Flota w dokumentacji: umowy, oświadczenia, regulaminy – formalności związane z samochodem służbowym w firmie (pliki do pobrania)

Udostępnij artykuł:

Umowa powierzenia samochodu pracownikowi, protokół zdawczo-odbiorczy samochodu służbowego, oświadczenie o stosowaniu GPS w samochodzie służbowym – to tylko niektóre dokumenty, jakie należy uwzględnić przy przekazywaniu pojazdu pracownikowi. Jak właściwie tego dokonać, aby nie pominąć żadnych istotnych kwestii?

Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi 

Jednym z ważniejszych aspektów przekazania pracownikowi pojazdu firmowego jest ustalenie zakresu jego odpowiedzialności za pojazd i ewentualne szkody. Kodeks pracy dość ogólnie precyzuję tę kwestię: np. art. 119 ogranicza wysokość odszkodowania wypłacanego przez pracownika do trzykrotności jego wynagrodzenia, co jest niekorzystne dla pracodawcy, jeżeli szkoda wyrządzona przez pracownika jest dużo wyższa. Lepszym rozwiązaniem jest powierzenie pojazdu, w którym to przypadku pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę spowodowaną w powierzonym mu mieniu. Jak je przeprowadzić?  

Kluczową rolę odgrywa tu umowa powierzenia samochodu służbowego Plik do pobrania oraz dołączony do niej załącznik w postaci protokołu przekazania pojazdu Plik do pobrania. Z racji, iż sporządzenie tej dokumentacji nie jest obowiązkowe, jej treść zależy wyłącznie od pracodawcy. Warto jednak, aby w dokumencie znalazły się takie kwestie, jak data i strony umowy, oznaczenie czasu, na jaki powierzany jest samochód oraz jego szczegółowe dane (m.in. nazwa, model, numer silnika). 

Co istotne, prawidłowe powierzenie mienia zakłada, że pracownik rzeczywiście je otrzymał i miał możliwość zapoznania się z nim i jego stanem technicznym. Stąd fakt ten zwykle dokumentuje się w dołączonym do umowy protokole przekazania samochodu służbowego Plik do pobrania.  

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman. Wybierz pakiet dla siebie >>

Oświadczenie dla pracowników o stosowaniu GPS w pojazdach 

Kolejny aspekt przekazywania pojazdów firmowych związany jest ze stosowaniem monitoringu GPS w samochodzie służbowym. Obowiązek informacyjny w tej kwestii zakreślony został w dużej mierze przez przepisy RODO. Zgodnie z art. 222 §7 kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest powiadomić kierowców o wprowadzeniu monitoringu GPS Plik do pobrania w pojazdach służbowych najpóźniej na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Tę samą informację powinien otrzymać nowo przyjęty pracownik, jak i ten, który zyskuje w użytkowanie pojazd firmowy. Jak tego dokonać?  

Takie powiadomienie może mieć formę pisma skierowanego do każdego pracownika, obwieszczenia na tablicy ogłoszeń lub np. komunikatu mailowego skierowanego do pracowników. Dokumentami znajdującymi zastosowanie w tej kwestii są: Informacja o stosowaniu w samochodach służbowych systemu GPS Plik do pobrania oraz Oświadczenie dla pracowników o stosowaniu GPS w pojazdach Plik do pobrania. W ich treści powinien znaleźć się cel stosowania monitoringu oraz informacje o tym, jakie dane będą zbierane za jego pomocą, gdzie będą rejestrowane i kto będzie miał do nich dostęp.  

Dla zyskania potwierdzenia o spełnieniu obowiązku informacyjnego warto sporządzić także Oświadczenie o zapoznaniu się z systemem lokalizowania samochodów dla pracowników Plik do pobrania. Może ono być przydatne w razie kontroli UODO czy ewentualnych sytuacji spornych. 

Polityka flotowa 

Oprócz informacji o stosowaniu w samochodach służbowych systemu GPS, warto wprowadzić w firmie także politykę flotową Plik do pobrania. Dokument ten w dużo szerszym zakresie niż umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi precyzuje prawa i obowiązki tak jego, jak i pracodawcy. Co więcej, w regulaminie takim fleet manager może zawrzeć wszelkie kwestie związane z użytkowaniem pojazdu – takie jak przykładowo preferowane miejsca parkingowe, rodzaj tankowanego paliwa czy sposób postępowania w przypadku kolizji i sytuacji awaryjnych. Sporządzenie takiego dokumentu nie jest regulowane prawnie, jednak może przynieść wiele korzyści, w postaci efektowniejszego wykorzystywania pojazdów służbowych oraz uniknięcia wszelkich nieporozumień na linii kierowca – pracodawca.