Monitoring GPS pojazdów - Flotman
 
Uprzejmie informujemy, że pracujemy od 8:00 do 16:00.
Flotman Classic Flotman New
Blog

Monitoring GPS floty a RODO – czy śledzenie lokalizacji kierowców jest legalne?

29 stycznia 2019 | Flotman | Kategorie: Pytania do eksperta Monitoring GPS floty a RODO? Warto zapoznać się z przepisami.

25 maja 2018 r. weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE o ochronie danych osobowych, znane powszechnie pod skrótową nazwą RODO. Zawarte w nim rozwiązania stanowią niewątpliwie jedne z najgłośniejszych, a jednocześnie najbardziej kontrowersyjnych przepisów ostatnich lat. W jaki sposób regulacje te wpływają na monitoring pojazdów?

Monitoring floty GPS a RODO­ – zakres obowiązywania europejskiego rozporządzenia

Głównym motywem przyświecającym autorom rozporządzenia RODO była chęć stworzenia ujednoliconych standardów ochrony danych osobowych poprzez zwiększenie kontroli nad sposobem ich gromadzenia i przetwarzania. Jak więc nietrudno wnioskować, zakres obowiązywania nowych regulacji ograniczony jest wyłącznie do danych osobowych. Co ustawodawca rozumie pod ich pojęciem?

RODO: czym są dane osobowe?

Otóż – zgodnie z RODO – są to wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Zaliczyć więc można do nich tak podstawowe dane, jak np.:

  • imię i nazwisko,
  • numer PESEL,
  • nr dowodu osobistego,
  • adres zamieszkania,
  • dane teleadresowe (nr telefonu, adres mailowy),
  • wizerunek,
  • inne cechy fizyczne, fizjologiczne, kulturowe, społeczne lub ekonomiczne, pozwalające na identyfikację osoby.

Wśród wielu informacji o cechach fizycznych, umysłowych i wszelkich innych, tworzących profil indywidualnej osoby, swoje miejsce okazują się mieć także dane lokalizacyjne. Co namierzanie pojazdów ma wspólnego z danymi osobowymi?

Jak się okazuje – więcej niż mogłoby się wydawać. Do każdego pojazdu we flocie można bowiem przydzielić konkretnego pracownika. To natomiast otwiera potężne źródło informacji – o jego bieżącym położeniu, stylu jazdy, nawykach i wielu innych. Co o sposobie ich wykorzystywania mówi rozporządzenie europejskie?

System GPS a RODO i polskie uwarunkowania prawne

Kwestia monitoringu flot samochodowych nie została bezpośrednio uwzględniona w zapisach rozporządzenia. Nie oznacza to jednak, że nie ma swoich podstaw prawnych. Wobec pominięcia tematu ochrony danych osobowych w świetle działalności urządzeń telematycznych, głos w tej sprawie zabrał polski ustawodawca. Nowe przepisy, dodane do kodeksu pracy w ramach zmienionej ustawy o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r., precyzują jasno, kiedy oraz na jakich warunkach dopuszczalny jest monitoring pojazdów. Jak na podstawie artykułów 222 i 223 k.p. kształtują się relacje między GPS a RODO?

Otóż dopuszczają one możliwość stosowania monitoringu wyłącznie w dwóch celach. Po pierwsze, gdy jest to niezbędne do zaplanowania zajęć kierowców w sposób pozwalający na pełne wykorzystanie czasu ich pracy, np. przez kontrolę optymalnego doboru tras. Po drugie w celu zapewnienia właściwego użytkowania przez kierowcę powierzonych mu narzędzi, co może mieć związek np. z realizowaną przez firmę polityką eco-divingu.

Wyraźnie zakreślony obowiązek informacyjny

Celowość stosowania monitoringu w pojazdach to jedno. Niezwykle istotny nacisk twórcy rozporządzenia kładą jednak na odpowiednią politykę informacyjną. Kwestię tę przepisy precyzują jasno – o wprowadzeniu systemu GPS przedsiębiorca zobowiązany jest poinformować wszystkich pracowników nie później niż do dwóch tygodni przed jego uruchomieniem.

To jednak nie wszystko. Oprócz powiadomienia kierowców o samym fakcie zamontowania w pojazdach lokalizatorów, pracodawca musi także w jasny i czytelny sposób oznaczyć monitorowane pojazdy. Dodatkowo zobowiązany jest wyjaśnić, do kogo trafiają gromadzone dane i jak długo będą przechowywane oraz zaznajomić pracowników z prawami, jakie przysługują im na gruncie RODO.

Gwarancję ochrony ich przestrzegania oraz dbałości o prywatność ma natomiast stanowić obowiązek wpisania zasad monitorowania pojazdów do regulaminu lub układu zbiorowego pracy. W przypadku przedsiębiorstw flotowych jego rolę może pełnić polityka flotowa.

Monitoring GPS a RODO w podróżach prywatnych

Kontrolowanie kierowców pod kątem wypełniania zleconych obowiązków w czasie pracy to już niemal standard w wielu przedsiębiorstwach. O ile praktyka ta jest jak najbardziej uzasadniona, o tyle całkiem odmiennie przedstawia się kwestia monitorowania samochodów podczas prywatnych przejazdów pracowników. Zbieranie danych w takich sytuacjach może w wysokim stopniu godzić w ich prywatność i  – co najważniejsze – jest niezgodne z prawem. Jak rozstrzygnąć ten problem, aby nie naruszać zarówno wolności pracowników, jak i przepisów rozporządzenia?

Najlepszym rozwiązaniem jest montaż systemu pracującego w dwóch trybach – jazdy służbowej i prywatnej. Możliwość czasowego wyłączenia systemu monitoringu pozwoli pracownikom zachować prywatność po godzinach pracy, w weekend czy w czasie urlopu. Pracodawców uchroni zaś przed przykrymi konsekwencjami prawnymi.

Zgoda pracownika na monitoring GPS

Rozważając temat relacji między monitoringiem a RODO, warto pochylić się także nad tym, jaki wpływ na wprowadzenie  rozwiązań lokalizacyjnych mają sami pracownicy. Czy potrzebna jest do tego ich zgoda oraz czy mają oni prawo odmówić zamontowania w autach odbiorników GPS? Otóż wszystko zależy od okoliczności oraz charakteru eksploatacji pojazdu. Jeśli system monitoringu rejestruje aktywność kierowców w czasie pracy oraz w związku z wykonywaniem czynności służbowych – wystarczy jedynie poinformować ich o zaistniałym fakcie.

Jeśli jednak monitoring działa w sposób ciągły – a więc także poza aktywnością zawodową – konieczne będzie zyskanie jasno wyrażonej zgody pracowników na przetwarzanie ich danych lokalizacyjnych.

Monitoring GPS floty a RODO – warto pamiętać

To kwestia, która od pewnego czasu nieustannie spędza sen z powiek niejednego przedsiębiorcy. Wbrew wielu wątpliwościom i obawom, stosowanie monitoringu pojazdów nie jest w świetle owego rozporządzenia zakazane. Zachowanie szczególnej dbałości o ochronę danych lokalizacyjnych oraz świadoma polityka informacyjna – to główne zobowiązania, jakie nakładają na pracodawców unijne regulacje.

Monitoring GPS floty a RODO – czy śledzenie lokalizacji kierowców jest legalne?
Ocena: 5 z: 1

Dowiedz się więcej
wybierz kontakt z naszym agentem

Kontakt

System Flotman
dedykowane rozwiązanie GPS
dla właścicieli flot samochodowych

Zobacz ofertę