Blog

Flota w dokumentacji: umowy, oświadczenia, regulaminy – formalności związane z samochodem służbowym w firmie (pliki do pobrania)

13 października 2020 | Flotman | Kategorie: Poradnik Fleet Managera Flota w dokumentacji: umowy, oświadczenia, regulaminy – formalności związane z samochodem służbowym w firmie

Umowa powierzenia samochodu pracownikowi, protokół zdawczo-odbiorczy samochodu służbowego, oświadczenie o stosowaniu GPS w samochodzie służbowym – to tylko niektóre dokumenty, jakie należy uwzględnić przy przekazywaniu pojazdu pracownikowi. Jak właściwie tego dokonać, aby nie pominąć żadnych istotnych kwestii?

Umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi 

Jednym z ważniejszych aspektów przekazania pracownikowi pojazdu firmowego jest ustalenie zakresu jego odpowiedzialności za pojazd i ewentualne szkody. Kodeks pracy dość ogólnie precyzuję tę kwestię: np. art. 119 ogranicza wysokość odszkodowania wypłacanego przez pracownika do trzykrotności jego wynagrodzenia, co jest niekorzystne dla pracodawcy, jeżeli szkoda wyrządzona przez pracownika jest dużo wyższa. Lepszym rozwiązaniem jest powierzenie pojazdu, w którym to przypadku pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę spowodowaną w powierzonym mu mieniu. Jak je przeprowadzić?  

auta firmowe Flotman

Kluczową rolę odgrywa tu umowa powierzenia samochodu służbowego Plik do pobrania oraz dołączony do niej załącznik w postaci protokołu przekazania pojazdu Plik do pobrania. Z racji, iż sporządzenie tej dokumentacji nie jest obowiązkowe, jej treść zależy wyłącznie od pracodawcy. Warto jednak, aby w dokumencie znalazły się takie kwestie, jak data i strony umowy, oznaczenie czasu, na jaki powierzany jest samochód oraz jego szczegółowe dane (m.in. nazwa, model, numer silnika). 

Co istotne, prawidłowe powierzenie mienia zakłada, że pracownik rzeczywiście je otrzymał i miał możliwość zapoznania się z nim i jego stanem technicznym. Stąd fakt ten zwykle dokumentuje się w dołączonym do umowy protokole przekazania samochodu służbowego Plik do pobrania.  

>> Sprawdź cennik aplikacji Flotman. Wybierz pakiet dla siebie >>

Oświadczenie dla pracowników o stosowaniu GPS w pojazdach 

Kolejny aspekt przekazywania pojazdów firmowych związany jest ze stosowaniem monitoringu GPS w samochodzie służbowym. Obowiązek informacyjny w tej kwestii zakreślony został w dużej mierze przez przepisy RODO. Zgodnie z art. 222 §7 kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest powiadomić kierowców o wprowadzeniu monitoringu GPS Plik do pobrania w pojazdach służbowych najpóźniej na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Tę samą informację powinien otrzymać nowo przyjęty pracownik, jak i ten, który zyskuje w użytkowanie pojazd firmowy. Jak tego dokonać?  

Takie powiadomienie może mieć formę pisma skierowanego do każdego pracownika, obwieszczenia na tablicy ogłoszeń lub np. komunikatu mailowego skierowanego do pracowników. Dokumentami znajdującymi zastosowanie w tej kwestii są: Informacja o stosowaniu w samochodach służbowych systemu GPS Plik do pobrania oraz Oświadczenie dla pracowników o stosowaniu GPS w pojazdach Plik do pobrania. W ich treści powinien znaleźć się cel stosowania monitoringu oraz informacje o tym, jakie dane będą zbierane za jego pomocą, gdzie będą rejestrowane i kto będzie miał do nich dostęp.  

Dla zyskania potwierdzenia o spełnieniu obowiązku informacyjnego warto sporządzić także Oświadczenie o zapoznaniu się z systemem lokalizowania samochodów dla pracowników Plik do pobrania. Może ono być przydatne w razie kontroli UODO czy ewentualnych sytuacji spornych. 

