Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT w 2025 roku – jak aplikacja Flotman pomaga firmom działać zgodnie z przepisami?

Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT w 2025 roku stała się niezbędnym elementem zarządzania flotą w każdej firmie, która chce w pełni korzystać z prawa do odliczeń podatkowych. Nowe przepisy i cyfryzacja procesów podatkowych wymagają nie tylko dokładności, ale i odpowiednich narzędzi wspierających codzienną pracę. Jak sprostać tym oczekiwaniom i jednocześnie nie obciążać administracji firmy?

Najważniejsze informacje:

• W 2025 roku elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana do odliczenia 100% VAT od kosztów eksploatacji samochodów firmowych.
• Aby odliczyć pełną stawkę VAT, firma musi wykorzystywać pojazd wyłącznie służbowo, złożyć formularz VAT-26, wdrożyć odpowiedni regulamin i prowadzić szczegółową ewidencję.
• Ręczne prowadzenie kilometrówki zwiększa ryzyko błędów, które podczas kontroli mogą skutkować utratą prawa do odliczenia VAT.
• Aplikacja Flotman automatycznie rejestruje przejazdy poprzez moduł GPS, generuje raporty VAT zgodne z KSeF i rozróżnia przejazdy prywatne od służbowych.

Prawo w 2025 roku: obowiązki przedsiębiorców korzystających z pojazdów firmowych

W 2025 roku obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT nadal obowiązuje wszystkich przedsiębiorców, którzy chcą odliczyć 100% podatku VAT od kosztów eksploatacji samochodów firmowych. Podstawa prawna, wynikająca z ustawy o VAT z 11 marca 2004 roku (art. 86a), została wzmocniona przez nowe regulacje cyfrowe, w tym obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Aby odliczyć pełną stawkę VAT od pojazdu, podatnik musi spełnić jednocześnie kilka wymagań:

• wykorzystywać pojazd wyłącznie w celach działalności gospodarczej,
• złożyć formularz VAT-26 w terminie 7 dni od pierwszego wydatku,
• wdrożyć regulamin użytkowania pojazdu wykluczający użytki prywatne,
• oraz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu.

W ewidencji powinny znaleźć się dane takie jak numer rejestracyjny, stan licznika, trasa, data, cel podróży, liczba kilometrów i dane kierowcy.

Problem wielu firm: nieefektywne i ryzykowne prowadzenie ewidencji

Dla właścicieli film transportowych i osób odpowiedzialnych za zarządzanie flotą firmową największym problemem w 2025 roku nie jest już tylko spełnienie wymogów prawa – ale zrobienie tego w sposób szybki, precyzyjny i odporny na błędy.

Ręczne prowadzenie kilometrówki wymaga każdorazowego zapisywania trasy, daty, stanu licznika, celu przejazdu oraz danych kierowcy. W praktyce oznacza to dużą ilość pracy administracyjnej, obarczoną ryzykiem błędów – literówek, pominięć, nieczytelnych wpisów. Każdy drobny błąd lub brak spójności w dokumentacji może podczas kontroli skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT. Co więcej, w przypadku e-kontroli, papierowe dokumenty muszą być dodatkowo skanowane lub przepisywane do systemu, co generuje kolejne koszty i zabiera czas.

Cyfrowa ewidencja przebiegu pojazdu automatyzuje cały proces. Dane o przejazdach zbierane są w czasie rzeczywistym przez moduły GPS zamontowane w pojazdach. System automatycznie zapisuje wszystkie wymagane informacje: trasę, dystans, datę, godzinę, kierowcę i cel podróży. W efekcie ewidencja jest kompletna, dokładna i zawsze gotowa na wypadek kontroli. Nie ma potrzeby ręcznego wpisywania ani poprawiania danych – wszystko jest rejestrowane zgodnie z aktualnymi przepisami VAT i KSeF.

Różnice są widoczne nie tylko w wygodzie użytkowania, ale też w bezpieczeństwie prawnym. Podczas gdy ręcznie prowadzona kilometrówka może być podważona na podstawie błędów formalnych, cyfrowa ewidencja prowadzona przez certyfikowany system jest trudniejsza do zakwestionowania – dane są archiwizowane, nienaruszalne i zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów.

W erze cyfryzacji, e-kontroli i automatycznego krzyżowania danych w KSeF, niedokładność to realne ryzyko podatkowe i koszt biznesowy.

Aplikacja Flotman – kompleksowa odpowiedź na wymogi VAT i KSeF

Aplikacja Flotman powstała z myślą o firmach i menedżerach floty, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad pojazdami służbowymi, usprawnić zarządzanie flotą i jednocześnie działać zgodnie z przepisami.To nie tylko system do monitorowania pojazdów, ale przede wszystkim narzędzie do zgodnego z prawem, automatycznego prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT.

Flotman odpowiada na realne potrzeby właścicieli flot w 2025 roku, zapewniając:

1. Automatyczną ewidencję przebiegu pojazdu

Dzięki modułowi GPS, każda podróż pojazdu jest rejestrowana automatycznie. System zbiera dane o dacie, trasie, liczbie kilometrów, celu przejazdu i identyfikacji kierowcy – w sposób zgodny z wymogami ustawy o VAT.

2. Zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów i KSeF

Dane są archiwizowane w sposób nienaruszalny i mogą być bezpośrednio wykorzystane do tworzenia dokumentów potrzebnych przy e-kontroli. Ewidencja prowadzona w systemie Flotman nie wymaga podpisu kierowcy, ponieważ spełnia standardy bezpieczeństwa i automatyzacji wymagane przez MF.

3. Gotowe raporty VAT i dane dla księgowości

Flotman umożliwia generowanie raportów VAT, które można przekazać księgowej bez potrzeby dodatkowej obróbki danych. Wszystko jest zgodne z formatami i zakresem informacji wymaganym przez Krajowy System e-Faktur.

4. Rozróżnienie przejazdów prywatnych i służbowych

System pozwala kierowcom oznaczać cel podróży – służbowy lub prywatny – co pozwala na łatwe stosowanie ograniczeń w odliczeniu VAT, gdy pojazd jest użytkowany w sposób mieszany.

5. Pełna historia tras i dane licznikowe

Właściciel firmy lub dział administracji floty ma stały dostęp do historii tras i przebiegów, dzięki czemu można szybko reagować na nieprawidłowości, kontrolować koszty i planować serwis pojazdów.

6. Business Intelligence (BI) dla flot

Flotman oferuje zaawansowane raporty Business Intelligence (BI), które wspierają zarządzanie flotą poprzez analizę efektywności wykorzystania pojazdów, optymalizację kosztów floty, identyfikowanie nadmiernych wydatków i usprawnianie logistyki.

Podsumowanie

W 2025 roku samo „prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu” już nie wystarczy. Wymogi fiskalne są coraz bardziej cyfrowe, a odpowiedzialność za zgodność z prawem spoczywa na przedsiębiorcy. Właściciele firmowych flot muszą działać precyzyjnie, szybko i bezpiecznie – a jednocześnie skupiać się na rozwijaniu biznesu, a nie na wypełnianiu kilometrówek.

Aplikacja Flotman to odpowiedź na te wyzwania: umożliwia zgodne z przepisami, zautomatyzowane i bezbłędne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT, wspiera księgowość i pozwala firmie uniknąć kosztownych błędów. To nie tylko technologia – to bezpieczeństwo operacyjne, zgodność z przepisami podatkowymi i realna oszczędność czasu.

Jeśli chcesz prowadzić firmową flotę zgodnie z przepisami 2025 roku – Flotman to rozwiązanie, które działa.