GPS do samochodu z abonamentem czy bez abonamentu – co się opłaca firmie?

GPS do samochodu bez abonamentu może wydawać się atrakcyjnym rozwiązaniem na etapie zakupu: firma płaci za urządzenie raz i unika stałej miesięcznej opłaty. W zastosowaniach flotowych taki rachunek bywa jednak zbyt uproszczony. Firmie bardziej opłaca się porównywać pełny koszt użytkowania niż samą cenę lokalizatora.

Najważniejsze informacje:

• GPS bez abonamentu oznacza zwykle niższy koszt wejścia, ale nie zawsze niższy koszt użytkowania.
• Firma powinna sprawdzić, kto odpowiada za transmisję danych, historię tras, serwer, aktualizacje i obsługę techniczną.
• Abonament GPS obejmuje zazwyczaj usługę działającą stale, a nie wyłącznie sam dostęp do lokalizacji pojazdu.
• Wraz ze wzrostem floty rośnie znaczenie wspólnego środowiska, raportów, historii przejazdów i sprawnej administracji urządzeniami.
• Całkowity koszt systemu warto liczyć w perspektywie kilku lat, uwzględniając także czas pracy osób, które go obsługują.
• Najtańsze urządzenie nie musi oznaczać najtańszego rozwiązania dla firmy.

GPS do samochodu bez abonamentu – co firma właściwie kupuje?

Określenie „bez abonamentu” nie oznacza jednego, ściśle określonego modelu działania. W zależności od rozwiązania firma może kupić urządzenie współpracujące z aplikacją producenta, lokalizator korzystający z własnej karty SIM albo prosty sprzęt przeznaczony głównie do sprawdzania bieżącej pozycji pojazdu.

Trzeba przy tym rozróżnić samo urządzenie lokalizacyjne od usługi monitoringu. Lokalizator GPS do samochodu ustala pozycję pojazdu i przesyła dane, ale do ich wyświetlania, zapisywania oraz późniejszej analizy potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie. To właśnie zakres dostępu do takiego systemu często decyduje o tym, co w danej ofercie rzeczywiście oznacza brak abonamentu.

Poszczególne urządzenia różnią się także zakresem możliwości. Mini lokalizator GPS może wystarczyć do sprawdzania położenia jednego samochodu lub jako dodatkowe narzędzie pomagające zlokalizować pojazd w razie kradzieży. Nie zastąpi jednak systemu, który zapisuje historię tras, pozwala analizować przejazdy i obsługiwać większą flotę.

Dlatego przy wyborze rozwiązania bez abonamentu nie należy porównywać wyłącznie cen urządzeń. Znaczenie mają również koszty transmisji danych, długość przechowywanej historii, sposób archiwizacji informacji, możliwości aplikacji oraz zakres wsparcia po zakupie.

Za co firma płaci w abonamencie GPS?

W modelu abonamentowym miesięczna opłata zazwyczaj nie dotyczy wyłącznie samej lokalizacji. Firma płaci za utrzymanie usługi, która ma działać stale i obsługiwać dane z wielu pojazdów w jednym środowisku.

W zależności od systemu abonament GPS może obejmować m.in. transmisję danych, historię przejazdów, raporty, alerty, aktualizacje oprogramowania, utrzymanie infrastruktury oraz wsparcie techniczne.

To odróżnia pojedynczy lokalizator od monitoringu GPS pojazdów. W drugim przypadku firma otrzymuje narzędzie, na którym mogą pracować dyspozytorzy, fleet managerowie i inne osoby odpowiedzialne za transport.

Wraz ze wzrostem liczby pojazdów spójny dostęp do danych, historii przejazdów i raportów zaczyna mieć coraz większe znaczenie. Firma potrzebuje wtedy nie tylko informacji o położeniu konkretnego auta, lecz także narzędzia do obsługi danych z całej floty.

Czy GPS bez abonamentu rzeczywiście jest tańszy?

Na początku często tak. Jednorazowy zakup urządzenia wygląda korzystnie w porównaniu z systemem, który generuje stały koszt miesięczny. Problem pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna doliczać pozostałe wydatki.

