Prywatny samochód osobowy w firmie – zobacz, jak go rozliczyć w 2019 roku

Udostępnij artykuł:

Używanie prywatnego samochodu osobowego do celów działalności gospodarczej posiada wiele korzyści, ale wiąże się również z obowiązkiem dopełnienia wielu procedur i formalności. Jak w świetle nowych przepisów wyglądają zasady rozliczania, gdy posiadamy samochód prywatny do działalności gospodarczej? 

Dotychczasowe zasady rozliczania samochodów prywatnych w firmie

Jak wprowadzić samochód prywatny do działalności gospodarczej? To bez wątpienia jedno z najczęstszych pytań, jakie zadaje sobie każdy przedsiębiorca, wykorzystujący własny pojazd do celów służbowych. Jeszcze blisko pół roku temu, odpowiedź na nie byłaby zasadniczo odmienna.

Otóż do końca 2018 r., przedsiębiorcy korzystający w swojej firmie z prywatnych pojazdów niebędących jej środkiem trwałym, mieli możliwość zaliczyć wydatki związane z ich eksploatacją do kosztów podatkowych. Aby tak się stało, musiały zostać spełnione dwa podstawowe warunki:

• wydatki te musiały spełniać definicję kosztów uzyskania przychodu,
• suma wydatków, o których mowa, nie mogła przekraczać limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki PIT).

Sięgnij po darmową wiedzę! >> Zapisz się na newsletter Flotman, zyskaj dostęp do porad i artykułów z naszej bazy >>

Z drugim z przywołanych warunków wiązał się dodatkowo kolejny obowiązek. Otóż chcąc ująć wydatki związane z eksploatacją pojazdu w kosztach podatkowych, przedsiębiorca zobowiązany był do prowadzenia dokładnej ewidencji przebiegu pojazdów. W przeciwnym wypadku, brak kilometrówki pozbawiał go prawa zaliczenia tychże wydatków do KPiR (księga przychodów i rozchodów). Co się od tego momentu zmieniło? Jak obecnie rozliczać samochód prywatny w działalności gospodarczej? 2019 r. przyniósł w tej kwestii istotne zmiany.

Nowe zasady rozliczania prywatnego samochodu w firmie

Nowe przepisy, o których mowa, weszły w życie wskutek nowelizacji ustawy o PIT i obowiązują od 1 stycznia 2019 r. Ich podstawową różnicą w stosunku do poprzednich regulacji, jest zniesienie obowiązkowej uprzednio kilometrówki. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie musi już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdów samochodu prywatnego, użytkowanego do celów służbowych. Zmiana ta pociąga jednak za sobą daleko idące konsekwencje. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, w kosztach uzyskania przychodu podatnicy mogą ujmować wyłącznie 20% wydatków, związanych z eksploatacją prywatnego samochodu w firmie. Pozostała część – 80% – nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Co zalicza się do 20% kosztów podatkowych? Otóż są to:

• wydatki związane z eksploatacją pojazdów,
• składki ubezpieczeniowe.

Jak wprowadzić samochód prywatny do działalności gospodarczej oraz rozliczyć związane z nim wydatki w praktyce?

Przykład 1

Pan Piotr prowadzi własną działalność gospodarczą i do celów jej działalności wykorzystuje prywatny pojazd osobowy. W marcu 2019 r. poniósł wydatki związane z zakupem paliwa – 160 zł i przeglądem technicznym pojazdu – 340 zł. Jaką kwotę pan Piotr będzie mógł ująć w kosztach podatkowych za marzec 2019 r?

• Suma wydatków poniesionych w marcu: 160 zł + 340 zł = 500 zł
• 20% wartości poniesionych kosztów, podlegających ujęciu w KPIR: 20%*500 zł = 100 zł

Odpowiedź: W marcu 2019 r. suma wydatków ujętych w kosztach podatkowych (KPIR) wyniesie 100 zł.

Samochód prywatny w działalności gospodarczej 2019 a VAT

Przedstawiony powyżej przykład obejmował przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Jak jednak ma się kwestia tego podatku do rozliczania kosztów związanych z pojazdami prywatnymi w firmie? Otóż przywołana wyżej nowelizacja ustawy o PIT wprowadza do art. 23 dodatkowy ust. 5a. Zgodnie z jego zapisem, pod limit 20%, ujmowany w KPIR, podlega również 50% nieodliczonego podatku VAT. Innymi słowy, należy zsumować kwotę netto wydatków związanych z eksploatacją pojazdu z 50% VAT. Następnie z otrzymanej w ten sposób wartości wyliczane jest 20%, wliczane do kosztów podatkowych. Jak to wygląda w praktyce?

Przykład 2

Pan Adam prowadzi własną działalność gospodarczą, w ramach której do celów mieszanych wykorzystuje prywatny samochód osobowy. Pan Adam jest czynnym podatnikiem VAT. W styczniu 2019 r. zakupił on do swojego pojazdu paliwo w kwocie 120 zł netto + 27,60 zł VAT. Jaką wartość z tytułu poniesionych kosztów pan Adam będzie mógł ująć w KPIR za marzec 2019 r., uwzględniając przysługujące mu odliczenie podatku VAT?

• Zadeklarowanie wykorzystywania pojazdu do celów mieszanych – odliczenie 50% VAT
• Kwota do ujęcia w kosztach podatkowych: (koszty paliwa + 50% VAT) * 20% = (120+(50%*27,60))*20% = 26,76 zł

Odpowiedź: W marcu 2019 r. pan Adam wykaże w KPIR  wartość 26,76 zł.

Powyższa sytuacja dotyczy wykorzystywania pojazdu prywatnego do celów mieszanych. W przypadku użytkowania pojazdów wyłącznie do celów służbowych, sytuacja ich rozliczania pozostaje analogiczna do wcześniejszych regulacji. Otóż po spełnieniu określonych warunków (ewidencja przebiegu pojazdów dla celów VAT i wprowadzenie auta do ewidencji środków trwałych), przedsiębiorca będzie mógł odliczyć 100% wartości tego podatku.

Podsumowując, nowe przepisy, obowiązujące od 1 stycznia 2019 r., pociągnęły za sobą daleko idące zmiany w rozliczaniu prywatnych pojazdów osobowych w przedsiębiorstwie. Jak wprowadzić samochód prywatny do działalności gospodarczej po nowelizacji ustawy o PIT?

Przede wszystkim przedsiębiorcy nie muszą prowadzić już uciążliwej kilometrówki. Jednocześnie jednak do kosztów podatkowych mogą oni zaliczyć jedynie 20% wydatków, związanych z użytkowaniem prywatnych pojazdów. Pozostałe 80%, ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodu.