Jak zmniejszyć koszty floty w firmie? – praktyczne porady pracowników Flotman

Optymalizacja kosztów utrzymania floty to jedno z podstawowych zadań fleet managera. Kwestia ta przekłada się nie tylko na płynność finansową i oszczędności w firmie. Odpowiednio dokonana – pozwala także znacząco usprawnić funkcjonowanie samochodów firmowych. Jak skutecznie zmniejszyć koszt utrzymania floty? Radzą pracownicy Flotman!

Najważniejsze informacje:

• Monitoring GPS i geostrefy obniżają koszty floty – systemy kontroli pracowników pozwalają śledzić trasy kierowców, eliminować niepotrzebne przejazdy i egzekwować zasady pracy
• Regularne serwisowanie zapobiega drogim awariom – systematyczne przeglądy techniczne i prewencyjne naprawy zmniejszają ryzyko poważnych usterek i wydłużają żywotność pojazdów
• Kontrola paliwa może zaoszczędzić 30% budżetu flotowego – karty paliwowe i monitoring spalania pozwalają wykryć nadużycia oraz optymalizować zużycie paliwa
• Eco-driving zwiększa bezpieczeństwo i zmniejsza koszty – ekonomiczny styl jazdy redukuje liczbę wypadków, zużycie paliwa i koszty napraw pojazdów
• Optymalizacja tras eliminuje puste przebiegi – planowanie tras i czasu pracy kierowców zmniejsza straty paliwa i zwiększa efektywność wykorzystania floty

Skuteczna kontrola pracowników

Monitorowanie pracowników utożsamiane jest często z brakiem zaufania i tworzeniem dystansu między podwładnym a przełożonym. Nic bardziej mylnego. Prawdą jest, że kontrola kierowców pozwala zidentyfikować i usunąć wiele niepożądanych praktyk, które wpływają na koszt utrzymania floty i efektywność jej działania. Sprawa jest jednak zdecydowanie bardziej złożona niż mogłoby się wydawać.

– Kontrola pracowników mobilnych nie zawsze musi wiązać się z brakiem zaufania. Wiedza pochodząca z monitoringu GPS to cenne źródło informacji nie tylko o nich, ale i o wyznaczanych im zadaniach. Posiadając dostęp do takich danych, manager może łatwo ocenić, czy plan pracy kierowcy spełnia swoją rolę oraz pomyśleć nad jego usprawnieniem. Doświadczenie zarządzania niejednym zespołem dowiodło, że lepiej oprzeć ten proces na twardych danych, niż  domysłach – tłumaczy Tomasz Małaczek, Członek Zarządu w firmie Flotman.

Jak efektywnie kontrolować pracowników flotowych? Skutecznym rozwiązaniem jest zarządzanie nimi za pomocą geostrefy. Narzędzie to, wykorzystując dane pochodzące z monitoringu GPS, pozwala tworzyć podstawowe reguły oraz egzekwować ich przestrzeganie w zespole. Trzymanie się planu pracy kierowców oraz korygowanie nieekonomicznych praktyk to pierwszy krok do wyeliminowania nadmiernych wydatków we flocie.

Geostrefy umożliwiają przypisanie pojazdów do konkretnych lokalizacji – np. bazy, magazynu, strefy klienta. Dzięki temu menedżer otrzymuje powiadomienia o opuszczeniu lub przekroczeniu danej strefy przez kierowcę. To proste, ale skuteczne rozwiązanie w kontekście identyfikacji nieplanowanych postojów czy zbędnych kilometrów.

Przejrzysty system kontroli – oparty na zasadach jasnych zarówno dla pracowników, jak i dla kadry zarządzającej – pomaga nie tylko w redukcji kosztów, ale też w budowaniu odpowiedzialności wśród kierowców. Jeśli pracownicy mają dostęp do raportów i znają zasady analizy danych, łatwiej włączają się w proces optymalizacji kosztów. W efekcie zarządzanie kosztami floty staje się działaniem opartym na faktach, a nie domysłach – co przekłada się na lepsze decyzje i stabilność finansową całej firmy.

