Blog

Flota w dokumentacji: umowy, oświadczenia, regulaminy – formalności związane z samochodem służbowym w firmie

13 października 2020 | Flotman | Kategorie: Poradnik Fleet Managera Flota w dokumentacji: umowy, oświadczenia, regulaminy – formalności związane z samochodem służbowym w firmie

Umowa powierzenia samochodu pracownikowi, protokół zdawczo-odbiorczy samochodu służbowego, oświadczenie o stosowaniu GPS w samochodzie służbowym – to tylko niektóre dokumenty, jakie należy uwzględnić przy przekazywaniu pojazdu pracownikowi. Jak właściwie tego dokonać, aby nie pominąć żadnych istotnych kwestii?

Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi 

Jednym z ważniejszych aspektów przekazania pracownikowi pojazdu firmowego jest ustalenie zakresu jego odpowiedzialności za pojazd i ewentualne szkody. Kodeks pracy dość ogólnie precyzuję tę kwestię: np. art. 119 ogranicza wysokość odszkodowania wypłacanego przez pracownika do trzykrotności jego wynagrodzenia, co jest niekorzystne dla pracodawcy, jeżeli szkoda wyrządzona przez pracownika jest dużo wyższa. Lepszym rozwiązaniem jest powierzenie pojazdu, w którym to przypadku pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę spowodowaną w powierzonym mu mieniu. Jak je przeprowadzić?  

Kluczową rolę odgrywa tu umowa powierzenia samochodu służbowegooraz dołączony do niej załącznik w postaci protokołu przekazania pojazdu. Z racji, iż sporządzenie tej dokumentacji nie jest obowiązkowe, jej treść zależy wyłącznie od pracodawcy. Warto jednak, aby w dokumencie znalazły się takie kwestie, jak data i strony umowy, oznaczenie czasu, na jaki powierzany jest samochód oraz jego szczegółowe dane (m.in. nazwa, model, numer silnika). 

Co istotne, prawidłowe powierzenie mienia zakłada, że pracownik rzeczywiście je otrzymał i miał możliwość zapoznania się z nim i jego stanem technicznym. Stąd fakt ten zwykle dokumentuje się w dołączonym do umowy protokole przekazania samochodu służbowego.  

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman. Wybierz pakiet dla siebie >>

Oświadczenie dla pracowników o stosowaniu GPS w pojazdach 

Kolejny aspekt przekazywania pojazdów firmowych związany jest ze stosowaniem monitoringu GPS w samochodzie służbowym. Obowiązek informacyjny w tej kwestii zakreślony został w dużej mierze przez przepisy RODO. Zgodnie z art. 222 §7 kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest powiadomić kierowców o wprowadzeniu monitoringu GPS w pojazdach służbowych najpóźniej na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Tę samą informację powinien otrzymać nowo przyjęty pracownik, jak i ten, który zyskuje w użytkowanie pojazd firmowy. Jak tego dokonać?  

Takie powiadomienie może mieć formę pisma skierowanego do każdego pracownika, obwieszczenia na tablicy ogłoszeń lub np. komunikatu mailowego skierowanego do pracowników. Dokumentami znajdującymi zastosowanie w tej kwestii są: Informacja o stosowaniu w samochodach służbowych systemu GPS oraz Oświadczenie dla pracowników o stosowaniu GPS w pojazdach. W ich treści powinien znaleźć się cel stosowania monitoringu oraz informacje o tym, jakie dane będą zbierane za jego pomocą, gdzie będą rejestrowane i kto będzie miał do nich dostęp.  

Dla zyskania potwierdzenia o spełnieniu obowiązku informacyjnego warto sporządzić także Oświadczenie o zapoznaniu się z systemem lokalizowania samochodów dla pracowników. Może ono być przydatne w razie kontroli UODO czy ewentualnych sytuacji spornych. 

Polityka flotowa 

Oprócz informacji o stosowaniu w samochodach służbowych systemu GPS, warto wprowadzić w firmie także politykę flotową. Dokument ten w dużo szerszym zakresie niż umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi precyzuje prawa i obowiązki tak jego, jak i pracodawcy. Co więcej, w regulaminie takim fleet manager może zawrzeć wszelkie kwestie związane z użytkowaniem pojazdu – takie jak przykładowo preferowane miejsca parkingowe, rodzaj tankowanego paliwa czy sposób postępowania w przypadku kolizji i sytuacji awaryjnych. Sporządzenie takiego dokumentu nie jest regulowane prawnie, jednak może przynieść wiele korzyści, w postaci efektowniejszego wykorzystywania pojazdów służbowych oraz uniknięcia wszelkich nieporozumień na linii kierowca – pracodawca.  

Sprawdź rozwiązanie dla Twojej floty: Pełna obsługa paliwa - kontrola spalania i tankowań

Z aplikacją Flotman szybko określisz wydajność floty, podsumowując tankowania pojazdów i średnie spalanie. Serwis zawiera wiele raportów paliwowych umożliwiających analizę:
  • spalania,
  • tankowań,
  • ewentualnych ubytków paliwa dla jednego pojazdu, grup pojazdów oraz całej floty.
Pomocny w ocenie wyników i trendów Twojej floty jest "Pulpit paliwowy", który przedstawia m.in. średnie spalanie, spalanie ponad normę, czy spalone paliwo. Korzystając dodatkowo z modułu "Koszty" możesz zaimportować dane z kart paliwowych i automatycznie wykryć nieprawidłowości w tankowaniach. Pełna kontrola paliwa rozbudowana jest o alarmy związane z użytkowaniem paliwa np. informacja o ubytku paliwa lub o tankowaniu wysłana SMS’em, mailem lub w aplikacji.

Jesteś zainteresowany? Skontaktuj się z nami i poznaj ofertę! Wypełnij formularz

Jak oceniasz artykuł?

Kliknij gwiazdkę aby ocenić

Średnia ocena 0 / 5. Liczba głosów: 0

Nikt jeszcze nie ocenił tego artykułu. Bądź pierwszy!