Flotman
 
Uprzejmie informujemy, że pracujemy od 8:00 do 16:00.
Zaloguj się
Blog

Dobra polityka flotowa, czyli jaka? Okiem fleet managera i przedsiębiorcy

28 maja 2018 | Flotman | Kategorie: Trendy w zarządzaniu flotą Polityka flotowa w przedsiębiorstwie

Trudno wyobrazić sobie dobrze prosperujące przedsiębiorstwo bez własnej floty samochodowej. Wraz z wieloma udogodnieniami mogą jednak pojawić się także pewne wątpliwości formalne związane z jej użytkowaniem. Rozwiązaniem tej kwestii będzie odpowiednia polityka flotowa.  Dlaczego warto ją wdrożyć oraz jak powinna być skonstruowana?

Polityka flotowa – co to takiego?

Polityka flotowa”, „Procedura flotowa”, „Regulamin użytkowania samochodów służbowych” – w zależności od przedsiębiorstwa można spotkać się z różnymi nazwami na określenie tego samego dokumentu. Pomimo ich różnorodności łączy je jednak wspólny mianownik – zebranie w jednym miejscu wszystkich kwestii dotyczących funkcjonowania samochodów służbowych. Co prawda w świetle obecnie obowiązujących przepisów właściciele firm nie mają obowiązku sporządzania takich regulaminów, warto jednak mimo to wprowadzić je w przedsiębiorstwie. Czemu służy polityka flotowa?

Dokument taki przede wszystkim znacznie usprawnia system zarządzania flotą. Posiadanie pojazdów służbowych wiąże się z oczywistymi wydatkami. Jasne określenie sposobu korzystania przez pracowników z samochodów służbowych, a wraz z tym kwestii podziału kosztów oraz zakresu odpowiedzialności, pozwoli pracodawcom uniknąć niepotrzebnych sporów kompetencyjnych oraz określić jasne warunki eksploatacji pojazdu.

Obowiązkowe regulacje użytkowania floty samochodowej

Abstrahując od ogólnej dobrowolności w sporządzaniu polityki flotowej, może zdarzyć się, że sformalizowanie zasad udostępniania pracownikom pojazdów służbowych okaże się jednak koniecznością. Taką sytuację przewidują zmienione przepisy ustawy o VAT z 2004 r. Stanowią one, iż odliczenie owego podatku od zakupu samochodu na firmę (a także wszelkich wydatków związanych z jego eksploatacją) możliwe jest tylko wówczas, gdy pojazd firmowy wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej przedsiębiorcy. Aby to zaś udowodnić oraz uniknąć dodatkowych kontroli urzędów skarbowych, należy posiadać szczegółową ewidencję przebiegu każdego pojazdu.

Ponieważ jednak w przypadku dużych flot samochodowych nadzór nad nimi bywa utrudniony, dokument precyzujący wyraźnie zasady używania pojazdów służbowych do celów prywatnych może okazać się szczególnie pomocny oraz znacznie ułatwić pracę managerowi floty. Jak sporządzić taki dokument oraz co dokładnie powinien on zawierać?

Polityka flotowa: co zawrzeć w car policy?

Właściwie skonstruowana polityka samochodowa znacznie usprawnia system zarządzania flotą, a w konsekwencji – płynne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Co więc powinno się w niej znaleźć? Najczęściej wskazuje się na następujące punkty:

  • wstęp – określający jasno, czym jest dokument oraz jaki jest jego cel,
  • metoda pozyskiwania aut – ze środków własnych, leasingu, wynajmu długoterminowego, itp.,
  • rodzaje środków lokomocji – aktualny stan floty samochodowej oraz powiązanie pojazdów z konkretnymi stanowiskami,
  • koszty użytkowania samochodu – określenie odpowiedzialności finansowej pracownika za użytkowanie pojazdów służbowych do celów prywatnych,
  • cykl życia pojazdów w przedsiębiorstwie, warunki wymiany i sprzedaży pojazdów poeksploatacyjnych – oszacowanie wieku i przebiegu pojazdów, przy jakich następuje ich wymiana, celem przewidywania kosztów w czasie oraz uniknięcia nieprzewidzianych inwestycji,
  • prawa i obowiązki użytkownika pojazdu i managera floty – wyraźny podział, umożliwiający uniknięcia konfliktów kompetencyjnych i ustalenie zakresu odpowiedzialności,
  • sposób postępowania w przypadku kolizji, awarii i planowanych przeglądów – określający pożądane zachowanie kierowcy w kryzysowych sytuacjach oraz ewentualne konsekwencje.

