Nowe przepisy ZUS dla małych firm: jak poradzić sobie z biurokracją?

Udostępnij artykuł:

Rok 2020 rozpoczął się szeregiem istotnych zmian dla przedsiębiorców prowadzących własną działalność gospodarczą. Mimo iż z założenia mają one ułatwić ten proces, związane z nimi formalności mogą przynieść całkowicie odmienny rezultat. Jak poradzić sobie z biurokracją oraz skutecznie zarządzać małą firmą?

Nowe przepisy ZUS dla małych firm – co zrobić, by dostać ulgi?

Jedną z ważniejszych zmian dla przedsiębiorców w 2020 r. są zmiany w wysokości składek ZUS, dokładniej mówiąc – dodatkowe ulgi obniżające ich wartość. Nowe przepisy nie dotyczą co prawda wszystkich. Znacząco poszerzają jednak grono beneficjentów preferencyjnych świadczeń. Co zmieniło się w stosunku do dotychczas obowiązujących przepisów?

Do tej pory z Małego ZUS-s mogli korzystać właściciele tych firm, których roczny przychód wynosił maksymalnie 67,5 tys. zł. Od 2020 r. limit ten wzrósł niemal dwukrotnie – do 120 tys. zł. Oprócz tego, zmianie uległ również sposób obliczania składek. O ile dotychczas uzależnione były one od przychodu, od lutego wylicza się je proporcjonalnie do dochodu. Co w świetle nowych przepisów ZUS dla małych firm należy zrobić, aby zyskać preferencyjne warunki świadczeń?

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Chęć skorzystania z Małego ZUS-u Plus należy zadeklarować do 2 marca, składając do właściwego oddziału ZU-u odpowiednie dokumenty. Wśród nich powinny znaleźć się:

• ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z dotychczasowym kodem ubezpieczenia,
• ZUS ZUA lub ZUS ZZA – zgłoszenie do nowej formy ubezpieczeń w ramach Małego ZUS.

Na tym jednak nie koniec formalności. Oprócz powyższych formularzy, przedsiębiorca musi złożyć także dokumenty rozliczeniowe za luty, zawierające informacje o rocznym dochodzie, przychodzie oraz formie opodatkowania. Powyższe wytyczne dotyczą przedsiębiorców, którzy nie korzystali dotychczas z preferencyjnych składek. Ci, którzy objęci już byli Małym ZUS-em, powinni złożyć wyłącznie dokumenty rozliczeniowe – za styczeń i luty.

Biała lista podatników VAT – jak się na niej znaleźć i kiedy jest to konieczne?

Rozważając temat nowych przepisów podatkowych dla małych firm, nie sposób nie wspomnieć o białej liście VAT. Czym ona jest oraz na czym może polegać związana z nią trudność? Najogólniej mówiąc jest to wykaz pozwalający sprawdzić, czy dany kontrahent zarejestrowany jest jako czynny podatnik VAT oraz jakie rachunki bankowe przypisane są do jego konta. Na czym polega nowość? Otóż przed dokonaniem każdej transakcji, przedsiębiorcy zobowiązani są sprawdzić, czy rachunek ich kontrahenta znajduje się na białej liście podatników VAT. W przeciwnym wypadku mogą zapłacić wysokie kary.

Wpisanie do wspomnianego wykazu odbywa się automatycznie – wystarczy jedynie zadbać o zgłoszenie rachunku bankowego firmy do CEiDG. Więcej trudności może jednak przysporzyć każdorazowe sprawdzanie kontrahentów. Jak w miarę możliwości zautomatyzować ten proces? Dużym ułatwieniem może być weryfikacja za pomocą aplikacji bankowej – iPKO biznes. W odróżnieniu od dotychczasowych metod kontroli, pomaga ona dokonać tego bezpośrednio podczas zlecaniu przelewu, przy użyciu wyłącznie numeru rachunku oraz NIP-u kontrahenta.

Likwidacja deklaracji VAT – jak rozliczać ten podatek?

Zwiększenie wiarygodności kontrahentów to niejedyna nowość w sferze świadczeń publicznych. Oprócz tego, nowe przepisy podatkowe dla małych firm oraz większych podmiotów przewidują zniesienie deklaracji VAT. Od kwietnia 2020 r. ma ona zostać zastąpiona przez plik JPK_VAT. Co oznacza ta zmiana dla przedsiębiorców? Przede wszystkim spore ułatwienie. Nowa struktura zwalnia ich z konieczności wysyłania deklaracji VAT-7 i VAT-7k, jak i załączników do tych formularzy (VAT-ZZ, VAT-ZD, VAT-ZT). Druki te zastąpione zostaną dodatkowymi polami do uzupełnienia we wspomnianym pliku. Jego natomiast wystarczy przesłać drogą elektroniczną, do 25. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc. Powyższa nowelizacja może znacząco odciążyć księgowych lub przedsiębiorców w małych firmach. Należy jednak pamiętać o dokładnym prowadzeniu pliku – w świetle nowych przepisów, UOKiK może bowiem zażądać uzyskania wglądu do nowej struktury.

Nowe przepisy ZUS dla małych firm – jak założyć i prowadzić mikrorachunek?

Poza przywołanymi nowościami, przeobrażeniom uległa również metoda opłacania podatków. Co konkretnie zmieniło się w tej kwestii? Przede wszystkim sposób regulowania tych należności. Dotychczas właściciele firm płacili podatki na rachunki swoich urzędów skarbowych – różne, w zależności od rodzaju regulowanej daniny.

Od stycznia 2020 r. ich miejsce zajął tzw. mikrorachunek podatkowy – indywidualny rachunek przypisany do każdego podatnika. Regulacja ta obowiązuje zarówno osoby fizyczne, jak i prawne – niezależnie od rodzaju i wielkości prowadzonej działalności gospodarczej. Gdzie znaleźć mikrorachunek oraz jak wpłacać na niego podatki?

Najłatwiej sprawdzić go stronie Ministerstwa Finansów, za pośrednictwem dostępnego tam Generatora mikrorachunku podatkowego, lub też w urzędzie skarbowym. W przypadku, gdy identyfikatorem jest numer NIP, nowy rachunek przybiera formę: LK101000712222XXXXXXXXXX00, gdzie wartość LK101000712222 jest stała. Po niej natomiast umieszczony jest numer NIP. Jak zgodnie z nowymi przepisami dla małych firm płacić podatki na mikrorachunek? Otóż wystarczy go wygenerować oraz określić w tytule rodzaj opłacanego świadczenia – PIT, CIT lub VAT. Niesprecyzowanie tej kwestii jest równoznaczne z przeznaczeniem wpłaty na zobowiązania o najstarszym terminie płatności.

Nowe przepisy ZUS dla małych firm to najgłośniejsze, lecz niejedyne zmiany dla przedsiębiorców. Mimo iż z założenia mają one ułatwiać prowadzenie działalności gospodarczej, wiele z nich pociąga za sobą szereg niewiadomych wątpliwości. Jak ich uniknąć? Warto dokładnie zapoznać się z treścią nowych przepisów. Pomoże to uniknąć trudności oraz zbędnej biurokracji.