Czym jest flota pojazdów i jak wygląda zarządzanie nią?

Co to jest flota? To grupa pojazdów, z których firma, instytucja lub inna organizacja korzysta do realizacji swoich zadań. Mogą ją tworzyć trzy samochody handlowców, kilkadziesiąt busów kurierskich, zestawy ciężarowe, koparki albo ciągniki rolnicze. Wraz z liczbą pojazdów rośnie liczba decyzji dotyczących kosztów, serwisu, kierowców, dokumentów i sposobu wykorzystania taboru. Zarządzanie flotą szybko przestaje sprowadzać się do pilnowania terminów przeglądów.

Najważniejsze informacje:

• Flota pojazdów to grupa samochodów, maszyn lub innych pojazdów użytkowanych przez jedną organizację.
• Nie istnieje jedna ustawowa liczba samochodów, od której firmowy tabor staje się flotą.
• Floty różnią się przeznaczeniem. Inaczej zarządza się samochodami osobowymi handlowców, inaczej busami, ciężarówkami czy maszynami budowlanymi.
• Zarządzanie flotą obejmuje koszty, serwis, ubezpieczenia, terminy, użytkowników, bezpieczeństwo, paliwo, dokumentację i analizę wykorzystania pojazdów.
• Fleet manager odpowiada za dostępność taboru i zasady jego użytkowania, ale zakres tej roli zależy od wielkości oraz profilu firmy.

Co to jest flota pojazdów?

Flota pojazdów to grupa środków transportu lub maszyn pozostających w dyspozycji jednej firmy albo instytucji. Nie muszą stanowić jej własności. Mogą pochodzić z zakupu, leasingu czy wynajmu.

Firma handlowa wykorzystuje samochody osobowe, hurtownia busy, przewoźnik ciągniki siodłowe i naczepy, a przedsiębiorstwo drogowe koparki czy wywrotki. W każdym przypadku pojawia się potrzeba wspólnego zarządzania kosztami, dostępnością i eksploatacją.

Określenie flota samochodowa jest węższe niż flota pojazdów, ponieważ nie obejmuje np. maszyn budowlanych czy rolniczych.

Od ilu samochodów mówimy o flocie?

Nie ma jednej liczby pojazdów, od której firmowy tabor można formalnie nazwać flotą. W praktyce o flocie mówi się już wtedy, gdy przedsiębiorstwo korzysta z kilku pojazdów jako wspólnego zasobu i musi nimi regularnie zarządzać.

Skala obowiązków nie zawsze rośnie proporcjonalnie do liczby aut. Trzy samochody przypisane na stałe konkretnym pracownikom mogą wymagać głównie pilnowania kosztów, terminów i serwisu. Pięć busów wykonujących codziennie wiele zleceń oznacza już znacznie więcej pracy związanej z trasami, dostępnością, spalaniem, przeglądami i przypisaniem kierowców.

Dlatego pytanie „od ilu samochodów zaczyna się flota?” nie ma jednej odpowiedzi. Znacznie lepiej ocenić, jak wiele procesów trzeba prowadzić równolegle i jak często dane o pojazdach wymagają aktualizacji.

Jakie rodzaje flot spotykamy w firmach?

Rodzaj floty wpływa na to, jakie dane mają największą wartość dla osoby odpowiedzialnej za tabor.

• Flota samochodów osobowych obejmuje zwykle auta przedstawicieli handlowych, kadry zarządzającej czy pracowników terenowych. Liczą się tu m.in. przebiegi, koszty, przejazdy służbowe i prywatne oraz sposób użytkowania aut.
• Flota dostawcza pracuje przy dystrybucji, usługach terenowych i dostawach. Większego znaczenia nabierają liczba kursów, wykorzystanie ładowności, trasy i punktualność.
• Flota ciężka obejmuje ciągniki siodłowe, samochody ciężarowe i naczepy. Zarządzający analizuje m.in. paliwo, przebieg tras, opłaty drogowe i wykorzystanie pojazdów, a przy przewozach objętych odpowiednimi przepisami również dane dotyczące czasu prowadzenia, przerw i odpoczynku kierowców.
• Flota budowlana składa się np. z koparek, ładowarek, walców czy wywrotek. Sam przebieg kilometrowy niewiele mówi o wykorzystaniu takich maszyn, dlatego większe znaczenie mają motogodziny, czas pracy, lokalizacja i zużycie paliwa.
• Podobnie wygląda flota rolnicza, w której pracują ciągniki, kombajny i maszyny samojezdne.

Osobną grupę stanowi flota pojazdów na wynajem. Właściciel kontroluje przebiegi, terminy zwrotów i stan samochodów, choć nie zarządza pracą kierowców w taki sposób jak przewoźnik.

Na czym polega zarządzanie flotą?

Zarządzanie flotą obejmuje cały cykl użytkowania pojazdów: od zakupu lub finansowania, przez eksploatację i serwis, aż po ich wymianę lub sprzedaż.

W codziennej pracy oznacza to kontrolę kosztów, paliwa, terminów, ubezpieczeń, szkód, użytkowników, bezpieczeństwa i wykorzystania samochodów. Zakres zmienia się wraz z rodzajem floty. Przy ciężarówkach dochodzą obowiązki charakterystyczne dla transportu drogowego, a przy maszynach budowlanych większe znaczenie mają czas pracy i motogodziny.

