Kontrolowanie przejazdów prywatnych służbowym samochodem – 4 sposoby

Udostępnij artykuł:

Nadużywanie samochodów służbowych w celach prywatnych to bardzo częsta praktyka wśród kierowców zawodowych, która ma wpływ m.in. na zwiększenie kosztów utrzymania floty. Poznaj nasze 4 sposoby na ograniczenie przejazdów prywatnych służbowym samochodem i dowiedz się, jak zwiększyć kontrolę nad tym, co dzieje się z Twoimi pojazdami.

1.    Jasno sprecyzowana polityka flotowa

Każda firma z branży CFM powinna dysponować własną, wewnętrzną polityką flotową. To nic innego jak zbiór reguł dotyczących wydawania, zwrotu oraz eksploatowania służbowych pojazdów. W takim dokumencie może znaleźć się zapis mówiący np. o konieczności poddania kierowcy badaniu trzeźwości (może być ono przeprowadzone zarówno przed wydaniem pojazdu, jak i w trakcie jego użytkowania) czy pokryciu potencjalnej szkody z jego kieszeni.

Głównym założeniem polityki flotowej jest kontrolowanie przejazdów prywatnych służbowym samochodem i ograniczenie wszelkich nadużyć. Regulamin kierowcy powinien przede wszystkim wyznaczać jego obowiązki i zakres odpowiedzialności, określając to, co powinien, a czego nie powinien robić on w godzinach pracy, podczas jazdy firmowym autem. Podpisany regulamin jest wiążący i zobowiązuje pracownika do przestrzegania określonych w nich zasad.

2.    Monitoring GPS – flota pod kontrolą!

Kontrolowanie przejazdów prywatnych służbowym samochodem możliwe jest także za pośrednictwem zewnętrznego oprogramowania, np. Flotman. System w czasie rzeczywistym sam gromadzi i analizuje wszystkie najważniejsze parametry jazdy, takie jak m.in.:

• stan pracy silnika
• zużycie paliwa,
• obroty silnika,
• stan kontrolek,
• prędkość pojazdu,
• zmiany stanu licznika.

Informacje te pozwalają określić, czy dany kierowca jeździ odpowiedzialnie, zgodnie z zasadami eco-driving i czy podczas pracy nie dopuszcza się jakichkolwiek nadużyć.

Dzięki monitoringowi GPS sprawdzisz m.in.:

• jaką trasą się poruszał,
• czy w danym momencie wybrał najbardziej ekonomiczny pojazd
• i czy w trakcie jazdy miał zapięte pasy bezpieczeństwa.

System zapewnia dostęp do pełnej historii tras poszczególnych pojazdów (znajdziesz je w zakładce Raporty). Pozwala to łatwo zweryfikować sposób wykorzystania konkretnego auta. Sposób, w jaki dany kierowca eksploatuje służbowy pojazd, może mieć oczywiście przełożenie na jego wynagrodzenie. Jak wiadomo, nawet niewielkie zmiany w stylu jazdy mogą wpłynąć na większe zużycie paliwa, a tym samym przyczynić się do zwiększenia kosztów pracowniczych. Chcąc monitorować flotę za pomocą urządzeń GPS, warto dodać stosowny podpunkt w regulaminie.

3.    Punkty zdefiniowane i limit na kilometry prywatne

Innym sposobem na kontrolowanie przejazdów prywatnych służbowym samochodem jest ustalenie tzw. punktów zdefiniowanych. W ten sposób jako Fleet Manager zyskasz wiedzę dotyczącą odwiedzonych przez Twoich pracowników miejsc, liczby zrealizowanych przez nich spotkań, a także czasu trwania zarówno delegacji służbowej, jak i samej podróży. Monitorowanie kierowców pozwoli Ci uniknąć dodatkowych, zbędnych kilometrów, a tym samym ograniczyć zużycie paliwa.

Oprogramowanie do zarządzania flotą daje także możliwość ustalenia limitu tzw. kilometrów prywatnych. Dzięki temu będziesz miał kontrolę nad tym, czy pracownicy nie eksploatują nadmierne prywatnego pojazdu w prywatnych celach. Dla kierowców przestrzegających limitów możesz wprowadzić np. system premiowy.

   4. System premiowy

Aby kontrolowanie przejazdów prywatnych służbowym samochodem przyniosło korzyści, oprócz polityki flotowej i oprogramowaniu GPS, warto pomyśleć o wprowadzeniu systemu premiowego. W ten sposób nagrodzisz uczciwych kierowców za wzorcowe korzystanie z floty. Dokładna ewidencja pracowników pozwoli Ci lepiej zarządzać firmowym budżetem i w całości wyeliminować nieuczciwe praktyki związane z eksploatacją służbowych pojazdów.