Zarządzanie flotą w Excelu czy dedykowany system – kiedy arkusz przestaje wystarczać?

Zarządzanie flotą samochodową? Excel często jest pierwszym narzędziem, po które sięga firma. Lista pojazdów, daty przeglądów, koszty paliwa, przebiegi i użytkownicy mieszczą się w kilku kolumnach, a obsługa pliku nie wymaga wdrożenia nowego oprogramowania. Problem pojawia się później. Arkusz rośnie, dane napływają z kilku źródeł, więcej osób aktualizuje wpisy, a raport miesięczny wymaga coraz więcej ręcznej pracy. Wtedy warto policzyć, czy prostota Excela nadal oszczędza czas, czy tylko przenosi koszt na pracowników.

Najważniejsze informacje:

• Excel może wystarczyć przy niewielkiej flocie i prostych procesach.
• Sam wzrost liczby pojazdów nie przesądza o konieczności zmiany narzędzia. Więcej mówi liczba danych, użytkowników i ręcznych operacji.
• Współczesny Excel obsługuje walidację danych, współedycję i historię wersji, jeśli plik jest odpowiednio przechowywany i udostępniany.
• Problem pojawia się wtedy, gdy arkusz trzeba regularnie zasilać przebiegami, tankowaniami, kosztami, terminami i informacjami z pojazdów.
• System zarządzania flotą może pobierać część danych automatycznie, generować alerty oraz łączyć ewidencję z monitoringiem GPS.

Dlaczego wiele flot zaczyna od Excela?

Bo na początku arkusz często wystarcza.

Firma ma pięć samochodów. Każdy ma przypisanego użytkownika. Raz w miesiącu ktoś wpisuje przebieg, ratę leasingową i wydatki na paliwo. Terminy OC, badań technicznych czy wymiany opon znajdują się w sąsiednich kolumnach.

Trudno w takim momencie uzasadnić rozbudowę całej infrastruktury tylko dlatego, że na rynku dostępne są programy do zarządzania flotą.

Excel ma też więcej możliwości, niż czasem przypisuje mu się w porównaniach z systemami flotowymi. Microsoft 365, przy odpowiednim przechowywaniu i udostępnieniu pliku, pozwala kilku osobom współedytować skoroszyt, korzystać z historii wersji i stosować walidację danych, która ogranicza część błędnych wpisów.

Z czasem zmienia się jednak charakter pracy z plikiem. Dochodzą kolejne pojazdy, użytkownicy, koszty i terminy, a dane zaczynają napływać z kilku miejsc. Coraz więcej czasu zajmuje nie sama analiza floty, lecz aktualizowanie arkusza, sprawdzanie rozbieżności i pilnowanie, czy zawarte w nim informacje nadal są aktualne.

Zarządzanie flotą samochodową: Excel sprawdza się do pewnego momentu

Dobry arkusz flotowy może prowadzić ewidencję samochodów, kierowców, kosztów, przebiegów, terminów i podstawowych wskaźników. Za pomocą formuł da się policzyć koszt kilometra, średnie spalanie czy miesięczne wydatki dla pojazdu.

Można też oznaczać zbliżające się terminy i tworzyć zestawienia.

Tyle że każda formuła potrzebuje danych.

Jeżeli przebieg podaje kierowca, dane o tankowaniach pobierane są z kart paliwowych lub księgowości, historia napraw znajduje się w wiadomościach e-mail, a terminy serwisowe są aktualizowane na podstawie dokumentów z warsztatu, arkusz pełni przede wszystkim funkcję wspólnego rejestru. Nie pozyskuje tych danych sam. Ich aktualność zależy od tego, czy ktoś je na czas zbierze, sprawdzi i wpisze we właściwe miejsce.

W pewnym momencie problemem przestaje być samo przechowywanie danych, a staje się ich ciągłe zbieranie i aktualizowanie.

Kiedy arkusz Excel do zarządzania flotą przestaje wystarczać?

Excel zaczyna tracić swoją przewagę wtedy, gdy bieżące zarządzanie flotą wymaga regularnego łączenia danych z kilku źródeł, a aktualność zestawienia zależy od wielu ręcznych operacji.

Najczęściej widać to przy przebiegach, tankowaniach, kosztach serwisu i terminach. Przebieg zapisany w arkuszu może różnić się od odczytu z telematyki, koszt naprawy trafić do księgowości bez przypisania do konkretnego pojazdu, a informacja o tankowaniu pojawić się dopiero po rozliczeniu karty paliwowej. Sam arkusz nadal przechowuje dane, ale nie gwarantuje, że wszystkie dotyczą tego samego okresu i są równie aktualne.

Przy większej liczbie operacji rośnie też zależność od osoby, która zbudowała plik. Rozbudowane formuły, powiązania między zakładkami i własne sposoby importowania danych bywają zrozumiałe tylko dla autora skoroszytu. Wystarczy zmiana formatu, brak jednego wpisu albo błędne wklejenie danych, żeby część raportu wymagała ręcznej kontroli.

Osobnym problemem są zdarzenia, które powinny uruchamiać reakcję bez otwierania arkusza. Zbliżający się termin serwisu, przekroczenie przebiegu, brak aktualnych danych czy odchylenie kosztowe wymagają regularnego sprawdzania pliku, jeśli nie ma osobnego mechanizmu powiadomień.

