Nowoczesny fleet management – jak nowe trendy i modele pracy zmieniają zarządzanie flotą pojazdów?

Nowoczesny fleet management coraz rzadziej opiera się wyłącznie na technologii. Choć systemy GPS, telematyka czy aplikacje do monitoringu pozostają istotnym elementem, to prawdziwa zmiana dokonuje się w strukturach organizacyjnych, modelach pracy i podejściu do mobilności. W polskich firmach coraz wyraźniej widać przesunięcie od tradycyjnego zarządzania flotą do bardziej elastycznych, dopasowanych do realnych potrzeb rozwiązań. Współczesny fleet manager nie tylko nadzoruje stan techniczny floty – to specjalista, który rozumie potrzeby organizacji w zmieniającym się środowisku pracy i potrafi dostosować do nich politykę flotową.

Najważniejsze informacje:

• Praca hybrydowa i zdalna zmienia sposób wykorzystania floty służbowej – auta stoją nieużywane, co wymaga wprowadzenia systemów rezerwacji i współdzielenia pojazdów zamiast przydzielania ich na wyłączność
• Pracownicy oczekują większej elastyczności w benefitach transportowych – możliwości wyboru między autem służbowym, kartą paliwową, dofinansowaniem transportu publicznego lub pracą zdalną
• Rosnące koszty utrzymania pojazdów wymuszają optymalizację floty poprzez analizę rzeczywistego użytkowania, monitoring stylu jazdy oraz wdrażanie systemów opartych na danych TCO
• Fleet management staje się częścią strategii HR i celów ESG – firmy wprowadzają pojazdy niskoemisyjne, szkolenia eco-driving i raportowanie śladu węglowego floty
• Nowoczesny fleet manager musi rozumieć potrzeby organizacji i pracowników, a nie tylko nadzorować stan techniczny pojazdów – współpracuje z działami HR, finansami i CSR

Praca hybrydowa zmienia sposób korzystania z pojazdów

Jednym z najważniejszych trendów wpływających na fleet management jest upowszechnienie modeli pracy zdalnej i hybrydowej. W wielu firmach auta służbowe nie są już codziennie wykorzystywane, co oznacza, że ich utrzymywanie w modelu „na wyłączność” przestaje być opłacalne. Flota często stoi nieużywana, a jednocześnie generuje koszty – leasing, ubezpieczenie, przeglądy czy parkingi.

Aby lepiej wykorzystać zasoby, firmy:

• wprowadzają systemy rezerwacji pojazdów służbowych,
• tworzą pulę aut dostępnych rotacyjnie,
• zmniejszają liczbę aut w użytkowaniu indywidualnym,
• wdrażają zasady rozliczania kosztów według faktycznego użytkowania.

Modele współdzielone (fleet sharing) pozwalają także lepiej planować serwisowanie pojazdów, optymalizować wykorzystanie parkingów i unikać przestojów. Zmniejszają też presję kosztową i umożliwiają dostosowanie skali floty do realnych potrzeb organizacji.

Zmiana oczekiwań pracowników – jeszcze większa elastyczność

Kolejnym aspektem jest ewolucja oczekiwań samych użytkowników. Młodsze pokolenia często preferują dostęp do auta zamiast jego posiadania, nawet w kontekście służbowym. Coraz więcej pracowników oczekuje elastycznych rozwiązań transportowych – np. możliwości wyboru pomiędzy autem, kartą paliwową, dofinansowaniem do transportu publicznego czy opcją pracy zdalnej.

Dla fleet managera oznacza to konieczność tworzenia zróżnicowanych polityk flotowych, które uwzględniają:

• opcjonalność i dobrowolność korzystania z auta służbowego,
• systemy benefitowe dopasowane do stylu życia,
• potrzebę transparentnych zasad przydzielania pojazdów,
• integrację danych z HR i działem finansowym.

Firmy coraz częściej korzystają z platform rezerwacyjnych oraz analizują dane dotyczące rzeczywistego zapotrzebowania na mobilność w poszczególnych działach.