Jeżeli urządzenie korzysta z karty SIM, trzeba uwzględnić transmisję danych. Jeżeli aplikacja przechowuje historię tylko przez ograniczony czas, firma może potrzebować innego sposobu archiwizacji. Jeżeli producent nie zapewnia wsparcia lub wymiany sprzętu, odpowiedzialność za awarie i konfigurację pozostaje po stronie użytkownika.

Do tego dochodzi koszt pracy.

Przy trzech pojazdach osobna konfiguracja każdego lokalizatora może nie stanowić problemu. Przy trzydziestu samochodach ręczna obsługa urządzeń, kart, kont i danych zaczyna zajmować czas, który także ma swoją wartość i należy wliczyć go w koszt monitoringu floty.

Flota się rozrasta – jakich zmian trzeba się spodziewać?

W małej firmie prosty GPS do samochodu może spełniać swoje zadanie bez rozbudowanej platformy. Właściciel zna pojazdy, kierowców i obsługiwane trasy, a liczba informacji pozostaje niewielka. Wraz ze wzrostem floty zmienia się jednak skala zarządzania.

Przy kilkudziesięciu samochodach firma nie obsługuje już pojedynczych urządzeń, lecz cały strumień danych. Pojawia się potrzeba dostępu dla kilku użytkowników, porównywania przejazdów, analizy postojów, kontroli historii oraz zachowania ciągłości informacji przy zmianie pojazdu lub kierowcy.

Wtedy przewagę zyskuje profesjonalne rozwiązanie przygotowane z myślą o pracy flotowej. Nie dlatego, że prosty lokalizator przestaje działać. Nadal może poprawnie wskazywać pozycję. Różnica polega na tym, że firma potrzebuje już spójnego środowiska do obsługi całej floty, a nie zestawu niezależnych urządzeń.

Jak policzyć TCO systemu telematycznego?

Najlepiej porównać oba modele w tym samym okresie, np. przez trzy lata.

TCO systemu telematycznego obejmuje wszystkie koszty związane z jego uruchomieniem i użytkowaniem. Najprostszy schemat można zapisać tak:

TCO = koszt wejścia + koszt miesięczny × liczba miesięcy + koszty obsługi i utrzymania

Dla rozwiązania bez abonamentu do rachunku mogą wejść:

• urządzenie,
• montaż,
• karta SIM,
• transmisja danych,
• ewentualna infrastruktura,
• serwis,
• czas pracy osób obsługujących system.

W modelu abonamentowym trzeba uwzględnić koszt uruchomienia, abonament oraz ewentualne usługi wykraczające poza wybrany pakiet.

Przy analizie można wykorzystać także nasz kalkulator oszczędności, jeśli firma chce zestawić koszt systemu z potencjalnymi oszczędnościami wynikającymi z lepszego nadzoru nad pojazdami i sposobem ich wykorzystania.

Kiedy GPS do samochodu może okazać się wystarczający?

GPS bez abonamentu może odpowiadać firmie, która potrzebuje przede wszystkim bieżącej informacji o położeniu pojazdu i nie wykorzystuje danych lokalizacyjnych do stałej analizy pracy floty.

Jeżeli monitoring GPS stanowi część codziennego zarządzania transportem, zakres potrzeb jest szerszy. Znaczenie mają wtedy historia danych, dostęp dla wielu użytkowników, raportowanie, transmisja, wsparcie oraz możliwość rozbudowy systemu o kolejne pojazdy. Przy porównywaniu ofert lepiej uwzględnić zatem koszt całego okresu użytkowania, a nie wyłącznie cenę zakupu.

Gdy monitoring staje się stałym narzędziem pracy, liczy się już nie samo urządzenie, lecz jakość całego systemu i wygoda pracy z danymi. Flotman odpowiada właśnie na taki sposób zarządzania flotą – oparty na stałym dostępie do danych, wygodnej obsłudze i możliwości rozwoju systemu wraz z firmą. Jeśli chcesz sprawdzić, jak takie rozwiązanie może działać w Twojej flocie, skontaktuj się z naszym doradcą.

FAQ