Monitoring GPS floty a RODO – jakie dane można wykorzystywać?
Monitoring GPS i lokalizowanie pojazdów to jedno z najpopularniejszych narzędzi nadzoru i kontroli aut służbowych. Przy dużej efektywności, sięganie po niego wiąże się jednak z pewnymi wątpliwościami, szczególnie w świetle unijnego rozporządzenia RODO. Jakie dane z monitoringu można wykorzystywać w zamyśle jego twórców i jakie obowiązki nakłada ten akt prawny na pracodawców?
Prawo do prywatności w praktyce wykonywania pracy
Pracodawca ma prawo do zorganizowania pracy w sposób umożliwiający pełne wykorzystanie przewidzianego na nią czasu oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi. To jedno z podstawowych uprawnień, przysługujących każdemu przedsiębiorcy. W przypadku posiadacza floty pojazdów nabiera ono szczególnego znaczenia. Często realizowane jest bowiem poprzez monitoring pojazdów i ich lokalizacji.
Z drugiej strony jawi się niezbywalne prawo pracowników, jakim jest ochrona i poszanowanie ich życia prywatnego. Uprawnienie to zabezpieczone jest szeregiem gwarancji, mających swoje źródło w konstytucji, a także w wielu doniosłych rangą umowach międzynarodowych. Wśród nich szczególne znaczenie ma RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, obowiązujące od 25. maja 2018 r. W jaki sposób reguluje ono relacje między dwoma wspomnianymi powyżej wartościami? Jakie obowiązki ten akt prawny nakłada na właścicieli flot samochodowych, korzystających z usług lokalizacji GPS?
Obowiązki pracodawcy dotyczące ochrony danych osobowych podczas monitoringu GPS
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego nie zabrania instalowania we flocie pojazdów systemu lokalizacji GPS. Aby jednak jego użytkowanie było zgodne z prawem, pracodawca zobowiązany jest spełnić kilka podstawowych warunków.
- Przede wszystkim musi on jasno poinformować pracownika o umieszczeniu w pojeździe lokalizatorów GPS. Ta informacja powinna przybrać formę dokumentu pisemnego, precyzującego cele, zakres oraz sposób monitorowania samochodu np. polityka flotowa [su_button url=”https://www2.flotman.pl/materialy/polityka-flotowa?gclid=EAIaIQobChMI8YKg1Pyc7AIVFdGyCh1aawwDEAAYASAAEgJwCfD_BwE” target=”blank”]Polityka flotowa – PLIK DO POBRANIA[/su_button].
- Oprócz tego kierowcy samochodów firmowych muszą być także uświadomieni o rodzaju zbieranych danych i miejscu ich rejestrowania.
- Wreszcie powinni wiedzieć, jak długo będą one przechowywane oraz kto zyska do nich dostęp.
Obowiązek informacyjny managera floty nie sprowadza się jednak wyłącznie do sporządzenia stosownego dokumentu. Poza nim flotowiec zobowiązany jest również do umieszczenia w widocznym miejscu auta symbolu obrazkowego, informującego o urządzeniu monitorującym trasę pojazdu.
Kluczowy wymóg – precyzyjne określenie celów monitoringu
Wyczerpujące poinformowanie kierowców o umieszczeniu we flocie samochodowej urządzeń lokalizujących posiada niezmiernie ważne znaczenie dla legalności systemu monitoringu GPS.
Ten warunek nie będzie jednak spełniony bez istnienia szczególnych okoliczności, uprawniających do zastosowania lokalizatorów. Z tego też względu, pracodawca musi jasno i precyzyjnie określić cel zainstalowania w pojazdach systemu monitoringu.
>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>
Co szczególnie istotne, rejestrowane dane muszą bezwzględnie mieścić się w celu, w jakim jest to niezbędne dla zapewnienia sprawnej organizacji pracy. Co więcej, cel przetwarzania informacji określony w dokumentacji musi być rzeczywiście zgodny z rejestrowanymi danymi. Co to oznacza?
Przykład: flotowiec nie może wykorzystywać informacji pozyskanych z monitoringu GPS dla ochrony mienia, podczas gdy w regulaminie pracy jako cel wskazał lepszą organizację czasu pracy za sprawą optymalizacji tras.
Należy więc pamiętać, aby cele zawarte w regulaminie pracy, czy polityce flotowej były spójne z realnym wykorzystaniem informacji z monitoringu GPS.
Oprócz tego sam proces zbierania danych powinien przebiegać w sposób rzetelny i przejrzysty, a jego zasady powinny być jasno określone i dostępne dla pracownika.
Dopuszczalny zakres danych pozyskiwanych w monitoringu GPS
Kwestią budzącą najwięcej wątpliwości w związku z monitoringiem GPS we flocie pojazdów, jest zakres pozyskiwanych danych. Jak można przypuszczać, nie jest on nieograniczony. Wręcz przeciwnie – istnieją informacje, do których dostęp jest przez autorów rozporządzenia pilnie strzeżony. Jakie wobec tego dane pracodawca może legalnie pozyskiwać w związku ze stosowaniem systemu GPS?
Wbrew wszelkim obawom, nie mają one wrażliwego charakteru. Do dostępnych dla managera informacji zaliczają się wyłącznie te dotyczące stylu jazdy danego kierowcy, a także sposobu użytkowania przez niego pojazdu. Idąc tą drogą, pracodawca może zyskać informacje o tym:
- gdzie konkretny pracownik tankuje,
- gdzie organizuje sobie postój czy aktualnie przebywa.
Co istotne, uprawnienie to posiada zastosowanie także podczas wykorzystywania pojazdów służbowych do celów prywatnych.
Prawa pracodawcy do wykorzystywania danych z monitoringu
Pozyskiwanie i przechowywanie informacji o sposobie wywiązywania się pracowników ze zleconych im obowiązków to jedno. Dla istoty monitoringu daleko ważniejsze znaczenie ma jednak potencjalna możliwość oraz zasady ich wykorzystywania. Kwestia ta budzi sporo obaw i wątpliwości zarówno wśród kierowców, jak i nadzorujących ich pracę fleet managerów. Jak zagadnienie to ujęte zostało w aspekcie prawnym?
Otóż w myśl rozporządzenia RODO, pracodawca nie ma prawa do wykorzystywania danych pozyskiwanych w monitoringu GPS. Wyjątkiem od tej reguły są sytuacje np. kradzieże samochodu, czy okoliczności wymagające ustalenia odpowiedzialności za jego uszkodzenie.
Legalność użycia monitoringu GPS we flocie pojazdów po wejściu w życie RODO, budzi wiele obaw i niejasności. W rzeczywistości jednak kwestia ta nie jest tak skomplikowana, jak mogłoby się wydawać. Wyraźne oznakowanie urządzeń lokalizacyjnych, określenie celu i zasad ich użycia – to zasady, o jakich musi pamiętać każdy właściciel floty samochodowej.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat RODO w zarządzaniu flotą? Sprawdź inne nasze artykuły!
