Awaria tachografu cyfrowego – procedury, obowiązki kierowcy i terminy naprawy

Nagłe uszkodzenie tachografu cyfrowego w trakcie realizacji transportu wywołuje duży stres zarówno u kierowcy, jak i u przewoźnika. Sytuacja ta wymaga natychmiastowej reakcji i ścisłego przestrzegania procedur wynikających z przepisów unijnych. Brak prawidłowej dokumentacji zastępczej oraz opóźnianie działań naprawczych często skutkują sankcjami podczas kontroli drogowej. Zasady postępowania w takich przypadkach reguluje przede wszystkim Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014. Rozporządzenie wskazuje obowiązek doprowadzenia tachografu do sprawności w określonym terminie oraz obowiązek dokumentowania aktywności kierowcy w okresie niesprawności urządzenia.

Najważniejsze informacje:

• Kierowca musi prowadzić zapisy ręczne od momentu wykrycia awarii tachografu. Zapisy obejmują jazdę, inną pracę, dyspozycyjność i odpoczynek.
• Przewoźnik ma maksymalnie 7 dni na naprawę tachografu od wykrycia usterki. Naprawa może odbyć się w bazie lub w zatwierdzonym warsztacie w trasie.
• Opis awarii na wydruku musi zawierać datę i godzinę wykrycia usterki, rodzaj problemu, okres braku zapisu oraz dane kierowcy z podpisem.
• Kary za jazdę z niesprawnym tachografem należą do najwyższych w taryfikatorze. Sankcje dotyczą zarówno kierowcy, jak i przewoźnika.
• Naruszenia związane z tachografem wpływają na ocenę dobrej reputacji przewoźnika w systemie ERRU. Może to ograniczyć możliwość prowadzenia działalności transportowej.

Awaria tachografu cyfrowego – co uznaje się za usterkę?

Awaria tachografu cyfrowego występuje wtedy, gdy urządzenie przestaje rejestrować aktywności kierowcy w sposób prawidłowy lub nie pozwala na ich odczyt. Może to być całkowity brak zapisu, błędne wskazania czasu jazdy, problemy z kartą kierowcy, niesprawna drukarka albo komunikaty o błędach czujnika ruchu. Każda z tych sytuacji wymaga reakcji, nawet jeśli tachograf częściowo działa.

Nie ma znaczenia, czy problem pojawił się nagle, czy narastał stopniowo. W momencie stwierdzenia nieprawidłowości tachograf uznaje się za niesprawny, a dalsza jazda odbywa się na zasadach określonych w przepisach.

Awaria tachografu w trasie – postępowanie bezpośrednio po wykryciu problemu

W sytuacji, gdy wystąpi awaria tachografu w trasie, kierowca powinien:

1. W przypadku awarii w trasie zaleca się niezwłoczne zgłoszenie usterki przewoźnikowi w formie umożliwiającej późniejsze potwierdzenie (np. wiadomość SMS, komunikator, e-mail), równolegle z kontaktem telefonicznym, aby przedsiębiorstwo mogło zorganizować naprawę bez zbędnej zwłoki.
2. Wykonać wydruki z tachografu i/lub karty kierowcy, jeżeli funkcjonalność urządzenia na to pozwala. Wydruki stanowią istotny element dokumentacji w kontroli i ułatwiają wykazanie ciągłości zapisów, o ile ich wykonanie jest możliwe.
3. Rozpocząć prowadzenie zapisów zastępczych od chwili wykrycia awarii, bez oczekiwania na koniec dnia pracy.
4. Realizować przejazd w sposób umożliwiający doprowadzenie tachografu do sprawności bez zbędnej zwłoki (w bazie lub w zatwierdzonym warsztacie), z uwzględnieniem obowiązującego terminu ustawowego.

Jeżeli tachograf działa częściowo, a urządzenie umożliwia uzupełnienie niektórych okresów aktywności w menu (wpisy manualne), należy je wykonywać, o ile zapewniają spójność danych. Nie zwalnia to jednak z obowiązku dokumentacji zastępczej w zakresie, w jakim zapis automatyczny nie jest wiarygodny lub jest niepełny.

Awaria tachografu jak opisać – opis na wydruku (wymagane elementy)

Jednym z najważniejszych zagadnień praktycznych jest to, jak opisać awarię tachografu opisać na wydruku w sposób jednoznaczny i akceptowalny podczas kontroli. Opis powinien być zwięzły, precyzyjny i zgodny ze stanem faktycznym. Na wydruku (lub na jego odwrocie) należy wskazać:

• datę i godzinę stwierdzenia awarii,
• krótki opis usterki (np. „brak rejestracji jazdy”, „brak możliwości włożenia karty”, „błąd czujnika ruchu”, „brak możliwości wydruku”),
• okres, którego dotyczy brak zapisu lub nieprawidłowość,
• informację o prowadzeniu zapisów ręcznych,
• dane identyfikacyjne kierowcy i podpis.

Przykład opisu:

„W dniu 12.05.2025 od godz. 08:15 tachograf cyfrowy nie rejestrował aktywności jazdy. Do czasu usunięcia awarii prowadzę ręczne zapisy aktywności. Imię i nazwisko, nr karty/prawa jazdy, podpis.”

