub nieposiadającą stosownych uprawnień. Na tych samych zasadach rozpatrywane jest także dopuszczenie do ruchu samochodu, którego stan stwarza bezpośrednie zagrożenie w ruchu drogowym. O ile wykroczenie z art. 96 k.w. zagrożone jest karą grzywny, o tyle za złamanie art. 179 k.k. specjalistę ds. floty może spotkać kara nawet dwóch lat pozbawienia wolności.

Służbowa odpowiedzialność fleet managera

Opisane konsekwencje błędnych działań administratora floty zaprojektowane zostały przez ustawodawcę w regulacjach prawnych. To jednak nie wszystko, z czym powinien liczyć się fleet manager w związku z wykonywaniem swojej pracy. Poza wymienionymi kodeksami, także pracodawca może stosować różnego rodzaju kary za niedociągnięcia w pracy koordynatora floty samochodowej. Ich wachlarz jest szeroki – w zależności od tego, jak poważne będą konsekwencje owych uchybień. Rodzaj konsekwencji oscyluje od nagan czy upomnień, aż po zwolnienie dyscyplinarne. Na zastosowanie tego radykalnego rozwiązania, pracodawca ma jednak jedynie miesiąc od momentu nabycia wiedzy o zaniedbaniach pracownika. Po upływie tego czasu wskazany środek karny traci na ważności. Dotyczy to jednak umowy o pracę.

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

W przypadku umowy cywilnoprawnej, wszystko zależy od sposobu jej skonstruowania. Wiele dokumentów tego rodzaju przewiduje bowiem możliwość ich wypowiedzenia z możliwością natychmiastowego rozwiązania w przypadku nienależytego wykonywania obowiązków.

Ryzyko jest czynnikiem na stałe wpisanym w charakter pracy administratora floty samochodowej. Chociaż jego całkowite wyeliminowanie jest niemożliwe, istnieje wiele sposobów na to, jak je ograniczyć. Warto zatem wiedzieć, na czym polega odpowiedzialność prawna fleet managera. Odpowiednio skonstruowana polityka flotowa oraz rzetelność w wykonywaniu obowiązków pozwolą skutecznie zminimalizować przykre konsekwencje błędów i uchybień.