Blog

Jak zaplanować budżet dla floty na kolejny rok?

17 grudnia 2019 | Flotman | Kategorie: Poradnik Fleet Managera Jak zaplanować budżet dla floty na kolejny rok

Koniec roku to dla managerów idealny okres na podsumowania i wyciąganie ogólnych wniosków dotyczących funkcjonowania floty. To jednak również najwyższy czas na to, aby na ich podstawie opracować budżet na kolejny rok jej działalności. Co należy wziąć pod uwagę planując przyszłe wydatki na pojazdy służbowe?

Czynniki wchodzące w skład budżetu flotowego

Sporządzenie budżetu flotowego to dla wielu managerów nie lada wyzwanie. Nic dziwnego. Specyficzne okoliczności, w jakich jest on realizowany, wymagają, by cechował się on dużą elastycznością i zdolnością dostosowania do dynamicznych warunków branży. To natomiast może być nieco problematyczne, szczególnie w przypadku dużej floty pojazdów. Aby więc możliwie jak najtrafniej oszacować przyszłe wydatki, na etapie ich określania należy uwzględnić kilka istotnych czynników. Najważniejszym jest wyszczególnienie wszystkich elementów wchodzących w skład budżetu flotowego. Co można do nich zaliczyć?

Z reguły są to następujące kategorie wydatków:

  • amortyzacja środków transportu i finansowanie floty,
  • koszty paliwa,
  • wydatki przeznaczone na naprawy i serwisowanie pojazdów,
  • ubezpieczenia.

Oczywiście budżet flotowy może być bardziej rozbudowany. Powyższe czynniki stanowią jednak pozycje, których nie sposób pominąć przy określeniu jego wielkości. W jaki sposób oszacować związane z nimi koszty?

Finansowanie floty – podstawowy czynnik przy określaniu budżetu

Mimo iż finansowanie floty nie jest największą pozycją na liście generowanych przez nią wydatków, kwestia ta posiada decydujący wpływ na tworzenie budżetu. Dlaczego? To od niej zależy bowiem w dużej mierze, jakie wydatki manager będzie musiał wziąć pod uwagę przy określaniu jego wielkości.

Co do zasady, wyróżnić można cztery formy pozyskiwania pojazdów: zakup za środki własne, kredyt, leasing oraz wynajem długoterminowy. Abstrahując od atrakcyjności każdej z nich, z perspektywy tworzenia budżetu bez dwóch zdań najkorzystniejsza jest ostatnia z opcji. W przypadku usługi full service leasingu, rezerwa budżetowa odnosi się bowiem wyłącznie do pozaryczałtowych kosztów obsługi pojazdu, takich jak ponadnormatywne zużycie czy nieprawidłowa eksploatacja.

Decydując się na finansowanie floty za pomocą zwykłego leasingu lub ze środków własnych, fleet manager musi natomiast uwzględnić w budżecie także koszty związane z bieżącą obsługą pojazdu. Do nich zaliczają się natomiast przeglądy, naprawy, ubezpieczenie czy wymiana ogumienia. Dodatkowo wyzwaniem podczas tworzeniu budżetu przy tych sposobach finansowania floty mogą być częste zmiany podatkowe i prawne.

Wybór formy i zakresu ubezpieczenia

Niezwykle ważne miejsce w budżecie, tuż po kosztach budowy floty, zajmuje ubezpieczenie. Istotne znaczenie mają tu ustalenia dotyczące wysokości i zakresu polisy. W przypadku full service leasingu, negocjacje w tym aspekcie leżą po stronie firmy CFM. Ubezpieczenie stanowi tu bowiem część raty serwisowej i stosunkowo najłatwiej oszacować jego wysokość w planowaniu budżetu.

Poza polisą, istotne jest również ustalenie wysokości udziału własnego. Jest to nic innego, jak wartość szkody, jaką zobowiązuje się pokryć ubezpieczający na wypadek ewentualnego zdarzenia drogowego. W tym miejscu należy przejść do niezwykle istotnego dla budżetowania floty tematu, jakim jest szkodowość. Jeśli zbliża się ona do zakładanej granicy, fleet manager musi liczyć się z wyższą opłatą za ubezpieczenie. Do tego dochodzą wymagające dodatkowej rezerwy koszty związane z serwisowaniem i naprawą pojazdów.

Aby więc jak najtrafniej oszacować przyszłe koszty eksploatacji samochodów, warto określić rzeczywistą szkodowość floty. W tym natomiast niezwykle pomocna może być aplikacja Flotman. Generowane przez nią raporty serwisowe oraz raporty eksploatacji pojazdu, dokładnie obrazują czynności związane z serwisem aut oraz jego rzeczywiste koszty. To natomiast pozwala wyciągnąć ogólne tendencje oraz tworzy podstawę do wydzielenia w budżecie rezerwy przewidzianej na koszty serwisowania floty.

Aplikacja mobilna dla kierowców Flotman Driver – dowiedź się więcej!

Wydatki na paliwo i akcesoria

Mimo iż wspomniane na końcu, stanowią niewątpliwie największy koszt utrzymania parku pojazdów. W zależności od struktury użytkowanej floty, wydatki na paliwo mogą sięgać aż 50% całości przewidzianego na nią budżetu. Oczywiście istnieją tutaj kwestie, których nie sposób określić z całą pewnością. Taką niewiadomą jest przykładowo cena paliwa, uzależniona od aktualnych walut i kursów akcji.

O ile jednak pewne zmienne trudno przewidzieć, istnieją rzeczy, które oszacować można. Do nich zaliczają się bez wątpienia średnie roczne zużycia paliwa oraz przebiegi pojazdów. Te ostatnie mają przy tym istotne znaczenie nie tylko pod kątem spalania, ale i umów zawieranych przy okazji wynajmu długoterminowego i kosztów budowy floty. Jak właściwie oszacować ich wartość?

Podobnie jak w przypadku szkodowości, również i tutaj niezwykle pomocna może okazać się aplikacja Flotman. Dzięki raportom, pokazuje ona rzeczywiste spalanie oraz przebiegi konkretnych samochodów w danym okresie. To natomiast stanowi podstawę do określenia tych wartości dla całego parku pojazdów i w efekcie – oszacowania budżetu flotowego.

Koszty eksploatacji samochodów, paliwa, forma finansowania pojazdów i zakres ich ubezpieczenia – to najważniejsze elementy, wpływające na wartość budżetu flotowego. Niezależnie od tego, w jaki sposób się one kształtują, jedno jest pewne. Idealny kosztorys powinien być elastyczny oraz podatny na zmienne warunki funkcjonowania branży flotowej.

Jak oceniasz artykuł?

Kliknij gwiazdkę aby ocenić

Średnia ocena 0 / 5. Liczba głosów: 0

Nikt jeszcze nie ocenił tego artykułu. Bądź pierwszy!