VAT od zakupu samochodu – w jakiej wysokości i co przy zakupie auta przed założeniem firmy?

Udostępnij artykuł:

Samochód służbowy to nie tyle przywilej, co podstawowe narzędzie pracy wielu przedsiębiorców. Stąd też sens inwestowania w firmową flotę nie budzi już w zasadzie większych wątpliwości. Przysparzać ich jednak może kwestia rozliczania tworzących ją pojazdów. Kiedy można odliczyć pełen VAT oraz jak rozliczyć samochód kupiony przed założeniem firmy?

Częściowe odliczenie VAT przy zakupie samochodu

Podstawowe zasady rozliczania pojazdów służbowych precyzuje Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Odnoszący się bezpośrednio do tej kwestii art. 86a ust. 1 nakłada na przedsiębiorców kilka istotnych ograniczeń w pełnym odliczaniu VAT od zakupu samochodu. Na jakie zwolnienie podatkowe mogą liczyć przedsiębiorcy dysponujący flotą pojazdów?

Otóż wszystko zależy od ich charakteru oraz sposobu użytkowania. Jeżeli auta osobowe, poza działalnością stricte firmową wykorzystywane są również do celów prywatnych – wówczas przedsiębiorcy przysługuje prawo odliczenia 50% VAT od ich nabycia i wydatków eksploatacyjnych. Zapis ten znajduje przy tym zastosowanie także wówczas, gdy pojazdy wprowadzone są do ewidencji środków trwałych firmy. Nieodliczona część podatku VAT zwiększa w tym przypadku koszty uzyskania przychodów.

Warto jednak zaznaczyć, że nie jest to jedyny sposób rozliczania pojazdów w firmie. Co należy zrobić, aby zyskać pełne zwolnienie z podatku VAT?

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Całkowite odliczenie VAT od zakupu samochodu

Obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. nowe zasady rozliczania samochodów firmowych nakładają na przedsiębiorców dość restrykcyjne ograniczenia w regulowaniu płatności VAT. Odliczenie 50% jego wartości nie jest jednak jedyną dostępną opcją. Podobnie jak w poprzednim porządku prawnym, również i teraz przedsiębiorcy mogą liczyć na pełne zwolnienie z tego podatku. Jakimi warunkami obwarowane jest to uprawnienie?

Wszystkie sprowadzają się w zasadzie do jednego – obowiązku wykorzystywania samochodów wyłącznie do działalności służbowej. Pod sformułowaniem tym ustawodawca rozumie taki sposób eksploatacji aut, który „wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą” (art. 86a pkt 4). W jaki sposób udowodnić takie przeznaczenie pojazdu oraz skorzystać z pełnego odliczenia VAT od zakupu samochodu? Ustawodawca wymienia następujące warunki:

• założenie i stałe prowadzenie kilometrówki dla celów VAT,
• zgłoszenie samochodu do urzędu skarbowego na druku VAT-26,
• sporządzenie regulaminu lub polityki flotowej, określającej zasady użytkowania pojazdów służbowych, w tym zakazującej pod groźbą sankcji wykorzystywania ich do prywatnego użytku, a także zapoznanie pracowników z tymi regulacjami.

Spełnienie powyższych wymogów uprawnia podatnika do odliczenia 100% VAT zarówno od nabycia, jak i kosztów eksploatacji pojazdu.

Rozliczanie VAT a zakup auta przed otwarciem działalności

Przywołane wyżej zasady znajdują zastosowanie dla pojazdów zakupionych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Co jednak w przypadku samochodów, które nabyte zostały jeszcze przed jej otwarciem?

Czy przedsiębiorcy mogą liczyć w takiej sytuacji na odliczenie podatku VAT? Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy ponownie sięgnąć do przywołanej już ustawy o podatku od towarów i usług. Co do zasady, nie ogranicza ona prawa do odliczenia VAT od zakupów dokonanych przed rejestracją działalności. Podstawowym warunkiem, uprawniającym przedsiębiorcę do tego sposobu rozliczenia, jest jednak obowiązek wykorzystywania nabytych przedmiotów do czynności opodatkowanych. Do tego nabyte środki muszą być udokumentowane fakturą ze wskazaniem firmowego numeru NIP.

Jeśli natomiast chodzi o termin rozliczenia – odmiennie niż w przypadku PIT – należy dokonać go w ściśle określonym terminie. Zwykle zamyka się on w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Jak w praktyce rozliczyć zakup auta przed otwarciem działalności?

Rozliczenie pojazdu zakupionego przed otwarciem firmy – krok po kroku

Aby „odzyskać” zaległy VAT za pojazd nabyty przed rejestracją działalności gospodarczej, należy wykonać kilka kroków. Po pierwsze – wypełnić formularz VAT-R. W zgłoszeniu tym, jako okres rejestracji, przedsiębiorca powinien wskazać miesiąc, w którym przysługuje mu prawo odliczenia VAT.

Należy jednak pamiętać, że posunięcie to będzie wiązało się z obowiązkiem złożenia zaległych deklaracji VAT. Jak to wygląda w praktyce? Przykładowo – jeśli przedsiębiorca nabył samochód osobowy w październiku, a rejestracji firmy dokonał w styczniu następnego roku – aby odliczyć VAT od pojazdu musi:

• złożyć formularz VAT-R (zgodnie z art. 96 ustawy o VAT),
• jako okres złożenia pierwszej deklaracji podatkowej wskazać październik, listopad lub grudzień,
• złożyć „zaległe” deklaracje VAT, w zależności od wskazanego wcześniej miesiąca.

Dopełnienie powyższych kroków uprawni przedsiębiorcę do odliczenia 50% VAT za zakup auta przed otwarciem działalności. Co jednak istotne, aby mógł on tego dokonać, musi posiadać status czynnego podatnika VAT.

Prawidłowe rozliczenie podatku VAT to jeden z istotniejszych warunków zachowania płynności finansowej firmy. W świetle częstych zmian i nowelizacji prawnych, wykonanie tego zadania może jednak rodzić niemało problemów i wątpliwości. Jak powinno wyglądać prawidłowe odliczenie VAT przy zakupie samochodu – zarówno w czasie istnienia firmy, jak i przed jej otwarciem? Dowiedz się więcej na temat odliczeń VAT w firmie dysponującej flotą samochodową!