Jak nie zapominać o terminach składek i przeglądów? Automatyzacja obsługi serwisowej dzięki raportom aplikacji Flotman

Udostępnij artykuł:

Postawą efektywnego zarządzania flotą pojazdów jest umiejętność perspektywicznego myślenia, planowania oraz doskonała organizacja zadań fleet managera. Trudno o nią bez systematycznej analizy i przeglądu podejmowanych działań.  W jaki sposób łatwo tego dokonać, bez popadania w żmudną biurokrację? Z pomocą w tej kwestii przychodzi aplikacja Flotman.

Ubezpieczenie pojazdów – obowiązkowe wyposażenie każdej floty

14 tys. zł – tyle średnio wynosi odszkodowanie, jakie należy pokryć za spowodowanie kolizji bądź wypadku samochodem nieposiadającym ważnego ubezpieczenia OC. Do tego dochodzi koszt mandatu za nieopłaconą składkę, który od 2019 r. wynosi aż 900 zł za wyłączne trzy dni przerwy w ubezpieczeniu samochodu osobowego.

W przypadku zwłoki sięgającej powyżej 14 dni kwota ta wzrasta do 4500 zł dla tego typu pojazdu i aż do 6750 zł dla samochodu ciężarowego. Jak więc widać, zwłoka z opłaceniem składki OC może przynosić niezwykle kosztowne konsekwencje. Jak jednak pamiętać o wszystkich terminach płatności, szczególnie jeśli są one różne dla poszczególnych pojazdów?

Prostym i niezwykle praktycznym rozwiązaniem w tej sytuacji jest skorzystanie z funkcji przypominania o dobiegających terminach opłat, dostępne w aplikacji Flotman. W tym natomiast podstawową rolę odgrywa moduł Raporty Classic i „Raport serwisowy”. Po wprowadzeniu do systemu dat konkretnych terminów, płatności czy czynności serwisowych, raport generuje informacje przypisane do konkretnego pojazdu.

Można również ustawić subskrypcję tego raportu, aby wybrane osoby mogły otrzymywać go drogą mailową. Nie ma wówczas konieczności np. codziennego generowania raportu i sprawdzania statusu. Dzięki temu fleet manager jest na bieżąco informowany przez aplikację o tym, ile dni zostało do wygaśnięcia polisy, a także o ile przekroczony został termin jej płatności. Wiedza ta pozwala systematycznie kontrolować status opłacania składek – zarówno OC, jak i AC, a co za tym idzie – efektywnie zarządzać ubezpieczeniem pojazdów.

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Kompleksowe zarządzenie stanem technicznym samochodów

Kolejną kwestią, o której równie łatwo zapomnieć w natłoku codziennych obowiązków, jest badanie stanu technicznego pojazdów. Podobnie jak w przypadku ubezpieczenia OC, także brak ważnego przeglądu może wiązać się ze sporymi trudnościami oraz – analogicznie – niemałymi kosztami.

Choć w praktyce dochodzi do tego stosunkowo rzadko, za jazdę bez aktualnego przeglądu funkcjonariusz dokonujący kontroli samochodu może wystawić mandat opiewający na kwotę od 20 do 500 zł. To jednak niejedyne konsekwencje. W sytuacji zaistnienia wypadku z winy kierowcy jadącego samochodem bez ważnych badań technicznych, może on mieć problemy z uzyskaniem odszkodowania z tytułu AC i komunikacyjnego NNW.

Aby uniknąć przykrych konsekwencji niedokonania przeglądu, również i datę jego wykonania warto zaznaczyć w aplikacji. Dzięki wprowadzeniu odpowiednich danych, raporty serwisowe z modułu Raporty Classic na bieżąco wyświetlają informacje o kończącym się terminie ważności przeglądów technicznych, terminie wymiany oleju czy innych dowolnie wprowadzonych akcji.

To natomiast zwalnia fleet managera z konieczności pamiętania o wszystkich czynnościach i ułatwia mu zadanie zarządzania stanem technicznym pojazdów.

Niezawodny system subskrypcji raportów

Ilustrowane w raportach informacje o zbliżających się terminach płatności bądź czynnościach technicznych pozwalają zapobiec ich przypadkowemu pominięciu lub przedawnieniu. Czasami może się jednak zdarzyć, że – szczególnie w natłoku obowiązków – manager flotowy nie zdąży przejrzeć raportów lub najzwyczajniej o tym zapomni. Aby w takiej sytuacji mieć pewność, że zapozna się on z ich treścią oraz na bieżąco kontroluje kluczowe parametry pojazdów, warto dostarczyć mu je w formie wiadomości.

Taką możliwość stwarza aplikacja Flotman. Dzięki opcji ustawienia raportu serwisowego w formie subskrypcji, manager otrzymuje go na osobistego maila, co pozwala mu na bieżąco monitorować wszelkie terminy, bez obawy o ich pominięcie. Poza odciążeniem pamięci flotowca, funkcjonalność ta posiada jeszcze jedną, niezwykle istotną korzyść. Otrzymywany cyklicznie, przykładowo z początkiem miesiąca, raport może stać się dla dyrektora finansowego podstawą do planowania działań w szerszej perspektywie czasu. To natomiast znacznie ułatwia opracowywanie długofalowej strategii przedsiębiorstwa i określanie jego celów biznesowych.

Raporty aplikacji Flotman – nieocenione źródło informacji

Przypominanie o dobiegających terminach płatności czy czynnościach serwisowych to niezwykle praktyczna funkcjonalność, która znacznie odciąża managera flotowego w jego codziennych obowiązkach. Warto jednak zaznaczyć, iż nie jest to jedyne, co oferuje moduł raportów w aplikacji Flotman. Poza zewnętrznymi zobowiązaniami można w nim znaleźć również szereg informacji i parametrów, niezwykle ważnych w procesie codziennego zarządzania flotą pojazdów, np.:

• zestawienie wszystkich przebiegów samochodu,
• łączna długość tras GPS,
• ilość przejechanych kilometrów.

To tylko niektóre z parametrów dostępnych w aplikacji. W zależności od potrzeb zarządzania, można przy tym przejść z poziomu analizy całej floty na poziom konkretnych kierowców. Wiedza o sposobie pokonania danej trasy, począwszy od jej punktu początkowego do końcowego, o ilości postojów czy częstotliwości tankowań, pozwala podnosić nie tylko efektywność floty, ale i jakość pracy każdego z kierowców.

Sięgnij po darmową wiedzę! >> Zapisz się na newsletter Flotman, zyskaj dostęp do porad i artykułów z naszej bazy >>

Efektywne zarządzanie flotą pojazdów wymaga nie tylko podejmowania decyzji dotyczących ich bieżącej aktywności, ale i dostrzegania szerszych tendencji oraz wyciągania z nich wniosków. W tym zaś nieocenionym ułatwieniem okazują się informacje i dane. Zgromadzenie ich w formie czytelnych i przejrzystych raportów pomoże fleet managerom pamiętać o kluczowych czynnościach i zobowiązaniach, a co za tym idzie – unikać kosztownych błędów i niedopatrzeń.

Dowiedz się więcej na temat tego, w jaki sposób aplikacja Flotman pomoże Ci skutecznie zarządzać terminami i pracą kierowców. Czytaj TUTAJ!