Samochód firmowy na wakacje: czy pracodawca może udostępnić auto do celów prywatnych?

Udostępnij artykuł:

Samochód firmowy to bez wątpienia skuteczny motywator pozapłacowy pracownika. Stanowi on wyraz uznania i docenienia jego starań oraz pozwala zaoszczędzić na używaniu prywatnego pojazdu. Dla firmy może być oznaką prestiżu oraz dobrej kondycji finansowej. Czy istnieją jakieś granice wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych?

Samochód firmowy dla pracownika – dodatkowy koszt czy opłacalna inwestycja?

Oddawanie pojazdów służbowych do prywatnego użytku pracowników to coraz częściej spotykana praktyka wśród wielu przedsiębiorców. Badania pokazują, że na wykorzystywanie samochodów firmowych poza celami służbowymi zezwala aż 86% pracodawców, przy czym aż 36% z nich nie nakłada na ten przywilej żadnych ograniczeń. W praktyce oznacza to, że pracownicy mogą korzystać z pojazdów całkowicie swobodnie, bez konieczności przestrzegania limitu kilometrów czy napraw w przypadku ewentualnej usterki.

Co użyczenie samochodu służbowego może oznaczać dla pracodawców? Z pozoru to dodatkowy koszt obciążający budżet przedsiębiorstw. Dobrze wykorzystany posłuży jednak nie tylko jako efektywny element systemu motywacji pracowników, ale i doskonałe narzędzie marketingowe oraz sposób na optymalizację kosztów administracji firmy. W jaki sposób ryczałt samochodowy może wygenerować oszczędności dla przedsiębiorstwa?

Koszty samochodu w firmie – zyski czy straty?

Powiększenie floty samochodowej o dodatkowy pojazd to oczywisty wydatek związany z jego zakupem. Oddając go do użytku pracowników, można jednak stosunkowo szybko osiągnąć zwrot kosztów, a w dalszej perspektywie – także i dodatkowy zysk z oszczędności. Jak to możliwe? W przypadku leasingu operacyjnego, który jest najczęstszą formą finasowania samochodów firmowych, pracodawca może całą ratę wpisać w koszt uzyskania przychodu, zostawiając sobie jedynie kwestie amortyzacji. Na tej samej zasadzie można odliczyć także podatek VAT za zakup paliwa. Do tego dochodzą oszczędności związane z kwestią wynagrodzeń dla pracowników.

>> Zasady odliczania podatku VAT od samochodów służbowych. Czytaj teraz! >>

Użyczenie samochodu: skuteczna motywacja dla pracownika

Przeciętna podwyżka w wysokości 1000 zł netto dla pracodawcy stanowi koszt w granicach 1600 zł. Ta sama kwota 1000 zł przeznaczona na ratę wynajmu długoterminowego samochodu firmowego nie generuje natomiast żadnych dodatkowych kosztów. Co więcej – pracodawca może odliczyć ją od podatku.

Skutecznym elementem gratyfikacji pracowników może być także podniesienie klasy samochodu. Aby tego dokonać często wystarczy zwiększenie raty leasingu już o 300 – 400 zł. Bardziej prestiżowy pojazd z pewnością przyniesie skuteczniejszy efekt motywacyjny, niż tradycyjna podwyżka o takiej wysokości. Użyczenie samochodu do celów prywatnych sprawi ponadto, że pracownik utożsamiając się z nim, będzie starał się utrzymać go w czystości oraz dobrym stanie technicznym, zwalniając z tego pracodawcę.

Samochód firmowy do celów prywatnych – czy istnieją jakieś granice?

Jak widać, ryczałt samochodowy przynosi obustronne korzyści. Czy jednak istnieją jakieś ograniczenia wykorzystywania pojazdu służbowego do celów prywatnych? Szczegółowe zasady jazdy „po godzinach” określa zwykle polityka flotowa firmy, precyzująca takie kwestie, jak m.in. pokrywanie kosztów eksploatacji auta czy jego ubezpieczenie. Dla pracowników wykorzystujących samochód firmowy do celów prywatnych duże znaczenie może mieć także kwestia wyjazdów owymi pojazdami na wakacje, w szczególności za granicę.

Jak na tę sprawę zapatrują się pracodawcy? Większość z nich zwykle pozwala na zagraniczne wyjazdy. Często jednak owo zezwolenie obwarowane jest pewnymi limitami. Podstawowy wiąże się z ograniczeniami dotyczącymi paliwa. W celu optymalizacji kosztów oraz zminimalizowania wydatków na tankowanie auta podczas prywatnych podróży, pracodawcy mogą wprowadzić szczegółową ewidencję wyjazdów i określić limit paliwowy. W sytuacji jego przekroczenia, nadwyżkę pracownik będzie musiał pokryć z własnej kieszeni.

Samochód firmowy: kto odpowiada w razie wypadku?

Ważną kwestią podczas planowania wyjazdu za granicę samochodem firmowym jest ustalenie odpowiedzialności w sytuacji ewentualnego wypadku. Kto wówczas odpowiada za naprawę – pracodawca jako właściciel pojazdu czy użytkujący go pracownik? W większości przypadków pracodawcy pokrywają koszty ubezpieczenia samochodu, wykupując polisy OC i AC, pokrywające wszystkie szkody, także te powstałe z winy pracownika. Często problem rozwiązują także same oferty leasingowe, które zapewniają pełną obsługę floty – łącznie z ubezpieczeniem, serwisem i Euro Assistance.

Może się jednak zdarzyć, że firma obciąży pracownika kosztami, których nie pokryje ubezpieczyciel, spowodowanymi ucieczką z miejsca wypadku czy prowadzeniem samochodu w stanie nietrzeźwości. Warto również pamiętać o tym, że ubezpieczenie pojazdu nie obejmuje zwykle ochrony pozostawionego w nim dobytku. Stąd planując wyjazd na wakacje należy dołożyć szczególnej staranności, aby odpowiednio zabezpieczyć zabrane ze sobą rzeczy.

Samochód firmowy do celów prywatnych – dla każdego?

Ograniczenia w użytkowaniu auta służbowego mogą dotyczyć także osób, które są do tego uprawnione. Pracodawca ma bowiem prawo zastrzec, iż tylko pracownik, któremu użyczył samochód firmowy do celów prywatnych, może być jego kierowcą. Nieprzestrzeganie tego zakazu może skutkować odebraniem prawa do pojazdu służbowego, a nawet wypowiedzeniem. Z tego też względu warto uważnie zagłębić się w politykę flotową firmy oraz zadbać, by pracodawca jasno określił warunki ryczałtu samochodowego. Należy także pamiętać o uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia na prowadzenie pojazdu – o ile w Polsce nie jest ono konieczne, o tyle za granicą dokument taki może być wymagany, szczególnie, gdy auto jest przedmiotem leasingu.

Użyczenie samochodu służbowego do wyjazdów zagranicznych staje się obecnie coraz częściej spotykaną praktyką. Rozwiązanie to pociąga za sobą szereg korzyści i jest niezwykłym udogodnieniem. Planując wyjazd na wakacje warto jednak ustalić z pracodawcą zasady użytkowania pojazdu służbowego oraz ściśle się ich trzymać. Pozwoli to uniknąć zbędnych problemów oraz w pełni cieszyć się podróżą.