Awaria tachografu – jak opisać przy braku wydruku?

Jeżeli awaria dotyczy drukarki tachografu lub nie ma możliwości wykonania wydruku, opis sporządza się na osobnej kartce przechowywanej wraz z dokumentami przewozowymi. Należy ująć te same elementy co przy opisie na wydruku oraz dodać przyczynę braku wydruku (np. „niesprawna drukarka”, „brak papieru”). Kluczowe znaczenie ma ciągłość i kompletność zapisów zastępczych.

Awaria tachografu cyfrowego – zapisy ręczne i ciągłość ewidencji

W okresie, gdy trwa awaria tachografu cyfrowego, kierowca ma obowiązek prowadzenia zapisów zastępczych obejmujących wszystkie statusy: jazdę, inną pracę, dyspozycyjność/gotowość oraz odpoczynek. Zapisy muszą być wykonywane na bieżąco i w sposób czytelny.

Dokumentacja zastępcza powinna umożliwiać jednoznaczną identyfikację kierowcy. Minimalnie powinna zawierać:

• imię i nazwisko,
• numer karty kierowcy lub numer prawa jazdy,
• podpis.

W praktyce zalecane jest uzupełnienie dokumentacji także o miejsce rozpoczęcia i zakończenia doby pracowniczej oraz podstawowe dane trasy, co ułatwia weryfikację spójności zapisów z dokumentacją przewozową.

Awaria tachografu – termin 7 dni na naprawę i organizacja naprawy w trasie

W przypadku stwierdzenia awarii tachografu przedsiębiorstwo ma obowiązek zapewnić jego naprawę w możliwie najkrótszym czasie, a co do zasady najpóźniej w terminie 7 dni od wykrycia usterki. Jeżeli w tym czasie nie jest możliwy powrót pojazdu do bazy, naprawę należy zorganizować w trasie w zatwierdzonym warsztacie, w sposób umożliwiający wykonanie naprawy bez zbędnej zwłoki.

Przekroczenie terminu 7 dni oraz kontynuowanie przewozu bez doprowadzenia urządzenia do sprawności może zostać zakwalifikowane jako poważne naruszenie, zwłaszcza gdy dokumentacja zastępcza jest niepełna.

Awaria tachografu – obowiązki przewoźnika i zarządzającego transportem

Przewoźnik powinien wykazać, że podjęto działania zmierzające do niezwłocznego usunięcia usterki. Dobrą praktyką jest archiwizacja:

• potwierdzenia zgłoszenia awarii (wiadomości od kierowcy),
• korespondencji z warsztatem i potwierdzeń rezerwacji terminu,
• instrukcji przekazanych kierowcy w zakresie dokumentowania aktywności,
• kompletnej dokumentacji zastępczej (wydruków i zapisów ręcznych).

Po naprawie lub wymianie tachografu czynności serwisowe muszą zostać wykonane przez uprawniony podmiot zgodnie z wymaganiami technicznymi (m.in. kalibracja, zabezpieczenia przewidziane procedurą serwisową), tak aby urządzenie spełniało wymogi prawne i kontrolne.

Najczęstsze nieprawidłowości po awarii tachografu cyfrowego

Najczęściej kwestionowane w kontroli są zapisy prowadzone z opóźnieniem, brak danych identyfikacyjnych kierowcy i podpisu, opisy awarii o charakterze ogólnikowym bez daty i godziny stwierdzenia usterki oraz luki w ewidencji aktywności. Poważnym ryzykiem jest również brak działań organizacyjnych po stronie przewoźnika, szczególnie gdy naprawa nie została zrealizowana w terminie wynikającym z przepisów.

Finansowe skutki zaniedbań i ryzyko utraty reputacji

Kary za jazdę z niesprawnym tachografem są jednymi z najwyższych w taryfikatorze. Sankcje za naruszenia związane z niesprawnym tachografem mogą być dotkliwe zarówno dla kierowcy, jak i dla przedsiębiorstwa, a ich wysokość zależy od kwalifikacji naruszenia oraz liczby stwierdzonych nieprawidłowości.

Istnieje jednak znacznie poważniejsze ryzyko niż strata gotówki. Poważne naruszenia (PN) oraz bardzo poważne naruszenia (BPN) wpływają na ocenę wiarygodności przewoźnika w systemie ERRU (Europejski Rejestr Przedsiębiorstw Transportu Drogowego). Poważne naruszenia mogą wpływać na ocenę dobrej reputacji przewoźnika w systemach unijnych (w tym ERRU), a ich skutki są powiązane z zasadami oceny naruszeń oraz procedurą badania dobrej reputacji.

Przekroczenie terminu doprowadzenia tachografu do sprawności jest oceniane jako poważne uchybienie, ponieważ utrudnia kontrolę przestrzegania przepisów czasu pracy i odpoczynku. Systemy tachografów zostały wprowadzone właśnie po to, by eliminować nieuczciwą konkurencję i zapobiegać przemęczeniu kierowców, więc każda usterka, która nie jest natychmiastowo procesowana, budzi podejrzenia o manipulacje.