Jak zmniejszyć koszty floty w firmie? – praktyczne porady pracowników Flotman

Udostępnij artykuł:

Optymalizacja kosztów utrzymania floty to jedno z podstawowych zadań fleet managera. Kwestia ta przekłada się nie tylko na płynność finansową i oszczędności w firmie. Odpowiednio dokonana – pozwala także znacząco usprawnić funkcjonowanie samochodów firmowych. Jak efektywnie zarządzać flotą? Radzą pracownicy Flotman!

Skuteczna kontrola pracowników

Monitorowanie pracowników utożsamiane jest często z brakiem zaufania i tworzeniem dystansu między podwładnym a przełożonym. Nic bardziej mylnego. Prawdą jest, że kontrola kierowców pozwala zidentyfikować i usunąć wiele niepożądanych praktyk. Sprawa jest jednak zdecydowanie bardziej złożona niż mogłoby się wydawać.

– Kontrola pracowników mobilnych nie zawsze musi wiązać się z brakiem zaufania. Wiedza pochodząca z monitoringu GPS to cenne źródło informacji nie tylko o nich, ale i o wyznaczanych im zadaniach. Posiadając dostęp do takich danych, manager może łatwo ocenić, czy plan pracy kierowcy spełnia swoją rolę oraz pomyśleć nad jego usprawnieniem. Doświadczenie zarządzania niejednym zespołem dowiodło, że lepiej oprzeć ten proces na twardych danych, niż  domysłach – tłumaczy Tomasz Małaczek, Członek Zarządu w firmie Flotman.

Jak efektywnie kontrolować pracowników flotowych? Skutecznym rozwiązaniem jest zarządzanie nimi za pomocą geostrefy. Narzędzie to, wykorzystując dane pochodzące z monitoringu GPS, pozwala tworzyć podstawowe reguły oraz egzekwować ich przestrzeganie w zespole. Trzymanie się planu pracy kierowców oraz korygowanie nieekonomicznych praktyk, to pierwszy krok do wyeliminowania nadmiernych wydatków we flocie.

Świadome serwisowanie pojazdów

Im liczniejsza i operująca na dłuższych dystansach flota, tym wyższe są koszty serwisowania i amortyzacji tworzących ją pojazdów. Co wobec tego w sytuacji pokaźnych parków pojazdów? Jak zmniejszyć koszty samochodów, pokonujących rocznie dziesiątki tysiący kilometrów? Kluczem do rozwiązania tego problemu może być zmniejszenie kosztów serwisowania pojazdów. Z oczywistych względów są czynności, których uniknąć nie sposób. Regularne przeglądy techniczne, wymiana filtrów, oleju – to kwestie, kosztem których zdecydowanie nie należy oszczędzać. Istnieje jednak wiele wydatków, których można z powodzeniem uniknąć. Do takich zaliczają się chociażby naprawy czy usterki, spowodowane niedostateczną dbałością o stan techniczny pojazdów.

– Żaden fleet manager nie może pozwolić sobie na marginalizowanie wagi serwisowania pojazdów. Praktyka pokazuje, że najlepsze efekty przynosi dokonywanie tego za pomocą profesjonalnych narzędzi. Wiele aplikacji, jak np. Flotman, posiada moduły dedykowane wyłącznie tej czynności. Dzięki specjalnym raportom, przypominają one o systematycznych przeglądach, dostarczając do tego informacji o sposobie użytkowania pojazdów. Wyeliminowanie nieekonomicznych praktyk zwiększa nie tylko żywotność samochodów, ale także wpływy do budżetu flotowego – mówi Rafał Zaworski, specjalista w firmie Flotman.

Dokładna kontrola paliwa

Szukając odpowiedzi na pytanie jak zmniejszyć koszty we flocie, nie sposób nie wspomnieć o kluczowej kwestii, jaką jest kontrola paliwa. Według różnych szacunków, mogą one pochłaniać nawet do 30% całego budżetu flotowego. To też sprawia, że nawet najmniejsze oszczędności przyniosą tu znaczące rezultaty. Jak skutecznie kontrolować paliwo we flocie, składającej się z wielu pojazdów i tworzonej przez różnych pracowników?

Możliwości jest wiele. Pierwszą i najbardziej skuteczną są karty paliwowe. Podłączone do specjalnych aplikacji, dostarczają szereg informacji kluczowych dla efektywnego zarządzania parkiem pojazdów. Przede wszystkim tworzą dokładny obraz spalania – zarówno całej floty, jak i konkretnych samochodów. Do tego odzwierciedlają rzeczywistą liczbę tankowań, co pozwala łatwo dostrzec wszelkie ubytki i uszczelnić obieg paliwa. To jednak nie wszystko.

– Wykrycie doraźnych nadużyć jest istotne. Dużo większe znaczenie ma jednak identyfikacja generalnych trendów spalania we flocie oraz kierunków, w jakich one zmierzają. Utrzymująca się przez dłuższy czas tendencja spadkowa będzie stanowiła dla managera wyraźny sygnał, by przyjrzał się temu, jak użytkowana jest flota. Pomocne w tym okażą się raporty, pomagające znaleźć przyczyny ubytków paliwa. Tylko długofalowe i perspektywiczne podejście pozwoli efektywnie zarządzać parkiem pojazdów – tłumaczy Łukasz Włóczyk, Kierownik ds. Kluczowych Klientów  w firmie Flotman.

Bezpieczeństwo pracowników i ekonomiczny styl jazdy

Zwykło się mówić, że bezpieczeństwo warte jest każdej ceny. Przy odpowiednim podejściu, może ono jednak tę cenę znacznie zmniejszyć. W jaki sposób? Kluczem do rozwiązania tej zagadki jest eco-driving – technika ekonomicznej i – przede wszystkim – świadomej jazdy. Jak troska o bezpieczeństwo kierowców może przyczynić się do oszczędności w firmie? Na wiele sposobów. Odpowiedni styl jazdy to nie tylko mniejsza liczba kolizji i wypadków. To także lepszy stan techniczny pojazdów, a co za tym idzie – mniejsze koszty ich napraw i serwisowania. Jak skutecznie wdrożyć eco-driving we flocie?

Kluczową rolę odgrywa tu monitoring GPS. Dostarczane przezeń informacje pozwalają łatwo analizować styl jazdy pracownika oraz dostrzec w nim słabe punkty. Wiedzę tę może manager wykorzystać, tworząc plan pracy kierowcy i uwzględniając w nim szkolenia z zakresu bezpiecznej jazdy. W tym natomiast nieocenione okażą się nowoczesne moduły, oparte na systemie grywalizacji i nieustannym podnoszeniu motywacji pracowników.

Jak widać, droga do zmniejszenia kosztów w przedsiębiorstwie nie musi być trudna. Jak efektywnie zarządzać flotą, a przy tym wyeliminować z tego procesu niepotrzebne wydatki? Odpowiednie podejście, profesjonalne narzędzia i wyszkolenie pracowników – to w skrócie czynniki, które pomogą osiągnąć założony cel.