Powyższe kwestie mogą być bez problemu uzupełnione o dodatkowe zapisy, w zależności od potrzeb i praktyki funkcjonowania przedsiębiorstwa. Bardziej szczegółowy i precyzyjny regulamin rozwieje wszelkie wątpliwości pracowników oraz ułatwi jego egzekwowanie.

Brak polityki flotowej może sporo kosztować

Wielu właścicieli firm, a nawet osób bezpośrednio zajmujących się organizacją floty, żywi przekonanie, że polityka flotowa to po prostu dokument administracyjny, który nie ma swojego praktycznego zastosowania. Ponieważ prawo nie nakłada obowiązku sporządzania takiego dokumentu, jawi się on jako zwyczajna strata czasu i bezużyteczny „papierek”. Praktyka pokazuje jednak, że polityka flotowa ma wiele praktycznych i użytecznych zastosowań, co więcej: jej brak może przysporzyć przedsiębiorstwu wielu dodatkowych problemów i strat finansowych.

Może się bowiem okazać, że bez odpowiednich regulacji wewnętrznej polityki flotowej firmy pracodawca nie będzie mógł odebrać swojemu pracownikowi raz wydanego mu samochodu – nawet w sytuacji, gdy stoi on bezużyteczny pod jego domem. Dzieje się tak, gdy pracownik przebywa np. na urlopie, zwolnieniu lekarskim czy okresie wypowiedzenia. Wówczas fleet menager może spotkać się z odmową zwrócenia pojazdu ze strony pracownika. Pracodawca może również nie mieć pełnej kontroli nad tym, w jaki sposób pojazd jest wykorzystywany przez pracownika (czy np. służy również celom prywatnym, czy jest właściwie użytkowany itp.).

Prawdziwy problem pojawia się jednak w sytuacji poniesionej szkody (wypadku drogowego, uszkodzenia lub zniszczenia pojazdu z winy pracowania itp.). Dokument polityki flotowej reguluje takie sytuacje i pozwala rozwiać wątpliwości, kto i w jakim stopniu ponosi odpowiedzialność za szkodę (również w aspekcie finansowym). Brak odpowiedniego zapisu może doprowadzić do konfliktu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Car policy pozwala więc zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale także i nerwy obu stron.

Jak powinna być skonstruowana dobra polityka flotowa?

Odpowiednia polityka flotowa – aby spełniała swoje założenia – powinna możliwie jak najdokładniej określać różne aspekty wykorzystywania samochodów służbowych przez pracowników. Pozwoli to ograniczyć pole do interpretacji, a tym samym związane z tym nadużycia. Dlatego też warto, aby w proces jej tworzenia zaangażowani byli menedżerowie wszystkich działów, których pracownicy są użytkownikami samochodów służbowych, a więc i odbiorcami dokumentu. Niezwykle ważne jest również, aby po zebraniu wszystkich uwag i opinii oraz stworzeniu spójnego dokumentu, manager floty poddał go ocenie prawnej. Polityka flotowa musi być bowiem zgodna z kodeksem pracy, przepisami podatkowymi oraz innymi regulacjami prawnymi, obowiązującymi w kraju.

Tworzysz politykę flotową? O tym warto pamiętać!

Podczas sporządzania car policy należy także pamiętać, że niezwykle istotna jest nie tylko jej treść, ale również i forma. Regulamin użytkowania pojazdów służbowych musi być przede wszystkim zrozumiały dla wszystkich pracowników. Z tego względu powinien być napisany stosunkowo prostym językiem oraz posiadać zwięzłą formę. Poszczególne jego zapisy powinny być sformułowane precyzyjnie, aby nie pozostawiały pracownikom wątpliwości co do ich właściwego zastosowania oraz winny odnosić się do sytuacji, z jakimi mogą oni potencjalnie spotkać się na co dzień w swojej pracy.

Odpowiednia polityka flotowa powinna być także elastyczna oraz łatwo dostosowywać się do zmieniających się nieustannie realiów rynkowych, zmian prawnych czy nowych produktów wdrażanych do floty samochodowej.

W czasach powszechnego dysponowania przez większość firm własnymi samochodami służbowymi, polityka flotowa jest nieodłącznym elementem ich prawidłowego funkcjonowania. Właściwie skonstruowana nie tylko usprawni system zarządzania flotą, ale także przyczyni się do podniesienia bezpieczeństwa w ruchu drogowym.

Dobra polityka flotowa, czyli jaka? Okiem fleet managera i przedsiębiorcy
Ocena: 5 z: 1

Dowiedz się więcej
wybierz kontakt z naszym agentem

Kontakt

System Flotman
dedykowane rozwiązanie GPS
dla właścicieli flot samochodowych

Zobacz ofertę