Inwentaryzacja paliwa na koniec roku – jak prawidłowo tego dokonać?

Przeprowadzenie inwentaryzacji jest jednym z podstawowych warunków właściwego sporządzenia sprawozdania finansowego. Mimo iż obowiązek ten nie budzi większych wątpliwości, wywiązanie się z niego może już przysparzać pewnych problemów. Jak poprawnie inwentaryzować tak specyficzny materiał, jakim jest paliwo?

Ustawowy obowiązek inwentaryzacji

Okresowa inwentaryzacja zasobów przedsiębiorstwa posiada swoje ścisłe umocowanie prawne. Obowiązek jej dokonywania wynika z ustawy o rachunkowości, która w art. 4. ust. 3 wskazuje m.in., iż rachunkowość każdego podmiotu gospodarczego obejmuje „okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów”, a następnie ich wycenę.

Zapis ten oznacza, iż każda firma – w tym w sposób szczególny posiadająca własną flotę pojazdów – ma obowiązek w sposób jasny i rzetelny przedstawiać swoją sytuację majątkową. Informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym zyskują natomiast wiarygodność tylko wtedy, gdy zostaną zweryfikowane ze stanem faktycznym. Temu też służy inwentaryzacja paliwa w samochodach służbowych.

Mimo iż wspomniany akt prawny precyzuje wiele kwestii, takich jak terminy czy częstotliwość jej przeprowadzania, nie zdradza jednak technik, za pomocą których tego dokonać. Jak wobec tego prawidłowo inwentaryzować paliwo w firmie?

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman, zobacz pakiet dla siebie >>

Inwentaryzacja paliwa w baku na koniec roku – kiedy nie trzeba jej dokonywać?

Nie ulega wątpliwości, iż paliwo stanowi specyficzną grupę materiałów. Stąd też sposób jego wyceny może przysparzać niemało problemów i wątpliwości. Jak im zaradzić i prawidłowo inwentaryzować paliwo znajdujące się w bakach samochodów firmowych?

Otóż wszystko zależy od sposobu oceny ich istotności w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa. Jeżeli wartość paliwa zakupionego do pojazdów służbowych określona zostanie jako nieistotna, wówczas sprawa jest prosta. Wystarczy w przywołanej wyżej polityce zapisać, iż jest ono traktowane nie jako zapas, a bieżący wydatek i zasady jego rozliczania opisać w części dotyczącej kosztów zaliczanych do „Zużycia materiałów i energii”.

Rozwiązanie to pozwoli uznać eksploatację paliwa za koszt już w momencie jego zakupu. To natomiast spowoduje, iż nie będzie obowiązku dokonywania inwentaryzacji paliwa w baku na koniec roku. Inaczej sytuacja wygląda jednak, gdy paliwo potraktowane zostanie jako składnik zapasów firmy.

Obowiązek inwentaryzacji paliwa na koniec roku

Ustawodawca nie przewidział obowiązku dokonywania inwentaryzacji paliwa w przypadku, gdy jest ono wykorzystywane wyłącznie na bieżące funkcjonowanie floty pojazdów. Sytuacja zmienia się jednak diametralnie, gdy przedsiębiorca uzna w swojej polityce rachunkowej paliwo za zapas. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 17 ust. 4. ustawy o rachunkowości, zobowiązany jest on przeprowadzić na koniec roku obrotowego remanent wszystkich tworzących go składników.

Co więcej, obowiązek ten istnieje także wówczas, gdy w firmie nie ma polityki rachunkowości, a w jej miejsce przedsiębiorca prowadzi księgę przychodów i rozchodów. Uznanie paliwa za wartość istotną, a w konsekwencji – jeden ze składników zapasów – zobowiązuje przedsiębiorcę do:

wyboru w ramach polityki rachunkowości metody ewidencji paliwa i innych materiałów,
przeprowadzenia ich inwentaryzacji i korygowania kosztów.

Jak poprawnie przeprowadzić inwentaryzację paliwa w samochodach służbowych?

Podstawa – odpowiednie przygotowanie

Podstawowym warunkiem prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji paliwa w baku na koniec roku jest jej właściwe przygotowanie. Jak tego dokonać? Co prawda zapisy prawne nie wskazują tu żadnych wytycznych, warto jednak podjąć w tym celu kilka czynności, takich jak m.in.:

opracowanie szczegółowego planu, obejmującego zakres, przedmiot oraz harmonogram przeprowadzania inwentaryzacji,
powołanie zakładowej komisji inwetaryzacyjnej, odpowiednie wyszkolenie jej członków oraz dokładny podział ich zadań i odpowiedzialności,
wydanie przez kierownika jednostki – jako osoby odpowiedzialnej za wykonanie w firmie obowiązków w zakresie rachunkowości – zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji,
opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej.

https://www.youtube.com/watch?v=8XMvmY_x8g4&t=2s

Niezwykle istotne znaczenie dla powodzenia remanentu posiada wywiązywanie się z przyjętych dla niego terminów. Zgodnie z właściwą tu ustawą o rachunkowości, inwentaryzacji należy dokonać na ostatni dzień roku obrotowego.

Różnice w inwentaryzacji

Według optymalnego scenariusza, inwentaryzacja paliwa w samochodach służbowych powinna potwierdzić stan napełnienia baków z ilością paliwa zadeklarowaną w sprawozdaniu finansowym. Może się jednak zdarzyć, iż wielkości te będą rozbieżne, w efekcie czego powstaną różnice inwentaryzacyjne. Mogą one występować w dwóch formach:

nadwyżek – faktyczna ilość zapasu jest większa niż ilość ujęta w ewidencji magazynowej,
niedoborów – stan magazynowy jest wyższy niż faktycznie spisane ilości.

W przypadku zaistnienia ostatniej z sytuacji, zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zbadanie przyczyn niedoborów oraz określenie czy są one zawinione przez pracowników – w tym przypadku kierowców użytkujących konkretne pojazdy czy też nie. Na tej podstawie może ona określić podstawy oraz warunki kompensacji owych niezgodności.

Podsumowując, inwentaryzacja paliwa na koniec roku w samochodach służbowych nie zawsze jest obligatoryjna. Aby uniknąć tego obowiązku, wystarczy w księdze rachunkowej uznać je jako bieżący wydatek. Ten niewiele wymagający zapis pozwoli uniknąć konieczności dokonywania remanentu i związanych z nim formalności.