Presja kosztowa i nowe podejście do optymalizacji

Wzrost kosztów utrzymania pojazdów, podatki oraz zmiany w przepisach (np. rozliczanie kosztów aut wykorzystywanych do celów prywatnych) sprawiają, że firmy poszukują nowych sposobów na optymalizację zarządzania flotą. Obecnie coraz częściej stosowane są narzędzia do analizy rzeczywistego użytkowania pojazdów – systemy raportujące styl jazdy, przebiegi, liczbę dni nieużytkowania auta. Dane te pozwalają na racjonalizację decyzji: które auta są potrzebne, a które można wycofać lub zastąpić.

W ramach optymalizacji zarządzania flotą stosuje się m.in.:

• analizę TCO (Total Cost of Ownership),
• monitoring ekonomii jazdy i zużycia paliwa,
• planowanie serwisów i wymiany opon w oparciu o rzeczywisty przebieg,
• optymalizację tras w celu redukcji pustych przebiegów,
• wdrażanie systemów premii dla kierowców za oszczędną jazdę.

W polskich warunkach takie podejście staje się koniecznością – zwłaszcza przy rosnących cenach paliwa, kosztach leasingu i obsługi serwisowej.

Fleet management jako element strategii HR i ESG

Nowoczesne zarządzanie flotą pojazdów coraz częściej łączy się z polityką personalną i celami z zakresu zrównoważonego rozwoju. Flota służbowa może być elementem oferty pracodawcy, ale też źródłem przewagi konkurencyjnej w zakresie odpowiedzialności środowiskowej. Wdrażanie pojazdów hybrydowych i elektrycznych, promowanie eco-drivingu, mierzenie śladu węglowego floty – to działania, które wspierają realizację celów ESG.

Firmy mogą podejmować w tym zakresie różne działania, np.:

• konwersja floty na pojazdy niskoemisyjne,
• wprowadzenie szkoleń z eco-drivingu,
• monitorowanie emisji CO₂ i raportowanie wskaźników ESG,
• tworzenie polityk flotowych spójnych z celami środowiskowymi,
• uzależnianie benefitów flotowych od stylu jazdy.

W Polsce coraz więcej firm uwzględnia też wskaźniki flotowe w raportach niefinansowych i strategiach zrównoważonego rozwoju. Fleet manager współpracuje przy tym z HR i CSR, co pozwala lepiej zintegrować politykę flotową z celami całej organizacji.

Praktyczne wsparcie we wdrażaniu zmian

Zmiany w sposobie zarządzania flotą wymagają nie tylko przemyślanej strategii, ale też odpowiednich narzędzi i partnerów. Firmy takie jak Flotman wspierają organizacje we wdrażaniu nowoczesnych modeli fleet management – od monitoringu użytkowania pojazdów, przez optymalizację tras, aż po analizę danych i raportowanie wyników.

Z wykorzystaniem rozwiązań Flotman firmy mogą:

• analizować i porównywać wskaźniki efektywności pojazdów,
• optymalizować trasy i planować przejazdy na podstawie danych historycznych,
• śledzić zużycie paliwa i styl jazdy kierowców,
• szybko identyfikować nieefektywnie wykorzystywane pojazdy,
• tworzyć raporty flotowe na potrzeby zarządu i działów operacyjnych.

Dzięki integracji z systemami ERP i aplikacjami flotowymi możliwe jest bieżące śledzenie kosztów, efektywności wykorzystania pojazdów oraz wdrażanie polityk zgodnych z celami organizacji. Flotman dostarcza rozwiązania, które pomagają dostosować flotę do zmieniających się warunków biznesowych i oczekiwań pracowników – niezależnie od tego, czy flota obejmuje 20 czy kilkaset samochodów.

Zarówno trendy społeczne, jak i ekonomiczne sprawiają, że fleet management w Polsce staje się bardziej kompleksowy niż kiedykolwiek. Elastyczność, współdzielenie zasobów i świadome podejmowanie decyzji flotowych będą kluczowe dla firm, które chcą utrzymać efektywność i konkurencyjność na rynku. Współczesny fleet manager musi nie tylko znać pojazdy, ale przede wszystkim rozumieć ludzi i procesy zachodzące w organizacji.