Samochód w leasingu dla pracownika — sprawdź wymagane dokumenty

Udostępnij artykuł:

W wielu firmach osoba zatrudniona w ramach umowy o pracę może korzystać z auta służbowego do celów prywatnych. Samochód w leasingu dla pracownika to jeden z najatrakcyjniejszych benefitów pozapłacowych oferowanych przez pracodawców. Sprawdź, jakie dokumenty są wymagane, aby cały proces był zgodny z obowiązującym prawem.

Samochód w leasingu dla pracownika — co warto wiedzieć?

Pracodawca, zatrudniając nową osobę w swojej firmie, zobowiązany jest zapewnić mu wszelkie środki niezbędne do wykonywania służbowych obowiązków. Dotyczy to również rzeczy ruchomych, w tym pojazdu. Udostępnienie auta pracownikowi najczęściej odbywa się na zasadzie leasingu. Samochód w leasingu dla pracownika to pozapłacowy benefit, który pozwala osobie zatrudnionej w danej firmie na eksploatację pojazdu także poza godzinami pracy (np. do dojazdów).

Osoby niezmotoryzowane, zatrudnione w ramach umowy o pracę, mogą więc poruszać się służbowym pojazdem bez konieczności zamrażania funduszy czy kupowania go na własność. W przeciwieństwie jednak do tradycyjnego leasingu stronami umowy są w tym przypadku pracownik (korzystający) i pracodawca (użyczający). Pracownik jest zobowiązany do opłacenia stałego miesięcznego „abonamentu”. Nie ponosi on natomiast kosztów serwisowania, ubezpieczenia, wymiany opon itp. – dodatkowo płaci wyłącznie za tankowanie.

Jak wziąć auto w leasing bez firmy? Liczba formalności nie jest długa.

Samochód w leasingu dla pracownika — wymagane dokumenty

Jesteś przedsiębiorcą i chcesz udostępnić samochód w leasingu dla pracownika? Dokumenty wymagane do zawarcia takiej umowy są nieco inne niż w przypadku tradycyjnych procedur bankowych. Pracownik, przed rozpoczęciem eksploatacji pojazdu, zobowiązany jest dostarczyć i podpisać:

• umowę użyczenia samochodu,
• regulamin używania samochodów służbowych,
• protokół zdawczo-odbiorczy,
• protokół przekazania samochodu,
• oświadczenie pracownika o posiadaniu aktualnego prawa jazdy.

Umowa leasingowa zawierana pomiędzy finansującym (przedsiębiorcą) i korzystającym (pracownikiem) powinna zawierać zapiski dotyczące warunków korzystania z powierzonej ruchomości i regulować takie aspekty jak m.in.:

• sytuacje, w których umowa może zostać wypowiedziana,
• zasady zwrotu pojazdu,
• procedury postępowania w razie kolizji lub wypadku,
• zasady używania pojazdu,
• zasady ponoszenia opłat za paliwo.

Sprawdź też, jak oszczędzić paliwo w 2022 roku.

Obowiązki leasingobiorcy

Choć dla pracownika samochód w leasingu to duża oszczędność czasu i pieniędzy, ciąży na nim duża odpowiedzialność. Naruszenie przez użytkownika zasad czy zapisów z umowy dotyczącej korzystania z auta służbowego, będzie podstawą do pociągnięcia go do odpowiedzialności. Pojazd służbowy użytkowany w ramach leasingu należy do kategorii przedmiotów, które stanowią tzw. powierzone mienie pracownicze. Zgodnie z treścią art. 124 Kodeksu pracy, użytkownik jest więc w pełni odpowiedzialny za uszkodzenie takiego przedmiotu:

„Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

1. pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności
2. narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

§ 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

§ 3. Od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia”.

Dowiedz się również „W jaki sposób telematyka wpływa na poprawę jakości powietrza?”.

Monitoring GPS w służbowym pojeździe

Jeśli planujesz udostępnić swojemu pracownikowi pojazd na warunkach leasingu, koniecznie zainwestuj w urządzenie monitorujące OBU/ZSL marki Flotman. Takie rozwiązanie da Ci większą kontrolę nad aktywnością kierowcy. W ten sposób będziesz miał pewność, że pracownik użytkuje pojazd zgodnie z warunkami zawartymi w umowie.