Karty flotowe – 4 korzyści dla firmy

Udostępnij artykuł:

Jedną z najbardziej absorbujących kwestii w zarządzaniu flotą pojazdów są szeroko pojęte sprawy paliwowe. Konieczność posiadania przy sobie gotówki lub karty płatniczej, proszenia o fakturę po każdorazowym tankowaniu, żmudny proces rozliczania wizyt na stacji benzynowej, czy kontrola niekontrolowanych tankowań – wszystkich tych problemów można uniknąć, decydując się na karty paliwowe.

Na jakiej zasadzie działa karta paliwowa?

Obserwacja trendów panujących na rynku motoryzacyjnym pozwala dostrzec, iż karty flotowe cieszą się coraz większym uznaniem wśród pokaźnej liczby polskich przedsiębiorców. Rozwiązanie to staje się codzienną praktyką funkcjonowania nie tylko wielkich  firm, czy średnich, ale nawet jednoosobowych działalności gospodarczych. Co decyduje o tak dużej popularności tej formy płatności?

Karta paliwowa to sposób bezgotówkowego regulowania płatności za benzynę oraz inne produkty bądź usługi. W większości przypadków transakcje wykonywane za jej pośrednictwem wymagają zaakceptowania przez podanie kodu PIN lub podpis zgodny ze wzorem. W zależności od dostawcy, karty flotowe przypisane są do auta o konkretnym numerze rejestracyjnym, określonego pracownika lub do firmy. Jakie korzyści pociąga za sobą ta forma regulowania płatności?

Czytaj więcej na naszym blogu >> Karty paliwowe >>

Bezgotówkowe rozliczanie opłat za paliwo i nie tylko

Największym udogodnieniem, oferowanym przez karty paliwowe, jest możliwość regulowania wielu opłat bez użycia gotówki czy kart płatniczych. Wbrew temu, co sugeruje nazwa, zapłacić nimi można nie tylko za benzynę, ale również za inne produkty dostępne na stacji, takie jak chociażby płyn do spryskiwaczy, wycieraczki czy żarówki. Co więcej, karty paliwowe można wykorzystać także do opłacenia myjni, serwisów ogumienia, a także uregulowania płatności za odpłatny przejazd autostradą, mostem czy tunelem. O ile w obrębie kraju funkcjonalność ta sprowadza się do zapewnienia dużej wygody i usprawnienia pracy, o tyle szczególnego znaczenia nabiera podczas wyjazdów zagranicznych. 

Możliwość opłacenia paliwa za pomocą karty flotowej w innym kraju zwalnia z konieczności posiadania jego waluty. Jest to natomiast możliwe ze względu na nieograniczony terytorialnie zasięg kart paliwowych.

Raportowanie oraz fakturowanie elektroniczne z odroczonym terminem płatności

Karty paliwowe dla małej firmy oraz dużego przedsiębiorstwa to nie tylko znaczne usprawnienie codziennych wydatków, związanych z eksploatacją pojazdu. Równie skutecznie rozwiązanie to pomaga także podwyższyć płynność finansową całej firmy. W jaki sposób?

Otóż jest to możliwe dzięki opcji odroczenia terminu płatności nawet o kilkadziesiąt dni. Zabieg ten pozwala skutecznie zaplanować budżet i wydatki w przedsiębiorstwie, a co za tym idzie – zwiększyć kontrolę nad stanem konta. Zaprowadzenie porządku i przejrzystości w kwestiach rachunkowych przekłada się także na daleko idące ułatwienie prac księgowych.

Przy płatności za pośrednictwem kart flotowych, w miejsce wielu pojedynczych rachunków wystawiana jest pojedyncza faktura zbiorcza, przygotowywana raz bądź dwa razy w miesiącu. Jedno zestawienie wszystkich operacji finansowych pozwala na szybszy i bardziej precyzyjny wgląd w wydatki firmy. Zaawansowane oprogramowania umożliwiają natomiast bieżącą kontrolę rachunków na poszczególnych kartach z poziomu urządzeń mobilnych.

Karty flotowe: szczegółowa kontrola tankowań

Jednym ze źródeł nadmiernych wydatków flotowych są niekontrolowane tankowania i wszelkie związane z nimi nadużycia. Te nieekonomiczne praktyki można skutecznie wyeliminować, decydując się na karty paliwowe. Dla małej firmy, dysponującej niewielką liczebnie flotą pojazdów, pozbycie się nieprawidłowości paliwowych może pociągać za sobą spore oszczędności finansowe. W jaki sposób?

Dokładne monitorowanie wydatków podczas tankowań oraz śledzenie wykonywanych transakcji pozwala łatwo dostrzec wszelkie nieprawidłowości. Ich wyeliminowaniu służy natomiast możliwość wprowadzenia stosownych ograniczeń – tak co do czasu, miejsca, jak i kosztu paliwa, kupowanego przez pracownika. Rozwiązanie to pozwala wyznaczyć zakres wydatków pokrywanych przez karty flotowe oraz uniknąć praktyki pokrywania nimi kosztów osobistych zakupów. To z kolei ogranicza pole do nadużyć, które mogłyby narazić firmę na problemy ze strony np. urzędu skarbowego.

Rozwiązaniem prowadzącym do oszczędności oraz intuicyjnej kontroli tankowań może być także system monitoringu floty, który posiada moduł kontroli paliwa. Pozwala on na weryfikację ewentualnych ubytków, analizę poziomu spalania, a także na import danych z kart flotowych. Stały dostęp do danych pozwala w łatwy sposób zoptymalizować koszty paliwa, co przekłada się na konkretne oszczędności.

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Oszczędności — kosztów, czasu i pracy

Liczne wyliczenia i szacunki dowodzą, iż korzystanie z kart flotowych pociąga za sobą oszczędności, sięgające aż 30% wydatków. Gdzie mają one swoje źródło? Przede wszystkim w możliwości kontroli tankowań oraz w cenach paliwa przy rabatach z karty. Indywidualny system rozliczeń operatorów z koncernami sprawia, iż właściciele kart mogą korzystać z atrakcyjnych stawek benzyny, niższych od standardowych cen nawet o 7 groszy na każdym litrze paliwa. Chociaż pozornie kwota ta nie robi wrażenia, w przeliczeniu na liczbę pojazdów i przejechanych przezeń kilometrów przekłada się na niemałe oszczędności. Rabatami jest przy tym objęte nie tylko paliwo, ale także wiele dodatkowych usług, jak chociażby myjnie.

Co jednak istotne, oszczędności generowane przez karty flotowe obejmują nie tylko finanse, ale także czas i pracę, związane z koniecznością rozliczania wydatków i tankowań. Dzięki inteligentnemu oprogramowaniu wszystkie rachunki i faktury generowane są automatycznie w elektronicznym systemie – bez tworzenia zbędnej biurokracji.

Podsumowując, karty paliwowe dla małej firmy i większych przedsiębiorstw pociągają za sobą szereg udogodnień i wymierne korzyści finansowe. Ich skutki zauważalne są już po krótkim okresie od wdrożenia nowego sposobu regulowania płatności.