Kim jest fleet manager i za co odpowiada?

Fleet manager odpowiada za firmowy tabor lub wybraną część procesów związanych z jego utrzymaniem i wykorzystaniem.

W małej firmie jego zadania może wykonywać właściciel, administracja lub kierownik operacyjny. W większych organizacjach flotą zajmuje się wyspecjalizowany zespół.

Zakres obowiązków może obejmować wybór i finansowanie samochodów, budżet, serwis, szkody, politykę flotową czy raportowanie. Przy ocenie pracy fleet managera liczą się m.in. koszt kilometra, dostępność pojazdów, liczba szkód, spalanie i czas przestojów.

Ile naprawdę kosztuje flota?

Cena samochodu albo miesięczna rata pokazują tylko część wydatków. Do pełniejszej oceny służy TCO floty, czyli Total Cost of Ownership.

W zależności od sposobu finansowania i przyjętej metodologii TCO może obejmować zakup lub finansowanie, utratę wartości, paliwo lub energię, serwis, opony, ubezpieczenie, podatki, szkody i koszty administracyjne.

Takie podejście pozwala porównywać samochody nie tylko według ceny zakupu. Tańsze auto może szybciej tracić wartość albo generować większe wydatki na paliwo i serwis.

Znaczenie mają również dane eksploatacyjne. Sama kwota wydana na paliwo niewiele mówi bez informacji o przebiegu i sposobie wykorzystania pojazdu.

Terminy, dokumenty i zasady użytkowania

Flota wymaga regularnego pilnowania badań technicznych, ubezpieczeń, serwisów, dokumentów finansowania oraz historii wydawania i zwrotu pojazdów.

Przy kilku samochodach wystarczy czasem kalendarz lub arkusz. Wraz ze wzrostem liczby aut rośnie jednak liczba terminów, a przeoczony serwis czy brak wymaganych dokumentów może czasowo wyłączyć samochód z użytkowania.

Drugą częścią organizacji floty jest polityka flotowa. Określa zasady przydziału samochodów, użytkowania prywatnego, tankowania, zgłaszania szkód, mandatów, serwisowania i zwrotu auta.

Telematyka w zarządzaniu flotą – dlaczego warto?

Dane dotyczące floty często pochodzą z wielu miejsc: faktur, kart paliwowych, serwisu, GPS czy dokumentów kierowców.

Telematyka pozwala łączyć informacje z pojazdu i lokalizacji GPS. Dzięki temu można analizować przejazdy, przebiegi, postoje, zużycie paliwa czy sposób użytkowania samochodu bez ręcznego zbierania każdej informacji.

Najważniejsze jest jednak to, jakie pytania firma chce na podstawie tych danych rozstrzygać. Które auta wykonują największe przebiegi? Które są słabo wykorzystywane? Czy podobne pojazdy różnią się spalaniem?

Flotman App łączy monitoring GPS, historię tras, dane eksploatacyjne i raportowanie dla różnych typów flot. System dostarcza dane które można wykorzystać do podejmowania uzasadnionych decyzji operacyjnych.

Od czego zacząć zarządzanie flotą w małej firmie?

Przy kilku samochodach najważniejsza jest kompletna i aktualna ewidencja.

W jednym miejscu powinny znaleźć się podstawowe dane techniczne pojazdów, użytkownicy, forma finansowania, przebieg, terminy ubezpieczeń i przeglądów oraz główne koszty.

Kolejny krok to ustalenie zasad: kto może korzystać z auta, jak zgłasza się szkody, kto odpowiada za serwis i jak rozlicza się paliwo.

Dopiero później warto wybierać wskaźniki. Na początku wystarczą często przebieg, zużycie paliwa, koszty serwisowe i całkowity koszt samochodu. Przy bardziej intensywnej eksploatacji można rozszerzać zakres danych wraz z potrzebami firmy.

Słowniczek pojęć flotowych

Flota – grupa pojazdów użytkowanych przez jedną firmę, instytucję lub organizację.

Fleet manager – osoba odpowiedzialna za firmowy tabor lub wybrane procesy związane z jego obsługą.

TCO (Total Cost of Ownership) – całkowity koszt posiadania i użytkowania pojazdu w przyjętym okresie.

Telematyka – technologie służące do przesyłania i analizy danych pochodzących z pojazdów i systemów lokalizacyjnych.

Kilometrówka – potoczne określenie ewidencji lub rozliczenia przebiegu pojazdu.

Polityka flotowa – zbiór firmowych zasad dotyczących użytkowania i obsługi pojazdów.

Geofencing – wyznaczanie wirtualnych stref pozwalających rejestrować wjazd i wyjazd pojazdu z określonego terenu.

Motogodzina – jednostka opisująca czas pracy silnika lub maszyny.

Eco-driving – sposób prowadzenia pojazdu oparty na płynnej i oszczędnej jeździe przy zachowaniu bezpieczeństwa.

CFM (Car Fleet Management) – określenie usług związanych z zewnętrzną obsługą floty, a w zależności od modelu także jej finansowaniem.

FAQ