Kontrola paliwa w 4 krokach: jak zoptymalizować koszty w firmie?

Udostępnij artykuł:

Paliwo to jeden z największych wydatków utrzymania parku pojazdów. Według różnych szacunków, koszty jego pokrycia mogą sięgać nawet 25 – 30% całego budżetu flotowego. To sprawia, że nawet najmniejsze oszczędności mają istotne znaczenie dla finansów całej firmy. Jak łatwo i skutecznie zoptymalizować koszty spalania? Przedstawiamy kilka praktycznych przykładów.

Monitorowanie zużycia paliwa poprzez karty paliwowe

Kontrola paliwa wydaje się stosunkowo prostym zadaniem. Tymczasem jest to podstawowy błąd, o czym łatwo może przekonać się każdy przedsiębiorca dysponujący większym parkiem pojazdów. Nieplanowane ubytki paliwa, nadmierne spalanie, nieregularne tankowania – to kwestie, nad którymi ciężko zachować kontrolę w przypadku jednego pojazdu, nie mówiąc o pokaźnej flocie samochodów. Jak rozwiązać ten problem?

Pomocna bez dwóch zdań okaże się karta paliwowa. Mimo iż stanowi ona coraz częstszą praktykę funkcjonowania wielu przedsiębiorstw, wśród niektórych managerów wciąż budzi liczne pytania i wątpliwości. Jak działa karta paliwowa?

Mówiąc najogólniej, umożliwia ona bezgotówkowe regulowanie płatności za benzynę oraz inne produkty lub usługi. W zależności od dostawcy i wybranego wariantu, karty paliwowe przypisane są do konkretnego numeru rejestracyjnego, pracownika bądź też całej firmy. W jaki sposób ułatwiają one monitorowanie zużycia paliwa we flocie?

Wykorzystanie kart paliwowych w systemie raportowym

Głównym zamysłem wprowadzenia kart paliwowych było ułatwienie codziennej pracy kierowców. Dzisiaj wygoda to jednak nie wszystko, co oferują te narzędzia. Odpowiednio wykorzystane, mogą znacznie ułatwić kontrolę spalania we flocie pojazdów. Taką funkcjonalność oferuje aplikacja Flotman. Uwzględnienie danych pochodzących z kart paliwowych w generowanych systematycznie raportach, stwarza fleet managerom pełen obraz spalania, zarówno w odniesieniu do całej floty, jak i konkretnych pojazdów. Zyskując szczegółowe zestawienia, mogą oni porównać liczbę rzeczywistych tankowań odnotowanych w komputerze pokładowym pojazdu, z tymi zaznaczonymi na karcie paliwowej. Analiza ta pozwoli łatwo dostrzec wszelkie nieprawidłowości, a co za tym idzie – przyczyni się do uszczelnienia obiegu paliwa we flocie.

Dzięki raportom aplikacji Flotman, fleet manager będzie w stanie łatwo oszacować spalanie paliwa we flocie, jak i wyeliminować niewłaściwe praktyki. Mowa chociażby o wykorzystywaniu pojazdów służbowych do celów prywatnych czy ubytków paliwa.

Identyfikacja i analiza trendów paliwowych we flocie 

Dla określenia poziomu zużycia paliwa przez pojazdy, niezwykle istotna jest identyfikacja trendów spalania, panujących we flocie oraz głównych kierunków, w jakich one zmierzają. W tym również niezwykle pomocna okazuje się aplikacja Flotman. Jak kontrolować paliwo w firmie za jej pośrednictwem? Dzięki predefiniowanym dashboardom, manager już na pulpicie głównym posiada dostęp do przekrojowych danych, obrazujących czas jazdy, przejechane kilometry czy spalone ponad normę paliwo. Informacje te odnoszą się przy tym zarówno do całej floty, jak i grupy pojazdów czy pojedynczych samochodów.

Mało tego. Na podstawie zebranych danych i ich rozkładu w dłuższej perspektywie czasu, aplikacja obrazuje ogólne trendy. Obok wyrażającej je wartości liczbowej, w dashboardzie pojawia się zielona lub czerwona strzałka. Wyraża ona odpowiednio wzrostową lub spadkową tendencję spalania, względem analogicznego okresu zdefiniowanego na dashboardzie. Takie zobrazowanie spalania może stanowić dla managera sygnał, iż powinien on bliżej przyjrzeć się flocie i wyciągnąć wnioski na podstawie szczegółowych raportów.

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Powiadomienia o niekontrolowanym zużyciu paliwa

Nadmiar pracy, zbyt duża liczba pojazdów we flocie lub zwykłe ludzkie roztargnienie, mogą sprawić, że fleet manager nie dostrzeże niepokojących oznak spalania lub też je zignoruje. Aby zapobiegnąć takim sytuacjom oraz zwolnić go z konieczności pamiętania o regularnym przeglądaniu raportów, aplikacja Flotman wyposażona została w system powiadomień i subskrypcji. Dzięki niemu, za pomocą specjalnych alarmów manager zostanie poinformowany o wszelkich nieprawidłowościach oraz ubytkach paliwa. To z kolei będzie dla niego stanowiło sygnał, aby dokładniej przyjrzeć się sposobom eksploatacji poszczególnych pojazdów.

Oprócz tego, za sprawą modułu subskrypcji manager może ustawić opcję comiesięcznego wysyłania raportów paliwowych na swoją skrzynkę pocztową. Dzięki temu zyska pewność, że nie zapomni o regularnej kontroli floty, co ułatwi mu monitorowanie zużycia paliwa w firmie.

Eco-driving – styl jazdy sprzyjający redukcji spalania

Mówiąc o optymalizacji wydatków paliwowych we flocie, nie sposób nie wspomnieć o eco-drivingu. Co ma wspólnego technika jazdy z wielkością spalania? Otóż zdecydowanie więcej niż mogłoby się wydawać. Jak kontrolować paliwo w firmie za pomocą techniki jazdy kierowców?

Do tego właśnie celu stworzony został dashboard eco aplikacji Flotman. Panel ten, w przystępny i graficzny sposób przedstawia behawiorystyczne ujęcie modelu jazdy poszczególnych pracowników. Ukazując pozytywne i negatywne oceny oraz ogólne tendencje, pozwala managerowi osądzić, którzy kierowcy odpowiadają za najwyższą wartość spalania. Na tej podstawie może on indywidualnie podejść do każdego z nich i wdrożyć odpowiednie programy motywacyjne lub szkoleniowe.

Kontrola paliwa to jeden z ważniejszych aspektów sprawnego zarządzania flotą pojazdów. Niestety zadanie to nierzadko przysparza licznych trudności, szczególnie w przypadku pokaźnej floty pojazdów. Jak sprostać temu wyzwaniu? Szerokie funkcjonalności aplikacji Flotman pomogą znacząco usprawnić regularne monitorowanie zużycia paliwa we flocie.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak obniżyć koszty utrzymania floty w firmie? Zobacz nasz webinar!