Rozliczanie czasu pracy kierowców i pracowników mobilnych. Jak zautomatyzować raporty cykliczne?

Udostępnij artykuł:

Jednym z ważniejszych zadań menedżerów flotowych, poza kontrolą pojazdów, jest rozliczanie czasu pracy kierowców. Czynność ta nie służy jedynie prowadzeniu ewidencji pracowników, ale ułatwia sprawne zarządzanie czasem pracy, a co za tym idzie – zwiększenie efektywności i optymalizację zysków firmy. Jak odpowiednio zabrać się do tego zadania?

Ewidencja czasu pracy kierowców – obowiązek każdej firmy transportowej i fleet managera

Zadania menedżera flotowego kojarzą się zwykle z dbałością o sprawne funkcjonowanie taboru pojazdów i doglądaniem ich stanu technicznego. Jest to oczywiście jak najbardziej uzasadnione postrzeganie. Jednak rola i kompetencje flotowca często wykraczają daleko poza obszar samej kontroli pojazdów. Obok zarządzania flotą, ważną rolę odgrywa także zarządzanie kierowcami, czy pracownikami mobilnymi. A w szczególności właśnie ich czasem pracy.

Konieczność rozliczania czasu pracy kierowców podyktowana jest zarówno kwestią poprawy warunków ich zatrudnienia (i tym samym zwiększenia bezpieczeństwa drogowego), jak i dbałością o ich właściwe wynagrodzenie..

Obowiązek ewidencji czasu pracy kierowców ma także swoje ugruntowania prawne. Kwestia ta została szczegółowo uregulowana w Rozporządzeniu (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 2006 r. oraz w polskiej Ustawie o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r. Wedle powyższych zapisów, obowiązek ten odnosi się do wszystkich pracowników. Zarówno tych pracujących na podstawie umowy o pracę, jak i w oparciu o samozatrudnienie. Jak zatem skutecznie dokonywać rozliczenia pracy kierowców, aby nie tylko spełnić ustawowy obowiązek, ale i zoptymalizować koszty pracownicze?

Czas pracy kierowcy – ściąga >>

Weryfikacja przejazdów prywatnych i służbowych

Niezwykle ważnym aspektem rozliczania czasu pracy kierowców jest rozdzielenie przejazdów służbowych od prywatnych. Pozwala to menedżerowi zwiększyć efektywność zarządzania flotą poprzez pełniejszą kontrolę nad sposobem eksploatacji pojazdów firmowych. Kwestia ta odgrywa ważną rolę także w aspekcie wynagrodzenia pracowników. Najbardziej precyzyjnym narzędziem weryfikacji rzeczywistego czasu pracy jest monitoring GPS samochodów służbowych.

Dzięki swojej funkcjonalności, aplikacja Flotman zapewnia dostęp do pełnej historii tras samochodów na mapie. Pozwala to łatwo zweryfikować sposób wykorzystywania konkretnego pojazdu. Pomocny jest również  wykaz kilometrów przejechanych w weekendy i w święta, co – wraz z m.in. pracą nadliczbową czy wykonywaną w godzinach nocnych – musi zostać uwzględnione w ewidencji czasu pracy kierowcy.

Dane te stwarzają pełen obraz kosztów, jakie generują konkretne pojazdy. System Flotman pozwala na ich obniżenie, np. za sprawą przełącznika na jazdę prywatną lub służbową czy wprowadzenia limitu na kilometry prywatne.

Screen z widoku aplikacji Flotman: przebiegi służbowe i prywatne kierowców

Ustalenie punktów zdefiniowanych

Rozliczanie pracy kierowców to nie tylko kwestia długości jej trwania, ale także pokonywanych przez nich tras i odwiedzanych miejsc. Dokładna wiedza na temat ilości spotkań w danym dniu czy czasu ich trwania ma fundamentalne znaczenie nie tylko pod kątem bezpośredniej kontroli pracowników, ale i w perspektywie długoterminowej. Możliwość oznaczenia na mapie klientów, dostawców, terenów budowy czy wszelkich innych punktów, pozwala zaplanować trasę tak, aby odbyć jak największą liczbę spotkań w jak najkrótszym czasie. Pozwoli to zarówno uniknąć dodatkowych, zbędnych kilometrów, jak i efektywniej zaplanować pracę kierowców.

To jednak nie wszystkie możliwości, jakie pociąga za sobą monitoring kierowców. System Flotman wskazuje ponadto miejsca, gdzie liczba dotychczasowych klientów przedsiębiorstwa jest najmniejsza. Stwarza to menedżerowi szansę na sprofilowanie oferty sprzedaży pod ich kątem i rozbudowanie jej w nowych, wybranych regionach. Wiedza na ten temat, jak również o ilości spotkań, ich przebiegu oraz czasie, pozwoli nie tylko odciążyć pracowników, ale i szybko zwiększyć efektywność funkcjonowania całej firmy.

Screen z widoku aplikacji Flotman: zestawienie pobytów w punktach zdefiniowanych

Rozliczanie delegacji służbowych

Pierwszym i podstawowym krokiem jest przede wszystkim ustalenie dokładnej godziny rozpoczęcia i zakończenia podróży. Do tego dochodzi jej długość oraz czas – zarówno samej jazdy, jak i spędzony na wizytach w poszczególnych punktach. Dysponując powyższymi danymi, można przystąpić do rozliczenia delegacji służbowej.

Niekiedy jednak dokładne określenie czasu poszczególnych spotkań czy przejazdu może być nieco problematyczne. Najlepszym sposobem uzyskania precyzyjnych pomiarów mogą być gotowe raporty z wyjazdu. Są one generowane w aplikacji Flotman w module Raporty. Umożliwiają one automatyczne rozliczenie delegacji. Oprócz liczby przejechanych kilometrów, wykazują także długość podróży, czas jazdy, długość wizyt w poszczególnych punktach i podsumowanie ilości paliwa spalonego podczas całej podróży. To natomiast – poza kwestiami finansowymi – daje menedżerowi wiedzę o eksploatacji pojazdu, a co za tym idzie: ułatwia zarządzanie nim.

Czytaj więcej na naszym blogu >> Zarządzanie czasem pracy kierowców >>

Rozliczanie czasu pracy kierowców to niezwykle ważny aspekt funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa transportowego. To również czasochłonne zadanie dla fleet managera. Dlatego warto korzystać z narzędzi, które pomogą zautomatyzować ten proces. Należy przecież pamiętać, że taka ewidencja prowadzona jest cyklicznie i dobry system GPS do monitoringu floty może być bardzo pomocnym rozwiązaniem.  Dokładna ewidencja oparta na monitoringu kierowców może znacznie zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa i przyczynić się do optymalizacji kosztów pracowniczych.