W takim układzie Excel nadal może pełnić funkcję ewidencyjną, ale coraz słabiej odpowiada na potrzeby bieżącego zarządzania. Najwięcej czasu pochłania wtedy nie analiza floty, lecz samo zbieranie, porównywanie i aktualizowanie danych.

Czy Excel wystarczy do pilnowania terminów i kosztów?

Może wystarczyć, jeśli firma konsekwentnie aktualizuje dane.

Daty polis, badań technicznych czy serwisów można zapisać w arkuszu, oznaczać formatowaniem warunkowym i filtrować według terminów. Problemem nie jest więc możliwość zapisania daty.

Problemem jest reakcja.

Jeśli osoba odpowiedzialna za flotę nie otworzy pliku albo nie sprawdzi odpowiedniego widoku, sam wpis nie przypomni jej o zbliżającym się zdarzeniu. Można oczywiście rozbudować środowisko Excela o kolejne mechanizmy automatyzacji, ale wtedy prosty arkusz staje się częścią większego rozwiązania wymagającego konfiguracji i utrzymania.

Dedykowane narzędzia flotowe podchodzą do tego inaczej. Przykład? Elektroniczna książka serwisowa Flotman przechowuje historię napraw i przeglądów oraz obsługuje automatyczne przypomnienia dotyczące zbliżających się operacji serwisowych.

Czego arkusz nie pobierze sam z samochodu?

Tu różnica między arkuszem kalkulacyjnym a profesjonalnym programem do zarządzania flotą staje się najbardziej wyraźna.

Arkusz może przechowywać przebieg pojazdu, ale sam nie odczyta go z systemu telematycznego (bez odpowiednich integracji). Może zawierać kolumnę „trasa”, ale nie zapisze automatycznie historii przejazdu. Nie wie też, kiedy pojazd wjechał do określonej strefy, ile trwał postój ani gdzie znajduje się samochód w chwili przyjęcia nowego zlecenia.

Do takich danych potrzebna jest telematyka.

System zarządzania flotą może łączyć ewidencję z monitoringiem GPS i informacjami pochodzącymi z pojazdu. Aplikacja Flotman udostępnia m.in. lokalizację, historię tras, strefy pracy, książkę serwisową, identyfikację kierowcy, alerty e-mail oraz automatyczne raporty. Zakres dostępnych informacji zależy od wybranego pakietu i konfiguracji pojazdu.

To inna logika pracy.

W arkuszu człowiek najczęściej dostarcza dane do narzędzia. W systemie telematycznym część informacji przychodzi bezpośrednio z pojazdu, urządzenia monitorującego albo zintegrowanego źródła. To właśnie automatyzacja przepływu danych, a nie wygląd interfejsu, stanowi największą różnicę między tymi rozwiązaniami.

Co z dostępem do danych kierowców?

Przejście z arkusza do systemu zmienia również sposób udostępniania informacji. W Excelu łatwo skończyć z kilkoma kopiami tego samego pliku, przesyłanymi między pracownikami albo przechowywanymi lokalnie. W systemie można przypisać użytkownikom różne poziomy dostępu.

Fleet manager może potrzebować pełnego obrazu floty, dyspozytor danych o trasach i lokalizacji, a księgowość informacji rozliczeniowych. Nie każdy pracownik powinien widzieć cały zestaw danych o kierowcach i pojazdach.

Nie oznacza to, że sam Excel jest niezgodny z RODO ani że dedykowany system automatycznie zapewnia zgodność. Liczą się sposób przechowywania danych, zakres uprawnień, cel ich przetwarzania oraz przyjęte w firmie zasady. Przy monitoringu GPS trzeba też uwzględnić przepisy dotyczące monitorowania pracowników, określić jego cel, zakres i sposób stosowania oraz prawidłowo poinformować pracowników.

Jak przenieść flotę z Excela do systemu?

Zmiana narzędzia jest dobrym momentem na uporządkowanie danych. Nie warto przenosić całego arkusza tylko dlatego, że przez lata gromadzono w nim wszelkie informacje.

Najpierw trzeba ustalić, które rekordy nadal są potrzebne. Zwykle będą to dane pojazdów i kierowców, terminy, przebiegi, historia serwisowa oraz wybrane dane kosztowe. Nieaktualne samochody, zdublowane informacje i pomocnicze kolumny można oddzielić od danych przeznaczonych do dalszego wykorzystania.

Warto też ujednolicić zapis numerów rejestracyjnych, nazw pojazdów, dat i identyfikatorów użytkowników. Migracja danych przebiega znacznie sprawniej, gdy materiał wejściowy nie wymaga późniejszego ręcznego poprawiania.

Jeżeli wdrożenie obejmuje telematykę, osobnym etapem jest przypisanie urządzeń do samochodów, konfiguracja potrzebnych alertów i nadanie uprawnień użytkownikom. Przy większej flocie można przez krótki czas porównać dane z nowego systemu z dotychczasową ewidencją.

Po zakończeniu migracji firma powinna jasno wskazać, które narzędzie stanowi główną ewidencję operacyjną floty. Długotrwałe prowadzenie tych samych danych równolegle w Excelu i nowym systemie szybko prowadzi do dwóch różnych wersji tej samej informacji.

FAQ