Pobierz darmowy dostęp do >> konta DEMO aplikacji Flotman >>

Świadome serwisowanie pojazdów

Im liczniejsza i operująca na dłuższych dystansach flota, tym wyższe są koszty serwisowania i amortyzacji tworzących ją pojazdów. Co wobec tego w sytuacji pokaźnych parków pojazdów? Jak zmniejszyć koszty samochodów, pokonujących rocznie dziesiątki tysięcy kilometrów? Kluczem do rozwiązania tego problemu może być zmniejszenie kosztów serwisowania pojazdów. Z oczywistych względów są czynności, których uniknąć nie sposób. Regularne przeglądy techniczne, wymiana filtrów, oleju – to kwestie, kosztem których zdecydowanie nie należy oszczędzać. Istnieje jednak wiele wydatków, których można z powodzeniem uniknąć. Do takich zaliczają się chociażby naprawy czy usterki, spowodowane niedostateczną dbałością o stan techniczny pojazdów.

– Żaden fleet manager nie może pozwolić sobie na marginalizowanie wagi serwisowania pojazdów. Praktyka pokazuje, że najlepsze efekty przynosi dokonywanie tego za pomocą profesjonalnych narzędzi. Wiele aplikacji, jak np. Flotman, posiada moduły dedykowane wyłącznie tej czynności. Dzięki specjalnym raportom, przypominają one o systematycznych przeglądach, dostarczając do tego informacji o sposobie użytkowania pojazdów. Wyeliminowanie nieekonomicznych praktyk zwiększa nie tylko żywotność samochodów, ale także wpływy do budżetu flotowego – mówi Rafał Zaworski, specjalista w firmie Flotman.

Jeśli chcesz uniknąć ponoszenia kosztów związanych z serwisowaniem floty, pamiętaj o dobrych praktykach:

• Ustal harmonogram serwisowy i pilnuj go systemowo – najlepiej przez automatyczne przypomnienia w systemie flotowym, powiązane z przebiegiem i typem pojazdu.
• Analizuj historię napraw – powtarzające się usterki mogą sygnalizować błędy w eksploatacji. To cenny sygnał w kontekście zarządzania kosztami floty.
• Wdrażaj prewencję zamiast reagowania – zapobiegaj problemom, inwestując w systematyczne kontrole techniczne (np. ciśnienie w oponach, stan hamulców).
• Łącz dane serwisowe z danymi z GPS – porównuj styl jazdy kierowców z częstością napraw – to realny sposób na rozpoczęcie procesu optymalizacji kosztów.
• Negocjuj warunki z warsztatami – przy większej flocie warto wypracować preferencyjne stawki lub abonamenty serwisowe, co bezpośrednio obniża koszt utrzymania floty.

Dokładna kontrola paliwa

Szukając odpowiedzi na pytanie jak zmniejszyć koszty we flocie, nie sposób nie wspomnieć o kluczowej kwestii, jaką jest kontrola paliwa. Według różnych szacunków, mogą one pochłaniać nawet do 30% całego budżetu flotowego. To też sprawia, że nawet najmniejsze oszczędności przyniosą tu znaczące rezultaty. Jak skutecznie kontrolować paliwo we flocie, składającej się z wielu pojazdów i tworzonej przez różnych pracowników?

Możliwości jest wiele. Pierwszą i najbardziej skuteczną są karty paliwowe. Podłączone do specjalnych aplikacji, dostarczają szereg informacji kluczowych dla efektywnego zarządzania parkiem pojazdów. Przede wszystkim tworzą dokładny obraz spalania – zarówno całej floty, jak i konkretnych samochodów. Do tego odzwierciedlają rzeczywistą liczbę tankowań, co pozwala łatwo dostrzec wszelkie ubytki i uszczelnić obieg paliwa. To jednak nie wszystko.