Polityka flotowa 

Oprócz informacji o stosowaniu w samochodach służbowych systemu GPS, warto wprowadzić w firmie także politykę flotową Plik do pobrania. Dokument ten w dużo szerszym zakresie niż umowa powierzenia samochodu służbowego pracownikowi precyzuje prawa i obowiązki tak jego, jak i pracodawcy. Co więcej, w regulaminie takim fleet manager może zawrzeć wszelkie kwestie związane z użytkowaniem pojazdu – takie jak przykładowo preferowane miejsca parkingowe, rodzaj tankowanego paliwa czy sposób postępowania w przypadku kolizji i sytuacji awaryjnych. Sporządzenie takiego dokumentu nie jest regulowane prawnie, jednak może przynieść wiele korzyści, w postaci efektowniejszego wykorzystywania pojazdów służbowych oraz uniknięcia wszelkich nieporozumień na linii kierowca – pracodawca.  

[pardot-dynamic-content id=”964″ default=”%3Ch2+style%3D%22margin%3A+0px+0px+30px+0px%3B+color%3A+%23213f6e%3B+font-size%3A+2em%3B+line-height%3A+1.1em%3B+font-weight%3A+300%3B%22%3ESprawd%C5%BA+rozwi%C4%85zanie+dla+Twojej+floty%3A+Pe%C5%82na+obs%C5%82uga+paliwa+-+kontrola+spalania+i+tankowa%C5%84%3C%2Fh2%3E%0AZ+aplikacj%C4%85+Flotman+szybko+okre%C5%9Blisz+wydajno%C5%9B%C4%87+floty%2C+podsumowuj%C4%85c+%3Cstrong%3Etankowania+pojazd%C3%B3w+i+%C5%9Brednie+spalanie%3C%2Fstrong%3E.+Serwis+zawiera+wiele+raport%C3%B3w+paliwowych+umo%C5%BCliwiaj%C4%85cych+analiz%C4%99%3A%0A%0A%3Cul%3E%0A%09%3Cli%3E%3Cstrong%3Espalania%2C+%3C%2Fstrong%3E%3C%2Fli%3E%0A%09%3Cli%3E%3Cstrong%3E%3Cstrong%3Etankowa%C5%84%2C%3C%2Fstrong%3E%3C%2Fstrong%3E%3C%2Fli%3E%0A%09%3Cli%3E%3Cstrong%3E%3Cstrong%3E%3Cstrong%3Eewentualnych+ubytk%C3%B3w+paliwa%3C%2Fstrong%3E+dla+jednego+pojazdu%2C+grup+pojazd%C3%B3w+oraz+ca%C5%82ej+floty.%3C%2Fstrong%3E%3C%2Fstrong%3E%3C%2Fli%3E%0A%3C%2Ful%3E%0APomocny+w+ocenie+wynik%C3%B3w+i+trend%C3%B3w+Twojej+floty+jest+%22Pulpit+paliwowy%22%2C+kt%C3%B3ry+przedstawia+m.in.+%C5%9Brednie+spalanie%2C+spalanie+ponad+norm%C4%99%2C+czy+spalone+paliwo.+Korzystaj%C4%85c+dodatkowo+z+modu%C5%82u+%22Koszty%22+mo%C5%BCesz+zaimportowa%C4%87+%3Cstrong%3Edane+z+kart+paliwowych+i+automatycznie+wykry%C4%87+nieprawid%C5%82owo%C5%9Bci+w+tankowaniach%3C%2Fstrong%3E.+Pe%C5%82na+kontrola+paliwa+rozbudowana+jest+o+alarmy+zwi%C4%85zane+z+u%C5%BCytkowaniem+paliwa+np.+%3Cstrong%3Einformacja+o+ubytku+paliwa+lub+o+tankowaniu+%3C%2Fstrong%3Ewys%C5%82ana+SMS%E2%80%99em%2C+mailem+lub+w+aplikacji.%3Cbr+%2F%3E%0A%3Cbr+%2F%3E%0A%3Cstrong%3E%3Cspan+style%3D%22font-size%3A18px%3B%22%3EJeste%C5%9B+zainteresowany%3F+Skontaktuj+si%C4%99+z+nami+i+poznaj+ofert%C4%99%21+%3Ca+href%3D%22https%3A%2F%2Fwww2.flotman.pl%2Fl%2F596751%2F2020-09-15%2Ff52kp%22+style%3D%22text-decoration%3Aunderline%3B%22%3EWype%C5%82nij+formularz+%3C%2Fa%3E%3C%2Fspan%3E%3C%2Fstrong%3E”] [pardot-form width=”1084″ height=”1024″ id=”10822″ title=”Dynamic content / Form”]