Jak GPS ułatwia raportowanie czasu pracy kierowców?

W firmach transportowych rozliczanie czasu pracy kierowców to jeden z bardziej wymagających obszarów. Wymaga nie tylko znajomości przepisów prawa, ale również stałego dostępu do rzetelnych danych operacyjnych. Błędy w ewidencji mogą skutkować nie tylko stratami finansowymi, ale też problemami podczas kontroli ITD lub PIP. Tradycyjne metody – bazujące na ręcznym uzupełnianiu grafików czy odczytach z tachografów – często nie zapewniają wymaganej dokładności ani terminowości. Z tego powodu coraz więcej firm sięga po cyfrowe rozwiązania, które pozwalają na monitorowanie czasu pracy kierowców w czasie rzeczywistym.

Najważniejsze informacje:

• Tradycyjne metody rozliczania czasu pracy kierowców są nieprecyzyjne i narażają firmy na błędy, straty finansowe oraz problemy podczas kontroli ITD lub PIP
• Firmy transportowe muszą przestrzegać przepisów Rozporządzenia (WE) nr 561/2006, które określają maksymalny czas jazdy, obowiązkowe przerwy i minimalne okresy odpoczynku kierowców
• Systemy GPS zintegrowane z tachografem automatycznie rejestrują aktywności kierowcy, umożliwiają zdalny odczyt danych i tworzą automatyczne raporty zgodne z przepisami
• Automatyzacja ewidencji czasu pracy eliminuje ręczne błędy, oszczędza czas i pieniądze oraz zapewnia pełną zgodność z krajowymi i unijnymi przepisami prawa

Wyzwania związane z ewidencją czasu pracy kierowców

Jednym z największych problemów, z jakimi mierzą się przedsiębiorstwa transportowe, jest brak spójnego i automatycznego systemu ewidencji. Gdy dane o czasie jazdy, postojach i odpoczynkach są gromadzone manualnie, rośnie ryzyko błędów, nieścisłości i opóźnień. Nawet drobne rozbieżności między raportem a rzeczywistością mogą prowadzić do sankcji administracyjnych lub utraty reputacji.

Firmy transportowe muszą przestrzegać przepisów Rozporządzenia (WE) nr 561/2006, które określa m.in.:

• maksymalny dzienny i tygodniowy czas jazdy,
• obowiązkowe przerwy po 4,5 godzinach prowadzenia pojazdu,
• minimalne okresy odpoczynku dziennego i tygodniowego,
• zasady dotyczące skróconych odpoczynków i rekompensaty.

W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia precyzyjnej ewidencji czasu pracy kierowców – z rozróżnieniem na jazdę, inne prace, dyspozycyjność oraz pauzy. Do tego dochodzi obowiązek archiwizacji danych przez okres co najmniej 12 miesięcy i zapewnienia ich dostępności na wypadek kontroli. Przy większych flotach oznacza to dziesiątki lub setki dokumentów miesięcznie.

Dodatkowym wyzwaniem jest zapewnienie zgodności z krajowymi przepisami prawa pracy, które regulują wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, delegacje, dyżury czy czas pracy nocą. Ręczne rozliczenia nie tylko pochłaniają czas, ale też narażają firmy na straty związane z nadpłatami lub karami.

Jak monitoring GPS wspiera monitorowanie czasu pracy kierowców?

Systemy GPS – zintegrowane z tachografem i kartą kierowcy – znacząco upraszczają proces rozliczeń. W przypadku systemu Flotman otrzymujesz kompleksowe narzędzie, które pozwala na bieżące gromadzenie, analizowanie i raportowanie danych potrzebnych do prawidłowej ewidencji.

Automatyczna ewidencja aktywności kierowcy

Flotman automatycznie rejestruje każdą zmianę statusu kierowcy: jazda, inna praca, dyspozycyjność, odpoczynek. System przetwarza dane z tachografu cyfrowego oraz lokalizacji GPS, tworząc pełny zapis aktywności. Dane są przesyłane do systemu bez konieczności fizycznego pobierania z karty kierowcy, co pozwala działać na bieżąco i redukować opóźnienia.

Zdalny odczyt danych z tachografu i kart kierowców

Dzięki integracji z tachografem, Flotman umożliwia zdalne pobieranie plików DDD z pojazdów i kart kierowców. Eliminuje to potrzebę ręcznego zgrywania danych, co ma znaczenie zwłaszcza w przypadku kierowców pracujących w trasach międzynarodowych. Wszystkie dane są archiwizowane zgodnie z wymaganiami prawa i dostępne do wglądu lub audytu.

Automatyczne raportowanie i harmonogramy

System pozwala na tworzenie cyklicznych raportów zawierających:

• liczbę przejechanych kilometrów,
• czas aktywności i odpoczynku,
• naruszenia norm czasu pracy,
• liczbę skróconych odpoczynków,
• godziny rozpoczęcia i zakończenia doby pracowniczej.

Raporty mogą być generowane automatycznie i wysyłane do działów HR, kadr, księgowości lub bezpośrednio do fleet managera. Dzięki temu każda zainteresowana strona ma dostęp do aktualnych i wiarygodnych danych.

Monitorowanie tras i aktywności w czasie rzeczywistym

Monitoring GPS śledzi pozycję pojazdu, czas jazdy i długość postojów. Pozwala to weryfikować realizację tras i zleceń, oceniać wykorzystanie czasu pracy oraz identyfikować miejsca i momenty ewentualnych naruszeń. Dzięki temu fleet manager może reagować od razu, a nie dopiero po otrzymaniu raportu z kilkudniowym opóźnieniem. Zwiększa to bezpieczeństwo i jakość pracy kierowców.

Integracja z systemami e-TOLL i SENT GEO

Flotman integruje się z platformami e-TOLL i SENT GEO, co pozwala rozliczać przejazdy drogami płatnymi bez ręcznego wprowadzania danych i monitorować przewozy towarów wrażliwych zgodnie z wymogami SENT. Co ważne, system umożliwia integrację danych z GPS i tachografu w jednym systemie. Wszystko to upraszcza codzienną pracę i zmniejsza ryzyko błędów administracyjnych.

Efektywność i zgodność w jednym systemie

Monitoring GPS staje się nieodłącznym narzędziem pracy fleet managera, zwłaszcza w kontekście rozliczania czasu pracy kierowców. System Flotman umożliwia automatyczne tworzenie ewidencji, raportów i analiz, które są nie tylko dokładne, ale też zgodne z przepisami krajowymi i unijnymi.

Dzięki takim funkcjom jak:

• automatyczna identyfikacja kierowcy,
• cyfrowa archiwizacja danych,
• precyzyjna analiza aktywności i odpoczynków,
• bieżące alerty o naruszeniach,
• pełna transparentność tras i zadań,

Flotman wspiera zarówno zarządzanie operacyjne, jak i bezpieczeństwo prawne organizacji. Ewidencja czasu pracy kierowców przestaje być obciążeniem, a staje się częścią uporządkowanego, przejrzystego procesu zarządzania flotą.

Firmy, które korzystają z monitoringu GPS, lepiej planują, szybciej reagują i skuteczniej rozliczają. W efekcie zyskują nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale też większą przewidywalność i zgodność z przepisami.