– Wykrycie doraźnych nadużyć jest istotne. Dużo większe znaczenie ma jednak identyfikacja generalnych trendów spalania we flocie oraz kierunków, w jakich one zmierzają. Utrzymująca się przez dłuższy czas tendencja spadkowa będzie stanowiła dla managera wyraźny sygnał, by przyjrzał się temu, jak użytkowana jest flota. Pomocne w tym okażą się raporty, pomagające znaleźć przyczyny ubytków paliwa. Tylko długofalowe i perspektywiczne podejście pozwoli efektywnie zarządzać parkiem pojazdów – tłumaczy Łukasz Włóczyk, Kierownik ds. Kluczowych Klientów  w firmie Flotman.

Warto pamiętać, że w obszarze paliwa najwięcej zyskuje się nie przez jednorazowe oszczędności, lecz przez konsekwencję i systematyczność. Bieżąca kontrola paliwa nie tylko ogranicza nadużycia, ale pozwala lepiej zarządzać trasami, stylem jazdy i serwisowaniem pojazdów. To kluczowy obszar w skutecznym zarządzaniu kosztami floty, a jednocześnie jedno z najszybciej zwracających się działań w całym procesie optymalizacji kosztów.

Bezpieczeństwo pracowników i ekonomiczny styl jazdy

Zwykło się mówić, że bezpieczeństwo warte jest każdej ceny. Przy odpowiednim podejściu, może ono jednak tę cenę znacznie zmniejszyć. W jaki sposób? Kluczem do rozwiązania tej zagadki jest eco-driving – technika ekonomicznej i – przede wszystkim – świadomej jazdy. Jak troska o bezpieczeństwo kierowców może przyczynić się do oszczędności w firmie? Na wiele sposobów. Odpowiedni styl jazdy to nie tylko mniejsza liczba kolizji i wypadków. To także lepszy stan techniczny pojazdów, a co za tym idzie – mniejsze koszty ich napraw i serwisowania. Jak skutecznie wdrożyć eco-driving we flocie?

Kluczową rolę odgrywa tu monitoring GPS. Dostarczane przezeń informacje pozwalają łatwo analizować styl jazdy pracownika oraz dostrzec w nim słabe punkty. Wiedzę tę może manager wykorzystać, tworząc plan pracy kierowcy i uwzględniając w nim szkolenia z zakresu bezpiecznej jazdy. W tym natomiast nieocenione okażą się nowoczesne moduły, oparte na systemie grywalizacji i nieustannym podnoszeniu motywacji pracowników.

Skuteczne zarządzanie czasem pracy kierowców i optymalizacja tras

Planowanie czasu pracy kierowców i tras przejazdu to jeden z kluczowych obszarów, który bezpośrednio wpływa na koszt utrzymania floty. Nieskuteczna organizacja zadań skutkuje pustymi przebiegami, stratami paliwa, przekroczeniami norm czasu pracy oraz ryzykiem kar finansowych. Odpowiednie ułożenie harmonogramów i tras to nie tylko kwestia logistyki, ale także fundament efektywnego zarządzania kosztami floty.

Największe korzyści przynosi połączenie danych z systemów GPS z informacjami o czasie pracy kierowców. Pozwala to w czasie rzeczywistym reagować na przestoje, opóźnienia czy nieplanowane postoje, a także skracać trasę tam, gdzie to możliwe. Wdrożenie takich rozwiązań umożliwia tworzenie realistycznych planów pracy, zgodnych z przepisami, ale też maksymalnie wydajnych – zwłaszcza przy obsłudze wielu lokalizacji dziennie.

W ramach codziennego zarządzania flotą warto regularnie analizować raporty tras, czasy realizacji zleceń i liczbę tzw. pustych przebiegów. To właśnie tam najczęściej kryją się możliwości redukcji strat. Optymalizacja tras i czasu pracy to nie jednorazowe działanie, ale stały proces optymalizacji kosztów, który w dłuższej perspektywie przekłada się na większą przewidywalność budżetu i lepsze wykorzystanie zasobów firmy

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Jak widać, istnieje szereg sposobów pozwalających na obniżenie kosztów utrzymania floty firmowej. Odpowiednie podejście, profesjonalne narzędzia i wyszkolenie pracowników – to w skrócie czynniki, które pomogą osiągnąć założony cel.